• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Podsumowanie tygodniowych nadgodzin – SUMA.JEŻELI lub SUMA.ILOCZYNÓW

Wpis ten pokazuje metodę na obliczenie nadgodzin w pewnym okresie, zakładając, że nadgodziny to wszystkie godziny przepracowane ponad etat i w weekendy. W poprzednim wpisie pokazywałam jak to zrobić z kolumnami pośredniczącymi, w których krok  po kroku są obliczane czas pracy, godziny nadliczbowe i godziny, które pracownik odebrał.

W dzisiejszym filmie pokazuję zaś jak to zrobić tylko na podstawie daty (tutaj mamy informację o dniu tygodnia) i godzin pracy.

Pokazuję 2 sposoby na obliczenie tego:

  1. z kolumną pośredniczącą, przy użyciu funkcji SUMA.JEŻELI i LICZ.JEŻELI
  2. bez kolumny pośredniczącej, za pomocą formuł tablicowych, używających funkcji SUMA.ILOCZYNÓW (nie trzeba zatwierdzać kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter)

Oba rozwiązania omawiam na filmie:

Czytaj dalej

Klient, który był u nas tylko raz – jak takich wyłapać?

Czyli trochę o tabelach przestawnych, jako narzędziu roboczym

Przed Wami zadanie, które idealnie nadaje się do rozwiązania dla Power Query. Są dane wejściowe, które chcemy „obrobić” i jak najszybciej uzyskać pożądany wynik (hehe, a z którymi danymi tego nie chcemy zrobić?:)). W dzisiejszym wpisie jednak rozwiążę to zadanie wykorzystując tabele przestawne. Chcę bowiem pokazać Wam, że świetnie nadają się one nie tylko do raportowania, ale też jako narzędzie robocze. Wiele osób boi się tabel przestawnych, traktując je jak swojego rodzaju tabu i coś, co tylko zaawansowani użytkownicy znają i używają. Tymczasem są one prostym i bardzo przyjaznym narzędziem, mającym wiele ciekawych właściwości, które można wykorzystywać w wielu sytuacjach. A tak samo łatwo się je tworzy i usuwa. Nic nie popsujemy 🙂 No i są one dostępne w każdej wersji Excela.

Załóżmy, że analizujemy klientów przychodni lekarskiej. Chcemy wyłapać tych, którzy byli u nas tylko raz, przy czym tego jednego razu mogli być na kilku wizytach, ale zawsze jednego dnia. Czyli tak, jak na obrazku poniżej – klient oznaczony niebieską ramką był jednego dnia (2017-04-22) na 3 wizytach i oprócz tego nigdy więcej. O takich właśnie nam chodzi.

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Pracownicy urodzeniu w styczniu

W zależności od tego, do czego dążysz, czasem potrzebujesz  szczegółowych informacji o swoich danych, a czasem tylko jakiejś ogólnej informacji. Dobrym tego przykładem jest sytuacja pokazana w dzisiejszym filmie.

Chodzi bowiem o to, żeby poznać liczbę pracowników, które urodziły się w styczniu. Jeśli potrzebujesz tej informacji np. dlatego, że z okazji urodzin szef kupuje im prezenty, chcesz wiedzieć jaki budżet przeznaczyć na ten cel. I podczas procesu budżetowania ta informacja Ci wystarczy. Natomiast jak już przychodzi co do czego – chcesz wiedzieć komu ten prezent trzeba dać 🙂 W tej sytuacji przydadzą się bardziej szczegółowe informacje.

W tym filmie pokażę jak ustalić ile pracowników ma urodziny w styczniu (lub dowolnym innym miesiącu oczywiście). Pokażę zarówno metodę wykorzystującą kolumnę pośredniczącą – gdy interesują nas szczegóły: kto ma urodziny), jak i metodę „jednokomórkową” (rety, jak jakiś robak). Ta druga będzie formułą tablicową i to niepotrzebującą Ctrl + Shift + Enter…

Czytaj dalej

Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio jedna z uczestniczek prowadzonego przeze mnie szkolenia Excel w dziale HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć. 😉 Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę 😉 Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Mediana w tabeli przestawnej - dane źródłowe

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Mediana w tabeli przestawnej - wynik

Wynik

Czytaj dalej

Zależna lista rozwijana w komórce

Już od jakiegoś czasu chodziło mi po głowie, aby napisać o tym triku artykuł. Dodatkowo zmotywował mnie Waldkorg, bo dziś właśnie o niego zapytał. Trik, który bardzo sobie chwalą użytkownicy formularzy. Trik, który ułatwia i przyspiesza im pracę. Trik, dzięki któremu twoje formatki będą im przyjazne.

Kiedyś wykorzystałam go, gdy tworzyłam formularz, za pomocą którego handlowcy zamawiali towar. Spośród całego asortymentu mieli oni wybrać te produkty, które zamierzali sprzedać. Każdy handlowiec najpierw określał grupę produktową, a następnie konkretny produkt z tej grupy. Na formularzu miała się znaleźć cała nazwa grupy oraz konkretny indeks produktu. Ponieważ wpisywanie tego z palca byłoby zbyt czasochłonne (i denerwujące), zaproponowałam bardzo sprytne i proste rozwiązanie – 2 listy rozwijane. Pierwsza była listą wszystkich kategorii produktów, druga zaś listą wszystkich produktów znajdujących się w wybranej kategorii. Stworzyłam więc listę rozwijaną zależną od wyboru dokonanego na poprzedniej liście (tutaj znajdziesz wpis o tym, jak stworzyć dwie zależne listy rozwijane).

Taki sam efekt chce uzyskać Waldkorg, który do budżetu domowego potrzebuje kategorii i podkategorii wydatków. Przykładowe dane znajdują się na poniższym obrazku:

Lista kategorii i podkategorii

Lista kategorii i podkategorii

Czyli np. jeśli wybierzemy kategorię Rozrywka, to na liście podkategorii powinny się znaleźć: Kino, Teatr, Basen. Bardzo sprytne rozwiązanie, jeśli w swoim budżecie domowym chcecie analizować więcej szczegółów. Przyznam, że w mojej propozycji budżetu domowego ograniczam się tylko do kategorii, dlatego że taki podział wydatków w zupełności mi wystarcza (nazwę wydatku/przychodu traktuję jak podkategorię). Jeśli jednak potrzebujecie podzielić to na podkategorie, to metoda, którą opiszę dalej będzie idealna. Korzystajcie śmiało!

Czytaj dalej

Ile jest unikalnych klientów w tabeli przestawnej?

Czasem zachodzi potrzeba, aby określić ilość unikalnych wpisów w danej tabeli. Sytuację taką ilustruje poniższy przykład.

W tabeli mamy zestawienie dotyczące sprzedaży produktów klientom. Naszym celem jest dowiedzieć się jaki jest średni obrót na klienta w poszczególnych regionach sprzedaży.

Czytaj dalej