• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Nadgodziny w tygodniu i w weekendy

Czyli trochę o wykorzystaniu funkcji DZIEŃ.TYG

Załóżmy, że pracownik pracuje na cały etat, czyli codziennie ma do przepracowania 8 godzin. My chcemy obliczyć liczbę nadgodzin, które zrobił. Nadgodziny rozumiem tutaj tak, że jeśli pracował w tygodniu dłużej niż 8 godzin, to każda nadwyżka to już są nadgodziny. Natomiast jeśli przyszedł do pracy w weekend, to każdy przepracowany czas traktuję jako nadgodziny.

Sytuację tę pokazuje poniższy obrazek, który równocześnie jest tym, co chcemy uzyskać.

Wynik

Czytaj dalej

Pracownicy urodzeniu w styczniu

W zależności od tego, do czego dążysz, czasem potrzebujesz  szczegółowych informacji o swoich danych, a czasem tylko jakiejś ogólnej informacji. Dobrym tego przykładem jest sytuacja pokazana w dzisiejszym filmie.

Chodzi bowiem o to, żeby poznać liczbę pracowników, które urodziły się w styczniu. Jeśli potrzebujesz tej informacji np. dlatego, że z okazji urodzin szef kupuje im prezenty, chcesz wiedzieć jaki budżet przeznaczyć na ten cel. I podczas procesu budżetowania ta informacja Ci wystarczy. Natomiast jak już przychodzi co do czego – chcesz wiedzieć komu ten prezent trzeba dać 🙂 W tej sytuacji przydadzą się bardziej szczegółowe informacje.

W tym filmie pokażę jak ustalić ile pracowników ma urodziny w styczniu (lub dowolnym innym miesiącu oczywiście). Pokażę zarówno metodę wykorzystującą kolumnę pośredniczącą – gdy interesują nas szczegóły: kto ma urodziny), jak i metodę „jednokomórkową” (rety, jak jakiś robak). Ta druga będzie formułą tablicową i to niepotrzebującą Ctrl + Shift + Enter…

Czytaj dalej

Przeterminowane faktury: REAKTYWACJA

Czyli jak sprawić, aby Excel informował o statusie faktury: zapłacona/przeterminowana

Rok temu z kawałkiem opublikowałam artykuł, w którym zaproponowałam mechanizm sprawdzający czy faktura jest przeterminowana. Mechanizm działał, natomiast okazało się, że można go usprawnić. Kocham usprawnienia, więc chętnie poszłam za sugestią Marcina, który chciał mieć jeszcze informację, że faktura została już zapłacona. Czyli coś takiego:

Wynik

Wynik

Takie usprawnienie jeszcze lepiej pozwala trzymać pieczę nad fakturami, a wymaga tylko kilku drobnych zmian… Na końcu artykułu oczywiście plik do pobrania 🙂

Czytaj dalej

Film: suma czasu pracy wyodrębniana formułą tablicową

Z problemem zaprezentowanym w dzisiejszym filmie przyszedł do mnie Leszek, który potrzebował obliczyć sumę przepracowanych godzin, które to musiał wyodrębnić z tekstu, np: z tekstu 8A1 potrzebował zsumować 8. W zaprezentowanym w filmie rozwiązaniu używam do tego formuły tablicowej oraz funkcji tekstowych: LEWY, SZUKAJ.TEKST i DŁ, oraz SUMA i JEŻELI.

Jeśli chcesz poznać sposób na obliczenie czasu pracy w poszczególnych projektach, to znajdziesz go tutaj. Nagrałam o tym kolejny film.

Oto film:

Czytaj dalej

Wykres zatrudnienia: ile osób było zatrudnionych w danym miesiącu?

Dziś znów coś dla HR-owców. Z problemem, który opiszę przyszła do mnie moja własna siostra. Potrzebowała ona bowiem stworzyć wykres zatrudnienia pracowników w konkretnych miesiącach wybranego roku. Problem jednak polegał na dostępnych danych – znała jedynie datę zatrudnienia i, ewentualnie, zwolnienia. I dopiero z tych danych mogła cokolwiek dalej kombinować.

Ten wpis jest szczególny, ponieważ nagrałam do niego szczególny film. Postanowiłam, że w tym filmie po raz pierwszy w historii Malinowego Excela – pokażę siebie. Uznałam, że przyjemniej będzie Wam się oglądało film, jak zobaczycie KTO do Was mówi, a nie tylko usłyszycie mój głos. Jestem ciekawa Waszych wrażeń 🙂

A wracając do wykresu zatrudnienia, to dostępne dane wyglądają tak:

Wykres zatrudnienia - dane wejściowe

Dane wejściowe

A potrzebujemy tego:

Wykres zatrudnienia - wynik całość

Wynik: dane + wykres

Czytaj dalej

Ceny kończące się na 9 groszy

Jakiś czas temu jeden z czytelników blogu poprosił mnie o pomoc w bardzo nietypowym zadaniu. Skoro nietypowe, to na pewno ciekawe! 🙂 I faktycznie. Czytelnik chciał, aby ceny produktów przekształcić tak, aby zawsze kończyły się na 9 groszy. Czyli np. jak mamy cenę 5,71 zł, to chcemy otrzymać 5,79. Dla 1,05 zł chcemy uzyskać 1,09 zł. Dla pełnych liczb, czyli np. 8 zł, chcemy mieć cenę o grosz niższą – 7,99 zł. To jest całą filozofia tego ćwiczenia i obrazek dla zilustrowania:

Ceny kończące się na 9 groszy - przykład

Przykład

Aby dokonać takiego cudu, posłużę się dwiema funkcjami zaokrąglającymi i oczywiście funkcją JEŻELI. Do dzieła!

Czytaj dalej

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w „normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej

Zero zamiast ujemnego podatku – alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny – chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni – chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Alternatywa dla JEŻELI - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Pierwszy czwartek miesiąca

Dziś temat, który miałam z tyłu głowy już dość długo. Pierwszy raz zaczęłam się zastanawiać na nim, kiedy tworzyłam brytyjski grafik czasu pracy. Anglicy mają kilka świąt, które wypadają zawsze w pierwszy poniedziałek miesiąca. Akurat nie było konieczności, abym wprowadzała taki warunek do arkusza, jednak zastanowił mnie on. Ponieważ od razu nie wymyśliłam rozwiązania, zostawiłam temat. Niestety nadal siedział mi on w głowie. 🙂

Niedawno odezwała się do mnie Marta, która pracuje w księgowości, i odgrzebała kwestię spod gruzów innych pomysłów. Marta ma bardziej skomplikowany problem, jednak zagadnienie, które dzisiaj omówię, jest niezbędne do jego rozwiązania. Pokażę dziś, jak się ustala datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Napisałam „np.”, ponieważ zaprezentowaną metodą można ustalić dowolny numer dowolnego dnia tygodnia (oczywiście bez przesady – nie będziemy ustalać 15. poniedziałku miesiąca, bo taki przecież nie istnieje). 😉

Aby formuła była uniwersalna, będziemy potrzebowali następujących danych:

  1. Który z kolei dzień nas interesuje (np. pierwszy).
  2. Jaki dzień tygodnia (np. czwartek).
  3. W jakim miesiącu (np. październik).
  4. W którym roku (np. 2016).

Formatka jest prościutka i wygląda tak:

Pierwszy czwartek miesiaca-formatka

Formatka

Czytaj dalej

Obliczanie czasu pracy: godziny nocne REAKTYWACJA

Dziś chciałam napisać o czymś innym, ale Łukasz skutecznie skłonił mnie, abym znowu zajęła się tematem godzin nocnych;) Łukasz zauważył, że w poprzednim wpisie, a co za tym idzie – w poprzedniej formule – jest błąd. Nieprawidłowo liczyła ona bowiem czas pracy nocny, gdy pracownik zaczynał pracę o 6:00 (godzina graniczna godzin nocnych), a kończył o 23:00 (już w trakcie godzin nocnych). Czyli przepracował 1 godzinę nocną. Łukasz – dzięki wielkie za uwagę i wytrwałość w przypominaniu mi o temacie 😉

Poprzednia formuła wyglądała tak:

=JEŻELI(ORAZ(A6>=nocna_do;A6<nocna_od;B6>nocna_do;B6<=nocna_od;D6<=nocna_od);0;JEŻELI(ORAZ(C6>=nocna_od;D6<=nocna_do+1);D6-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6<=nocna_do+1;C6>nocna_do);D6-nocna_od;JEŻELI(ORAZ(LUB(C6>=nocna_od;C6<nocna_do);D6>nocna_do+1);nocna_do+1-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6>nocna_do+1);nocna_do+1-nocna_od;0)))))

Przyznam, że perspektywa analizy formuły-tasiemca wcale mi się nie widziała… Zabierałam się więc do tego jak pies do jeża. Nie mogłam jednak odkładać tego w nieskończoność, więc w końcu zasiadłam do pracy. Oczywiście, jak zobaczyłam formułę (dla przypomnienia wyklejam ją powyżej), to się przeraziłam! Analiza jej zajęłaby mi wieki i z pewnością poszarpałabym sobie na niej nerwy, a tego chciałam za wszelką cenę uniknąć 😉 Stwierdziłam więc, że napiszę ją od nowa. Oczywiście oznaczało to dla mnie wgryzanie się w temat na nowo i wymyślanie wszystkich możliwych opcji na nowo… Ech, no cóż. Do dzieła!

Czytaj dalej