• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Przeterminowane faktury: REAKTYWACJA

Czyli jak sprawić, aby Excel informował o statusie faktury: zapłacona/przeterminowana

Rok temu z kawałkiem opublikowałam artykuł, w którym zaproponowałam mechanizm sprawdzający czy faktura jest przeterminowana. Mechanizm działał, natomiast okazało się, że można go usprawnić. Kocham usprawnienia, więc chętnie poszłam za sugestią Marcina, który chciał mieć jeszcze informację, że faktura została już zapłacona. Czyli coś takiego:

Wynik

Wynik

Takie usprawnienie jeszcze lepiej pozwala trzymać pieczę nad fakturami, a wymaga tylko kilku drobnych zmian… Na końcu artykułu oczywiście plik do pobrania 🙂

Czytaj dalej

Wykres kolumnowy 100% skumulowany

Struktura bilansu (aktywów i pasywów) na wykresie

Często słyszę od was, że wykresy w Excelu to „czarna magia”, „one są jakieś dziwne” i podobne opinie. Ja natomiast wykresy bardzo lubię i mam nadzieję, że trochę Was do nich przekonam. Zacznę od pokazania Wam stosunkowo mało znanego wykresu: kolumnowego 100% skumulowanego. Jest on świetną alternatywą dla często nadużywanego wykresu kołowego. Oto efekt, który chcę osiągnąć:

Wykres kolumnowy 100% skumulowany i dane źródłowe

Wykres kolumnowy 100% skumulowany i dane źródłowe (służące też jako legenda)

Czytaj dalej

Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio jedna z uczestniczek prowadzonego przeze mnie szkolenia Excel w dziale HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć. 😉 Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę 😉 Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Mediana w tabeli przestawnej - dane źródłowe

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Mediana w tabeli przestawnej - wynik

Wynik

Czytaj dalej

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w „normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej

Zero zamiast ujemnego podatku – alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny – chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni – chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Alternatywa dla JEŻELI - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Nawiasy zamiast minusów – formatowanie niestandardowe komórki

Dziś będzie odpoczynek od trudnych tematów formuł tablicowych czy makr. Nie będzie zupełnie banalnie, ponieważ poruszę temat formatowania niestandardowego w komórce. Temat rzeka, można za jego pomocą dokonać cudów. Uwielbiam 🙂 Na wstępie od razu zaznaczę, że w tym artykule piszę o polskim ustawieniu systemu operacyjnego i Excela.

Dzisiaj (albo: Dzisiej, jak to mówi pani w przedszkolu mojego dziecka) pokażę Wam jak wyświetlić liczby ujemne w nawiasach, a nie ze znakiem minus. Standardowo Excel wyświetla liczby ujemne właśnie ze znakiem minus:

Tak Excel wyświetla liczby ujemne

Tak Excel wyświetla liczby ujemne

A ja chcę tak:

A tak chcę - z nawiasami zamiast minusów

Liczby ujemne z nawiasami zamiast minusów

Czytaj dalej

Ile jest aktywnych polis ubezpieczeniowych?

Jakiś czas temu jedna z czytelniczek bloga zapytała mnie, w jaki sposób obliczyć ile polis ubezpieczeniowych z jej listy jest aktywnych. O każdej polisie wiemy kiedy się zaczęła i jaka jest jej data ważności. Interesuje nas: ile polis na dany dzień (dziś) jest aktywnych? Pokazaną metodę możemy zastosować w milionie innych sytuacji: czy pracownik pracował w interesującym cię okresie, data ważności produktu/faktury (choć tutaj wystarczy tylko data do – zobacz tutaj), realizacja projektu w terminie itd…

Korci mnie, żeby od razu wyliczyć ile czasu zostało do przeterminowania polisy i żeby, jeśli termin jest bliski, na tej podstawie wyświetlać jakiś komunikat lub kolorować zbliżające się daty… Ale to w kolejnych wpisach 🙂

Oto formatka:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Data najbliższego przelewu

Dzisiaj będzie rozbudowanie tematu z poprzedniego wpisu, w którym opisywałam jak poznać datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Wykorzystałam do tego dość skomplikowaną formułę (ale formułę! nie makro ;)), zawierającą aż 4 funkcje. Dziś sobie to rozszerzymy, ponieważ założenia są takie:

W naszej firmie przelewy wychodzą tylko w pierwszy albo trzeci czwartek miesiąca. Jeśli faktura się „nie załapie” na pierwszy czwartek – jest płacona w trzeci czwartek, jeśli na niego się „nie załapie: – dopiero w pierwszy czwartek następnego miesiąca. Itd…

Straszne 🙂

Czyli, z danych do zadania potrzebujemy na pewno termin płatności faktury i kilka komórek roboczych (można byłoby je wrzucić bezpośrednio do formuły – jak chcecie). Formatka do tego zadania wygląda tak:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Pierwszy czwartek miesiąca

Dziś temat, który miałam z tyłu głowy już dość długo. Pierwszy raz zaczęłam się zastanawiać na nim, kiedy tworzyłam brytyjski grafik czasu pracy. Anglicy mają kilka świąt, które wypadają zawsze w pierwszy poniedziałek miesiąca. Akurat nie było konieczności, abym wprowadzała taki warunek do arkusza, jednak zastanowił mnie on. Ponieważ od razu nie wymyśliłam rozwiązania, zostawiłam temat. Niestety nadal siedział mi on w głowie. 🙂

Niedawno odezwała się do mnie Marta, która pracuje w księgowości, i odgrzebała kwestię spod gruzów innych pomysłów. Marta ma bardziej skomplikowany problem, jednak zagadnienie, które dzisiaj omówię, jest niezbędne do jego rozwiązania. Pokażę dziś, jak się ustala datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Napisałam „np.”, ponieważ zaprezentowaną metodą można ustalić dowolny numer dowolnego dnia tygodnia (oczywiście bez przesady – nie będziemy ustalać 15. poniedziałku miesiąca, bo taki przecież nie istnieje). 😉

Aby formuła była uniwersalna, będziemy potrzebowali następujących danych:

  1. Który z kolei dzień nas interesuje (np. pierwszy).
  2. Jaki dzień tygodnia (np. czwartek).
  3. W jakim miesiącu (np. październik).
  4. W którym roku (np. 2016).

Formatka jest prościutka i wygląda tak:

Pierwszy czwartek miesiaca-formatka

Formatka

Czytaj dalej

Jak przyporządkować dane (WYSZUKAJ.PIONOWO)?

Częstym pytaniem, jakie mi zadajecie w mailach, na szkoleniach jest: Jak zrobić, aby na podstawie określonych danych znaleźć inne dane? Albo inna wersja: Co zrobić, gdy mam tabelę z danymi i na ich podstawie, chcę do niej dokleić dane z innej tabeli?

Żeby lepiej zobrazować o co chodzi, weźmy przykład: wybrałam kilku pracowników (imię i nazwisko) i chcę przyporządkować do nich datę zatrudnienia. Potrzebne dane mam w innej tabeli. Dla uproszczenia formuły – wszystkie dane będą w tym samym arkuszu. Oto formatka:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej