• Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszysch wpisach.

Klient był u nas tylko raz – jak takich wyłapać w Power Query?

W poprzednim wpisie pokazywałam jak wyłapać klientów/ pacjentów, którzy byli u nas tylko raz, nawet, jak jednego dnia kilka razy. Są oni dla nas jednorazowymi klientami i chcemy ich dalej analizować. Ostatnio pokazywałam metodę używającą tabel przestawnych i funkcji LICZ.JEŻELI, która była świetna, jeśli nie mamy Power Query 🙂

Dzisiaj natomiast pokażę Wam (i to dosłownie, bo na filmie) rozwiązanie tego samego zadania tylko za pomocą Power Query. To rozwiązanie z kolei jest idealne, gdy wiemy, że takie dane będziemy wyciągać wielokrotnie. Zapytanie PQ wystarczy bowiem tylko odświeżyć i voila! Uwielbiam to 🙂

Czytaj dalej

Klient, który był u nas tylko raz – jak takich wyłapać?

Czyli trochę o tabelach przestawnych, jako narzędziu roboczym

Przed Wami zadanie, które idealnie nadaje się do rozwiązania dla Power Query. Są dane wejściowe, które chcemy „obrobić” i jak najszybciej uzyskać pożądany wynik (hehe, a z którymi danymi tego nie chcemy zrobić?:)). W dzisiejszym wpisie jednak rozwiążę to zadanie wykorzystując tabele przestawne. Chcę bowiem pokazać Wam, że świetnie nadają się one nie tylko do raportowania, ale też jako narzędzie robocze. Wiele osób boi się tabel przestawnych, traktując je jak swojego rodzaju tabu i coś, co tylko zaawansowani użytkownicy znają i używają. Tymczasem są one prostym i bardzo przyjaznym narzędziem, mającym wiele ciekawych właściwości, które można wykorzystywać w wielu sytuacjach. A tak samo łatwo się je tworzy i usuwa. Nic nie popsujemy 🙂 No i są one dostępne w każdej wersji Excela.

Załóżmy, że analizujemy klientów przychodni lekarskiej. Chcemy wyłapać tych, którzy byli u nas tylko raz, przy czym tego jednego razu mogli być na kilku wizytach, ale zawsze jednego dnia. Czyli tak, jak na obrazku poniżej – klient oznaczony niebieską ramką był jednego dnia (2017-04-22) na 3 wizytach i oprócz tego nigdy więcej. O takich właśnie nam chodzi.

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Zależna lista rozwijana z nieposortowanych danych – zdarzenie VBA

Czyli co zrobić, aby wpisy na liście zmieniały się dynamicznie, kiedy dopisujemy dane

Przyznam, że sporo namęczyłam się, aby znaleźć rozwiązanie tego problemu. Jak już jakieś wymyśliłam, obalałam je, bo nie do końca by działało… Wymyśliłam nawet funkcję tablicową napisaną w VBA, która idealnie zwracałaby tablicę z wynikami, problem jednak polegał na tym, że lista rozwijana potrzebuje ZAKRESU, a moja wyimaginowana funkcja dawała jej tablicę. Gdyby ta tablica znajdowała się w jakimś zakresie, to ok – wszystko pięknie by działało. Ale to byłoby bez sensu: musiałabym mieć tych zakresów wiele i to nie wiadomo jakich rozmiarów… Z kolei nie mogłam napisać funkcji zwracającej zakres, ponieważ zakresu de facto nigdzie nie mam… i tak w koło Macieju.

W końcu wymyśliłam rozwiązanie, które po prostu tworzy listę rozwijaną w momencie kliknięcia w komórkę, w której lista powinna się znajdować. To natomiast jest już procedura zdarzenia VBA, więc jest ciut bardziej skomplikowane. Na szczęście żeby działało, nie trzeba tego rozumieć – wystarczy przekopiować kod 😉

Czytaj dalej

Wyodrębnianie gramatury produktów z ich nazwy, czyli liczba z tekstu

Czyli wyodrębniania liczby z tekstu za pomocą funkcji w VBA

W dzisiejszym wpisie sytuacja, której nie życzę nikomu.Sytuacja, która jednak się zdarza i to jak się okazuje często… Najlepiej zobrazuje to screen poniżej:

Formatka

I chodzi oczywiście o wyciągnięcie gramatury z nazwy produktu. Jest wiele fajnych metod na wyciąganie liczb z tekstu, jednak ta sytuacja jest wyjątkowo wredna, ponieważ te liczby są różnej długości, w różnych miejscach w tekście, są często dziesiętne, a nawet jak są całkowite, to zapisywane np. tak: 1,0 zamiast po prostu 1. Próbowałam wielu sposobów na ten przypadek, ale po wielu nieprzespanych nocach stwierdziłam, że jednak VBA będzie tutaj najlepszym wyjściem. Zawsze staram się unikać funkcji tworzonych w VBA, ponieważ są wolniejsze, muszą być przechowywane w pliku z rozszerzeniem .xlsm lub .xlsb itp. Jednak tutaj stwierdziłam, że to najlepsze wyjście.

Czytaj dalej

Pracownicy urodzeniu w styczniu

W zależności od tego, do czego dążysz, czasem potrzebujesz  szczegółowych informacji o swoich danych, a czasem tylko jakiejś ogólnej informacji. Dobrym tego przykładem jest sytuacja pokazana w dzisiejszym filmie.

Chodzi bowiem o to, żeby poznać liczbę pracowników, które urodziły się w styczniu. Jeśli potrzebujesz tej informacji np. dlatego, że z okazji urodzin szef kupuje im prezenty, chcesz wiedzieć jaki budżet przeznaczyć na ten cel. I podczas procesu budżetowania ta informacja Ci wystarczy. Natomiast jak już przychodzi co do czego – chcesz wiedzieć komu ten prezent trzeba dać 🙂 W tej sytuacji przydadzą się bardziej szczegółowe informacje.

W tym filmie pokażę jak ustalić ile pracowników ma urodziny w styczniu (lub dowolnym innym miesiącu oczywiście). Pokażę zarówno metodę wykorzystującą kolumnę pośredniczącą – gdy interesują nas szczegóły: kto ma urodziny), jak i metodę „jednokomórkową” (rety, jak jakiś robak). Ta druga będzie formułą tablicową i to niepotrzebującą Ctrl + Shift + Enter…

Czytaj dalej

Dwie zależne listy rozwijane i formuła tablicowa

Czyli jak w Excelu zrobić 2 listy zależne: kategoria, podkategoria i podpodkategoria

Jeśli słowa podpodkategoria w ogóle istnieje… Na potrzeby tego wpisu uznajmy, że tak 🙂

W każdym razie od razu na wstępie napiszę, że ten wpis jest kontynuacją wpisu Zależna lista rozwijana w komórce, w którym dokładnie opisywałam logikę i sposób na stworzenie jednej takiej listy. Polecam się z nim zapoznać, ponieważ tutaj szczegółowo opisuję tylko to, jak zrobić tę drugą zależną listę rozwijaną 😉 A to chcemy uzyskać:

Czyli mamy:

  • rodzaj samochodu: Osobowy, Dostawczy i Terenowy (Kategoria)
  • producenta: Fiat, Volkswagen i Suzuki (Podkategoria) i
  • model: … trochę tego jest 😉 (Podpodkategoria)

Czytaj dalej

Co zrobić, aby wykres/obraz zachowywał rozmiar podczas zmiany szerokości kolumn?

W tym filmie pokazuję prostą opcję, dzięki której wykres zachowuje rozmiar, gdy zmieniasz szerokość kolumny czy wysokość wiersza. Domyślnie, kiedy je zmieniasz, a nad nimi jest wykres – on również zmienia swój rozmiar tak, jak kolumna/wiersz. Krótko mówiąc: wykres się ROZJEŻDŻA!!!

Jest to niesamowicie irytujące, bo cała misterna praca włożona w formatowanie go idzie na marne. Ale jest jedna prosta opcja, która temu zapobiega… Dokładnie ta sama opcja działa również w przypadku obrazów, które mają tę samą „przypadłość” 😉

Pokazuję ją w tym filmie:

Mam nadzieję, że się przyda i będziecie stosować 🙂

Przeterminowane faktury: REAKTYWACJA

Czyli jak sprawić, aby Excel informował o statusie faktury: zapłacona/przeterminowana

Rok temu z kawałkiem opublikowałam artykuł, w którym zaproponowałam mechanizm sprawdzający czy faktura jest przeterminowana. Mechanizm działał, natomiast okazało się, że można go usprawnić. Kocham usprawnienia, więc chętnie poszłam za sugestią Marcina, który chciał mieć jeszcze informację, że faktura została już zapłacona. Czyli coś takiego:

Wynik

Wynik

Takie usprawnienie jeszcze lepiej pozwala trzymać pieczę nad fakturami, a wymaga tylko kilku drobnych zmian… Na końcu artykułu oczywiście plik do pobrania 🙂

Czytaj dalej

Odwołania strukturalne tabel w formułach: blokowanie kolumn

Czyli jak zmusić Excela, by odwoływał się do wybranej kolumny przy kopiowaniu

Na pewno spotkaliście się z narzędziami tabel w Excelu. Mają one świetne właściwości, choćby takie, że umieją powiększać swoje rozmiary. Dodatkowo jak wpiszemy do nich formuły – nie musimy ich kopiować w dół – tabele robią to za nas. Natomiast odnośnie formuł to robią coś jeszcze, niekoniecznie lubianego przez użytkowników… stosują odwołania strukturalne, czyli odwołania do nazw elementów tabeli, jak np. kolumna, czy nagłówek. Dla prostych operacji to super sprawa, jednak dla trudniejszych może okazać się problemem…

Pierwszy raz na ten problem natknęłam się, gdy tworzyłam plik dla przedszkola moich dzieci, którego zadaniem było rozliczanie opłat za pobyt dzieci po godzinie 13:00. Wszystkie dane trzymałam w tabeli i wyliczałam tam kilka wartości na podstawie danych w jednej kolumnie. Jakież to było dla mnie irytujące, kiedy okazywało się, że podczas kopiowania formuły, Excel za każdym razem zmienia adresy kolumn (czyli zachowuje się tak, jak normalna kopiowana komórka!), podczas gdy ja chciałam, aby zmieniał mi adres tylko jednej (ale w żaden sposób mu tego nie powiedziałam :))! Nie umiałam tego zrobić, więc pisałam każdą formułę oddzielnie. Oh, dear God! BTW: teraz tak sobie o tym myślę i śmieję się z siebie, no bo niby skąd Excel miał wiedzieć, którą kolumnę Cierzniewska chciała zablokować? Chciałam, żeby Excel mi to wyczytał w myślach najwyraźniej 😉 Tego akurat nie umie, ale na szczęście umie „blokować” kolumny tabel w formułach. W tym wpisie zobaczysz jak.

Czytaj dalej

Power Query: średni obrót na klienta w regionie

Czyli must have każdego analityka sprzedaży

Ostatnio na blogu pojawił się pierwszy wpis o Power Query, w którym pokazywałam jak wybrać z listy klientów, którzy mają przypisane różne numery ID. Dziś drugi wpis o tym narzędziu, a z pewnością będzie pojawiało się ich więcej, ponieważ PQ jest przyszłością Excela. W wielu sytuacjach może zastąpić pisanie makr, a jest od nich zdecydowanie łatwiejsze i, aby go używać, nie trzeba mieć nie wiadomo jakich umiejętności. Wręcz powiedziałabym, że mnóstwo rzeczy da się „wyklikać” z menu. Jeden z takich przykładów prezentuję w dzisiejszym wpisie. A ponieważ zdaję sobie sprawę, że dla wielu z Was PQ jest to całkowicie nowym narzędziem – prezentowany case opisałam bardzo szczegółowo.

Czytaj dalej