Upał za oknami, środek okresu urlopowego. Dzisiejszy artykuł będzie więc “na czasie”, ponieważ pokażę Wam, w jaki sposób sprawdzić ile pracowników pracuje w danym dniu i czy jest to wystarczająca ich liczba. Odpowiedź na to pytanie chciał poznać jeden z czytelników mojego bloga.

Z pewnością prezentowany tutaj przeze mnie sposób przyda się tym z was, którzy pracują w dziale HR lub przykładowo w dziale sprzedaży czy dziale obsługi klienta.

Załóżmy, że w dziale sprzedaży pracuje 15 osób. Chcę, aby codziennie pracowało minimum 60% zespołu, czyli 9 osób. Jeśli ten warunek nie jest spełniony – Excel ma mnie o tym poinformować (napisze mi, że są braki i obramuje komórkę na czerwono).

Efekt wygląda tak:

Teraz pokażę Wam jak to zrobić!

Oto formatka:

Najpierw zajmiemy się obliczeniem ile osób liczy nasz dział. Wpisz do komórki D1 następującą formułę:

=ILE.NIEPUSTYCH(B9:B23)

Teraz policzmy ile osób stanowi 60% działu. Wpisz następującą formułę do komórki D3:

=ZAOKR.GÓRA(D1*D2;0)

Ok. Kolejny krok to formuła właściwa: ustalenie czy dany pracownik pracuje danego dnia, czy jest na urlopie. Aby szybko wstawić tę formułę dla wszystkich pracowników, dla wszystkich dni wykonaj następujące kroki:

1. Zaznacz zakres F9:R23.

2. Do komórki F9 wpisz taką formułę:

=JEŻELI(ORAZ(F$8>=$C9;F$8<=$C9+$D9-1);"Urlop";"P")

(jeszcze nie zatwierdzaj!).

3. Zatwierdź ją używając kombinacji klawiszy Ctrl + Enter. Wpiszesz dzięki niej formułę do zaznaczonego zakresu, zachowując formatowanie (więcej o tym przeczytasz tutaj: Szybkie wprowadzanie formuł z zachowaniem formatowania).

Efekt jest taki:

Następnie policzymy ile osób pracuje danego dnia. W tym celu, do komórki F6 wpisz:

=LICZ.JEŻELI(F9:F23;"P")

W efekcie otrzymamy:

Ustalmy teraz jaki to procent zespołu. Posłuży do tego formuła, którą należy wpisać do komórki F7:

=F6/$D$1

I na koniec: informacja o tym, czy brakuje pracowników, czy jest ok. I formuła do komórki F5:

=JEŻELI(F7<$D$2;"braki";"ok")

Teraz już tylko upiększanie, czyli formatowanie warunkowe: jak zrobić te czerwone ramki, które są widoczne na rysunkach powyżej 🙂 Za każdym razem, kiedy danego dnia jest zbyt mało pracowników (mniej niż 9 w naszym przykładzie), Excel ma zaznaczyć czerwoną ramkę wokół liczby pracowników danego dnia. Aby ją zrobić należy:

1. Zaznaczyć zakres F6:R6.

2. Z menu Narzędzia główne/ Formatowanie warunkowe wybrać Nowa reguła, zanzaczyć opcję Formatuj tylko komórki zawierające.

3. A jako regułę wpisać: Wartość komórki/ mniejsza niż/ =$D$3 (to, co na obrazku poniżej):

4. Aby wybrać formatowanie, w okienku pokazanym na rysunku wyżej, naciśnij guzik Formatuj… i wybierz czerwoną ramkę (obrazek poniżej):

Na koniec mamy taki efekt:

Na obrazkach pokazuję tylko część danych. W załączonym do tego artykułu pliku jest miejsce na więcej dni. Choć i tak jestem przekonana, że tobie będzie potrzebne jeszcze więcej 🙂

Znasz kogoś, komu przyda się zaprezentowana powyżej wiedza? Wyślij tej osobie maila z linkiem do tego artykułu. Na pewno chętnie z niego skorzysta 🙂