• Zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia o najnowszysch wpisach.

Regiony alfabetycznie w tabeli przestawnej?

Czyli sortowanie list niestandardowych w tabeli przestawnej

Excel doskonale zna nazwy i kolejność np. dni tygodni czy miesięcy. Żeby się o tym przekonać, wystarczy wpisać w dowolną komórkę dowolny dzień tygodnia i przeciągnąć ten wpis do kolejnych komórek. Excel tę kolejność zna, ponieważ ma zdefiniowane listy niestandardowe, które o tym mówią. Mało tego – my użytkownicy możemy stworzyć swoje własne listy, np. z działami naszej firmy, czy regionami sprzedaży (opisywałam to tutaj). Natomiast jak już chcemy nasze dane posortować według np. dni tygodnia – Excel głupieje i sam z siebie tego nie zrobi. Trzeba zastosować metodę, którą opisywałam tutaj. Natomiast już w tabelach przestawnych Excel sobie „przypomina”, że przecież zna kolejność dni tygodnia i sam z siebie sortuje według nich tabelę przestawną. Bez naszej ingerencji. Problem jednak pojawia się, gdy nie chcemy, aby tak sortował, ponieważ akurat kolejność naszych regionów sprzedaży chcemy mieć w tym wypadku alfabetyczną …

Takie coś chciała jedna z uczestniczek szkolenia Excel w HR, które prowadziłam. Przyznam, że nie wiedziałam tego od tak i chwilkę pogrzebałam… Odpowiedź okazała się bardzo prosta. Zobaczcie sami!

Czytaj dalej

Tworzenie listy niestandardowej

Zastanawialiście się kiedyś skąd Excel wie, że po piątku jest sobota, albo po maju jest czerwiec? Można to łatwo sprawdzić poprzez wpisanie do dowolnej komórki arkusza jednego z dni tygodnia czy dowolnego miesiąca i przeciągnięcie tego wpisu w dół. Excel automatycznie wypisze nam pozostałe dni czy miesiące.

A myśleliście o tym, że cudownie by było, gdyby mógł w ten sposób wypisać np. wszystkie działy w naszej firmie, nazwiska wszystkich handlowców czy choćby pory roku? A czy jeszcze nie cudowniej by było, aby po tym później sortował tabele i tabele przestawne? Ech, rozmarzyłam się 🙂

Jest to oczywiście możliwe (wszystko!) i w dzisiejszym wpisie pokaże Wam jak zdefiniować taką listę niestandardową (bo tak to się fachowo nazywa). A w planach na kolejne wpisy mam właśnie sortowanie danych i tabel przestawnych według wpisów na takiej liście.

Załóżmy, że mam takie działy u siebie w firmie…

Działy

Działy

Czytaj dalej

Jak umieścić na wstążce kartę „Deweloper”?

Jest to jedno z pierwszych zagadnień, od którego zaczynam omawianie makr na szkoleniach.

No dobrze. Ale co to tak właściwie jest ta karta Deweloper i po co komu ona?

Jest to karta (czyli menu z opcjami) zawierająca opcje przydatne każdemu, kto tworzy makra w Excelu. Korzystają z niej zarówno ci, którzy nagrywają makra (dla nich jest ona niezbędna!), jak i ci, którzy te makra piszą samodzielnie (choć tym z pewnością mniej).

Karta wygląda tak:

Karta Deweloper

Karta Deweloper

Jest ona standardowo ukryta i – aby z niej korzystać – trzeba ją odkryć.

Czytaj dalej

Przechodzenie między oknami Excela, czyli pokaż wszystkie okna na pasku zadań

Dzień 42 000 w Excelu już za nami (był to 27 grudnia 2014 roku – wiecie jak to sprawdzić?), podobnie jak 2014 rok. A pierwszy artykuł w nowym roku postanowiłam napisać o pewnej bardzo przydatnej opcji. Zwróciła ona moją uwagę, bo nie dość że ostatnio na jednym z forów ktoś o nią pytał, to niedawno uczestnik mojego szkolenia miał problem, którego rozwiązaniem jest ta właśnie opcja:). Uznałam to za wystarczający powód, aby poświęcić jej trochę miejsca na moim blogu. Wspaniale, ale… o co chodzi?

Zdarzyło Ci się kiedyś, że otworzyłeś kilka plików Excela, a na pasku zadań Windowsa miałeś otwarte tylko jedno okno Excela? Czyli coś takiego:

Kilka plików Excela pokazywane na pasku zadań jako jedno okno

Kilka plików Excela pokazywane na pasku zadań jako jedno okno

Jest to niesamowicie denerwujące, bo zamiast przechodzić między oknami za pomocą skrótu klawiszowego Alt + tab, trzeba użyć nietypowo Ctrl + tab lub w ogóle wybierać z menu Widok/ Okno/ Przełącz okna. Czasochłonne.

Na wspomnianym forum jedni radzili, żeby poszperać w rejestrze (co?), bo pewnie coś się zepsuło. Inni mówili, że najlepiej przeinstalować Windowsa, a przynajmniej Office’a * (pewnie by zadziałało;)). Nic z tych rzeczy! Na szczęście. 🙂 Co więc należy zrobić, by każdy plik wyświetlał się oddzielnie na pasku zadań (czyli tak jak np. w Wordzie)?

Czytaj dalej

Szybkie blokowanie komórek

Na jednym ze szkoleń z zaawansowanego Excela pokazywałam uczestnikom jak używać funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. W omawianym ćwiczeniu zawsze szukana była jedna komórka. Należało więc ją zablokować (użyć adresowania bezwzględnego), by potem móc kopiować formułę. Gdy omawiałam ten przypadek, jednocześnie blokowałam komórkę (wstawiałam znaki $). W tym momencie jeden z uczestników szkolenia przerwał mi, mówiąc: Jak pani to zrobiła tak szybko? Chodziło mu oczywiście o to, w jaki sposób zmieniłam adresowanie komórki na bezwzględne, czyli jak wstawiłam jednocześnie dwa znaki $. Byłam zaskoczona, że tego nie wie, ponieważ myślałam, iż każdy, kto pracuje na co dzień z Excelem zna ten „trik”. Okazało się jednak, że na sali było więcej osób, które go nie znały…

Czytaj dalej

Zrób zdjęcie w Excelu, czyli aparat fotograficzny

Uważam, że to narzędzie powinno raczej nazywać się kamera niż aparat. Umożliwia ono bowiem oglądanie wycinka arkusza w innym miejscu w skoroszycie. Narzędzie to jest o tyle pomocne, że pokazuje zawsze aktualne wartości w wycinku arkusza, które jest na zdjęciu.

Czyli przykładowo:

1. w arkuszu DEF zdefiniowane są wartości, np. kursy walut, które chcemy jedynie pokazać użytkownikowi, jednak nie chcemy by je modyfikował,

2. w arkuszu Tabela znajduje się tabela z produktami, a użytkownik ma uzupełnić w niej ceny w PLN. Na podstawie tego i kursów walut w arkuszu „DEF” wyliczą się ceny tych produktów w innych walutach. Użytkownik widzi kursy walut.

A wygląda to tak: Czytaj dalej

Jak zablokować wiersz?

Gdy mamy do czynienia z dużymi zestawami danych, najczęściej chcemy, by nagłówek danych był widoczny podczas przewijania danych. Czasem zdarza się, że zależy nam, by widoczna była również pierwsza kolumna danych lub nawet kilka pierwszych kolumn. Aby to osiągnąć powinniśmy posłużyć się opcją Excela, która nazywa się blokowanie okienek.

Czytaj dalej

Jak wyświetlić baaardzo długi wpis w komórce?

Gdy mamy do czynienia z długimi wpisami w komórce, np. adres strony internetowej czy długie zdanie (!), nie zawsze chcemy widzieć co tam dokładnie jest napisane. Adres strony www i tak skopiujemy do przeglądarki, a zdanie – przeczytamy w pasku formuły. Takie długie wpisy, gdy są na końcu tabeli – wystają za komórkę i brzydko to wygląda (jak na rysunku poniżej). Często bywa i tak, że jak zwiększymy szerokość kolumny, to nie mieszczą się na stronie (co jest bardzo denerwujące!) i  nie można przeczytać zawartości inaczej niż w pasku formuły. Jest na to na szczęście sposób łatwiejszy niż ręczne zmniejszanie wielkości czcionki.

Jak wyświetlić baaardzo długi wpis w komórce - przykład długiego wpisu

Czytaj dalej