• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Film: Import liczb do systemu z użyciem funkcji TEKST

 

Film powstał w odpowiedzi na pytanie Piotra, które brzmiało tak:

Otrzymujemy listę ładunkową w formacie jak w załączniku , problem powoduje zapis ciężarów kontenerów (kolumna weight). Program ładunkowy przyjmuje do obliczeń tylko zapis  10 256.000 zamiast 10256 jak jest na listach.

Mimo, że w Excelu sformatujemy komórkę tak, jak nam się podoba, to wartość tej komórki nadal będzie taka, jak Excel tego chce (a my nie!). Na co dzień nie sprawia nam to problemu, jednak gdy chcemy takie dane zaimportować do systemu – często chce on od nas,aby liczby było odpowiednio zapisane. Właśnie tak, jak my sformatujemy komórkę. Problem w tym, że formatowanie komórki nie wystarcza… Tu z pomocą przychodzi nam funkcja TEKST, która umie wpisać do komórki dokładnie taką wartość, jaki nadaliśmy format. To właśnie pokazuję w tym filmie, posiłkując się dodatkowo funkcją PODSTAW.

Oto film, w którym pokazuję rozwiązanie problemu:

Czytaj dalej

Film: Przeliczanie walut z użyciem WYSZUKAJ.PIONOWO

Wysyłacie mi mnóstwo pytań z różnymi Waszymi problemami i zmaganiami w Excelu. Bardzo się z tego cieszę, oby tak dalej! 🙂 Każdemu z Was chciałabym odpowiedzieć poprzez opublikowanie wpisu na blogu, ponieważ wiem, że taki problem na pewno ma gro innych osób. Problem jednak mam mam taki, że po prostu nie nadążam! Więc wreszcie (po kilku latach!) wpadłam na pomysł, że w miarę swoich możliwości będę nagrywała filmiki z odpowiedziami na Wasze pytania, a tutaj na blogu będę umieszczać skrótowe opisy i oczywiście formuły do skopiowania i pliki do pobrania.

Nadal oczywiście będę prowadziła bloga tak, jak do tej pory, czyli nowe „całe” wpisy będą się pojawiać.

Zatem dziś pierwszy film z tego cyklu. Pytanie zadała mi Alicja, która potrzebowała przeliczyć kwoty wyrażone w walutach na złotówki. Oto dokładny opis sytuacji i jej rozwiązanie:

Czytaj dalej

Wklej specjalnie wartości – skrót klawiszowy???

Ile razy dziennie wklejacie specjalnie wartości w Excelu? Pewnie co najmniej kilkanaście 🙂 Może łatwiej byłoby skrótem klawiszowym? A znacie skrót klawiszowy, który by to robił? Na pewno by się przydał, jednak twórcy Excela go nie przewidzieli… Trzeba więc sobie poradzić w inny sposób.

Miałam ten problem jak jeszcze pracowałam na Excelu 2003, gdzie nie było cudownych podpowiedzi przy wklejaniu tak, jak jest teraz. Wkleić specjalnie wartości potrzebowałam bardzo często i brak tego skrótu mi niesamowicie przeszkadzał. Wkurzyłam się więc i stworzyłam makro, które robi jedną prostą rzecz: wkleja specjalnie wartości do zaznaczonej komórki. Tyle. Rozwiązanie okazało się dla mnie zbawienne i nie umiem bez niego żyć. Jestem od niego wręcz uzależniona 🙂

W tym wpisie pokażę wam jak taki skrót zrobić i, co najważniejsze, co zrobić, aby był on dostępny w każdym otwartym przez nas pliku Excela. W tym celu stworzę dodatek do Excela i pokażę jak go zainstalować.

Czytaj dalej

Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio jedna z uczestniczek prowadzonego przeze mnie szkolenia Excel w dziale HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć. 😉 Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę 😉 Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Mediana w tabeli przestawnej - dane źródłowe

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Mediana w tabeli przestawnej - wynik

Wynik

Czytaj dalej

Średnia niezerowych wartości z wybranych kolumn

Jakiś czas temu napisała do mnie Dorota z bardzo ciekawym problemem. Zobaczcie:

Mam dość duży zakres danych, z których interesują mnie wartości znajdujące się w co którejś kolumnie, a jest tych kolumn kilkadziesiąt (tych, które mnie interesują). Potrzebuję z tych danych zrobić średnią, z pominięciem zer. Średnia.jeżeli nie działa, ponieważ ma za dużo atrybutów (te wszystkie komórki, wpisane oddzielnie). Masz jakiś pomysł, jak można by to zrobić?
Dodam, że zależy mi na utrzymaniu tych danych w takim układzie, w jakim są, więc wyciąganie ich do oddzielnego arkusza, po to, żeby skorzystać z średniej jeżeli, odpada. No chyba, że się poddam. 😉

Czyli Dorota ma ogromniastą tabelę z „milionem” kolumn i z niektórych z nich chce wyciągnąć średnią. Jeśli w jakiejś z wybranych kolumn jest zero – ma nie zostać uwzględnione w liczeniu średniej. Czyli tak na prawdę mamy dwa warunki do spełnienia:
1 – liczby niezerowe,
2 – odpowiednia kolumna.

Formatka wygląda tak (oczywiście w moim przykładzie jest znacznie mniej danych, a przede wszystkim – kolumn ;)):

Średnia wartości nieujemnych z wybranych kolumn - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Ceny kończące się na 9 groszy

Jakiś czas temu jeden z czytelników blogu poprosił mnie o pomoc w bardzo nietypowym zadaniu. Skoro nietypowe, to na pewno ciekawe! 🙂 I faktycznie. Czytelnik chciał, aby ceny produktów przekształcić tak, aby zawsze kończyły się na 9 groszy. Czyli np. jak mamy cenę 5,71 zł, to chcemy otrzymać 5,79. Dla 1,05 zł chcemy uzyskać 1,09 zł. Dla pełnych liczb, czyli np. 8 zł, chcemy mieć cenę o grosz niższą – 7,99 zł. To jest całą filozofia tego ćwiczenia i obrazek dla zilustrowania:

Ceny kończące się na 9 groszy - przykład

Przykład

Aby dokonać takiego cudu, posłużę się dwiema funkcjami zaokrąglającymi i oczywiście funkcją JEŻELI. Do dzieła!

Czytaj dalej

Funkcja PRZESUNIĘCIE pomaga liczyć podsumy

Ostatnio napisał do mnie Radek z ciekawym pytaniem. Miał on bardzo dużą, dość specyficznie zbudowaną tabelę, w której chciał zastosować podsumowania części danych (coś á la sumy częściowe). Na koniec chciał mieć sumę wszystkiego. Radek się zastanawiał, czy da się to zrobić za pomocą jednej formuły. Przyznam, że rozwiązanie do oczywistych nie należy i jest bardzo ciekawe, bo zawiera funkcję PRZESUNIĘCIE…

Formatka wygląda tak:

Przesunięcie formatka

Formatka

W żółtej komórce F3 ma się znaleźć suma wszystkich wartości, a te wartości mają być takie:

  1. Tam, gdzie są szare pola, a w kolumnie B jednostką jest „ryczałt”, należy podsumować wszystkie dane pod tym ryczałtem (aż do następnego ryczałtu),
  2. Tam, gdzie jednostka jest inna niż „ryczałt”, należy pomnożyć wartości z kolumn C i D.

W kolumnie E są formuły wstawione ręcznie w odpowiednie komórki, które sumują tam, gdzie jest „ryczałt”, a w pozostałe komórki wstawione jest proste mnożenie (plik z rozwiązaniem znajdziesz na końcu artykułu). Sam przyznasz, że jest to mrówcza praca, a w całym ćwiczeniu chodzi o to, aby użyć jednej formuły. Do dzieła! 🙂

Czytaj dalej

Transpozycja danych za pomocą funkcji

Nie uwierzycie, ale temat tego wpisu wymyśliłam 3 kwietnia 2015 roku. Od tego czasu pisałam na blogu o milionie innych wskazówkach, które były z różnych powodów „pilniejsze”. Powiem Wam, że mam takich pomysłów cały segregatorek formatu A6 (ze Statuą Wolności na okładce – taki akurat był w sklepie ;)). Co jakiś czas dorzucam tam pomysły, ale prawda jest taka, że i tak wciąż dochodzą mi nowe, właśnie te pilniejsze i segregatorek sobie leży prawie zapomniany…

 

Segregatorek

Tak wygląda mój segregatorek 🙂

Ale dziś się zdenerwowałam i stwierdziłam, że go odkurzę i napiszę o czymś, co tam się znajduje. Przeglądając go, znalazłam ciekawy temat, o którym kiedyś (bardzo dawno) już trochę pisałam. Chodzi o temat transpozycji, czyli jak zamienić kolumny na wiersze lub odwrotnie. Używałam do tego metody kopiowania i opcji wklej specjalnie jako transpozycja. Metoda świetna i skuteczna – sama bardzo często jej używam. Niestety w niektórych sytuacjach jest niewystarczająca. Głównym założeniem wklejania specjalnego jest to, że zadziała ono zgodnie z oczekiwaniami tylko wtedy, gdy ręcznie wkleimy wartości (np. na formuły już nie zadziała tak, jakbyśmy tego chcieli). Można więc w uproszczeniu powiedzieć, że jest statyczna. A przecież czasem chcemy, by taka transpozycja się aktualizowała, była dynamiczna, czyli działa się za pomocą formuły. Z moich obserwacji wynika, że wtedy użytkownicy po prostu ręcznie wpisują w pionie odwołania do odpowiednich komórek w poziomie lub odwrotnie. Trochę to karkołomne, ale działa. 🙂

Mało osób jednak wie, że istnieje funkcja, która umie sprawić, aby transpozycja była dynamiczna. Ma ona pewien haczyk, więc trzeba wiedzieć, jak ją zastosować, ale zobaczycie sami, że jest prościutka. Pokażę wam!

Tradycyjnie zacznijmy od formatki:

TRANSPONUJ_Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Excel w nieruchomościach: cena za m2 na podstawie piętra i metrażu

Niedawno Zbyszek zapisał się na newsletter i przy okazji zadał ciekawe pytanie: jak wyświetlić wartość z określonej kolumny, na podstawie jej nazwy (w nagłówku)? Myślę, że odpowiedź na to pytanie zaciekawi wieeelu z Was, dlatego postanowiłam napisać o tym artykuł (i nagrać filmik – pod wpisem). Przykład z życia wzięty dopasowałam do tego taki:

Excel w nieruchomościach -formatka

Formatka

Jest to tabelka pokazująca ceny za m2 mieszkań znajdujących się na określonym piętrze i o określonym metrażu. Metraż mamy w kolumnach, piętra – w wierszach. W żółtych polach obok każdego piętra chcemy wybrać metraż z listy rozwijanej i na tej podstawie ma nam się wyświetlić cena za m2 (w kolumnie Wartość). To jest zadanie na dziś i jednocześnie klasyczny przykład wykorzystania funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ. Można byłoby tutaj wykorzystać też WYSZUKAJ.POZIOMO z funkcją PODAJ.POZYCJĘ (pod koniec wpisu też to pokazuję).

Czytaj dalej