• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Progi przeterminowanych faktur

Czyli grupowanie liczby dni przeterminowania

Prowadzimy listę faktur, na której kontrolujemy oczywiście ich terminy płatności. O tym, jak sprawdzić, czy faktura jest przeterminowana i zaznaczyć ją pięknym kolorkiem, już wcześniej pisałam. Dzisiaj natomiast będzie o tym, jak pogrupować przeterminowane faktury według liczby dni o jaką są przeterminowane. Konkretnie zastanowimy się nad formułą, ktą przy każdej fakturze określi jej status czy grupę przeterminowania, do której taka faktura należy. Otrzymane dane będzie można potem filtrować, sortować i oczywiście analizować formułami czy tabelą przestawną. Chcę otrzymać coś takiego:

Formatka z wynikiem

Formatka z wynikiem

Najpierw określimy liczbę dni, o jakie faktury są przeterminowane, a następnie owe grupy. Celowo wprowadziłam tutaj 2 kolumny, gdyż uważam, że informacja o liczbie dni przeterminowania jest istotna i użytkownik może chcieć ją znać. Oczywiście, jeśli tego nie będziecie potrzebować- wszystko można skompresować do jednej formuły i wyświetlić od razu grupę przeterminowania.

Czytaj dalej

TOP 3 wyniki sprzedaży

Czyli paski danych w formatowaniu warunkowym

Paski danych to cudowna opcja formatowania warunkowego, dostępna już od dłuższego czasu w Excelu. Dodanie jej do danych jest bardzo proste: wystarczy zaznaczyć dane, które chcemy sformatować i wybrać styl pasków, jaki nam się najbardziej podoba. Prościzna. Problem jednak pojawia się wtedy, gdy chcemy wyróżnić w ten sposób tylko kilka danych, np. 3 najlepsze. To już nie jest takie oczywiste. I dlatego napisałam ten wpis :).

Oto efekt, który chcę osiągnąć:

Wynik

Wynik

A dalej napisałam jak to zrobić. Enjoy!

Czytaj dalej

Jak wykryć duplikaty na podstawie 2 kolumn?

Czyli formuła w formatowaniu warunkowym

Wyobraźmy sobie sytuację, w której prowadzimy spis projektów, przykładowo obiektów budowlanych, na budowę których sprzedajemy towary. Mamy więc listę, w której odnotowujemy projekty i uczestniczących w nich klientów. Zależy nam na tym, aby na tej liście każda para Projekt-Klient wystąpiła tylko raz. Nie chcemy powiem dublować danych. Chodzi o coś takiego:

Czyli jak dopisujemy do listy nowe dane: projekt i klienta, to Excel ma nam wykrywać, czy ich kombinacja już wcześniej nie wystąpiła. O tym jak to zrobić jest ten wpis.

Czytaj dalej

Opis skrócony na liście rozwijanej

Czyli jak zrobić, aby wpisać do komórki inną wartość, niż wybraną z listy

Często w przypadków nazw klientów, mamy taki problem, że pełna ich nazwa jest bardzo długa, np. DREWMIRSTO Z.P.H. Paweł Mróz. Gdy wystawiamy fakturę dla takiego klienta, to chcemy, aby wyświetliła się na niej pełna nazwa. Natomiast sami posługujemy się nazwą skróconą, w tym wypadku DREWMIRSTO, i takiej też nazwy chcemy szukać na liście rozwijanej. Problem w tym, że standardowa funkcjonalność Excela wyświetla na liście tę samą wartość, co później wpisuje do komórki. W tym wpisie pokazać, jak tę funkcjonalność można zmienić. Uwaga! Nazwy firm są wymyślone.

Chodzi o coś takiego:

Formatka jest prosta, jak widać powyżej. Cała zabawa rozegra się w źródle listy rozwijanej i oczywiście w kodzie VBA 🙂

Czytaj dalej

Excelowa krzyżówka

Przez wakacje mogę śmiało powiedzieć, że byłam bardziej babysitterem niż dziewczyną od Excela, ale już wrzesień, dzieciaczki w przedszkolu, więc mam dla Was coś na rozruszanie szarych komórek po wakacjach ;). Adam Golenia, fan Excela, stworzył… krzyżówkę o Excelu!

Tak oto wygląda:

Numerki w lewym górnym rogu to numery pytań, a w prawym dolnym – elementy hasła ;).

Czytaj dalej

Która data jest w przyszłym tygodniu?

Czyli formatowanie warunkowe z tygodniem zaczynającym się od poniedziałku

Załóżmy, że mamy spis faktur z ich terminami płatności:

Formatka

Formatka

Ponieważ płacimy faktury zawsze na czas (oby takich było jak najwięcej! :)), to chcielibyśmy wiedzieć, które z nich należy zapłacić w przyszłym tygodniu. Dobrze by było więc, aby przyszłotygodniowe faktury zostały jakoś wyróżnione na naszej liście. Wyróżnimy je oczywiście za pomocą formatowania warunkowego.

Na pierwszy rzut oka zadanie wydaje się prościutkie, ponieważ jeśli nasze terminy płatności są prawidłowymi datami (a są, no bo przecież jesteśmy świadomymi użytkownikami Excela :)), to formatowanie warunkowe zawiera wbudowaną funkcjonalność wyróżniania dat z przyszłego tygodnia. Ale, dla nas Polaków – ta funkcjonalność ma pewien minus, który może bardzo denerwować niektórych z nas  i jednocześnie uniemożliwiać korzystanie z tej funkcjonalności… Excel bowiem jest Amerykaninem, czyli zaczyna tydzień od niedzieli, a my, w Polsce, chcemy od poniedziałku.

Czytaj dalej

Tajemnicze dwa minusy w formułach…

Dwa minusy to sposób na konwersję wartości na liczbę. Konkretnie, oznaczają one po prostu podwójne mnożenie przez -1. Jeśli liczbę pomnożymy przez -1, to otrzymamy liczbę przeciwną. Jeśli natomiast tę przeciwną liczbę pomnożymy przez -1, otrzymamy tę liczbę, co na początku. I o to właśnie tutaj chodzi. O konwersję wartości, która nie jest liczbą, np. teksty czy wartość logiczna, na liczbę. Omówię to na 2 przykładach:

  1. będę szukać daty urodzenia pracownika, na podstawie jego ID (WYSZUKAJ.PIONOWO)
  2. a potem policzę ile pracowników urodziło się w październiku (SUMA.ILOCZYNÓW)

Formatka wygląda następująco:

Formatka

Formatka

Jedziemy z formułami!

Czytaj dalej

Część wspólna warunków formatowania warunkowego – inne rozwiązanie

Po opublikowaniu poprzedniego wpisu i oczywista – filmu na YouToube’ie, pojawiły się pod filmem bardzo ciekawe komentarze. Jeden z nich napisał Bill Szysz (również prowadzi kanał na YB). który zaproponował całkowicie inną, genialną metodę na rozwiązanie przedstawionego w filmie problemu. Genialną, ponieważ użył w niej zaledwie jednej funkcji, podczas gdy ja, w swoim wcześniejszym rozwiązaniu, aż trzy!

Dzisiejszy wpis będzie właśnie o rozwiązaniu Billa. I, specjalnie na tę okazję, zmieniłam kolorystykę na bardziej a’la Ken niż Barbie ;):

Formatka z wynikiem

Formatka z wynikiem

Let’s go!

Czytaj dalej

Część wspólna warunków formatowania warunkowego

Czyli jak zaznaczyć dane, jeśli jest spełnione kilka warunków jednocześnie?

Na ostatnim webinarze, o formatowaniu warunkowym, zapytaliście czy można zrobić część wspólną warunków. Czyli przykładowo, jak mamy dwa warunki i jeden koloruje na różowo, a drugi na szaro, to żeby ich część wspólna, czyli komórki spełniające oba te warunki, była przenikającym się kolorem różowo-szarym. Czyli chodzi o coś takiego:

Wynik

Wbudowanej funkcjonalności, która robi dokładnie coś takiego, nie znalazłam. Natomiast znalazłam sposób, żeby sobie z tym poradzić :). O tym dalej we wpisie!

Czytaj dalej

Zapisz plik jako PDF w tym samym folderze (VBA)

Czyli zapisywanie pliku do PDF przyciskiem

Chodzi o to, że mamy plik w Excelu, np. ofertę dla klienta, i chcemy ją zapisać na dysku jako plik PDF. Jest to bardzo prosta czynność, którą spokojnie możemy wykonać ręcznie kilkoma kliknięciami myszki. Natomiast, gdy takich ofert generujemy sporo – zaoszczędzenie nawet tych kilku kliknięć może się okazać zbawienne.

I my właśnie te kilka kliknięć zaoszczędzimy dzięki prostemu makru: po kliknięciu przycisku drukowania, Excel stworzy plik PDF, który zapisze w tym samym katalogu, co sam jest i nazwie go tak, jak nazwa klienta.

Formatka będzie prosta i tak na prawdę nie ma ona kompletnie żadnego znaczenia. I tak będziemy zapisywać do PDF arkusz, czyli ważniejsze będą tutaj Twoje ustawienia wydruku danego arkusza. Ja drukuję obszar wydruku, który mieści się na jednej stronie, jest logo, data wydruku i wyśrodkowanie w poziomie:

Formatka

Formatka

To, co jest istotne, to nazwanie komórki D3 jako Klient. Po tej nazwie bowiem będziemy przywoływali klienta w kodzie VBA.

Czytaj dalej