• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Wykres zatrudnienia: ile osób było zatrudnionych w danym miesiącu?

Dziś znów coś dla HR-owców. Z problemem, który opiszę przyszła do mnie moja własna siostra. Potrzebowała ona bowiem stworzyć wykres zatrudnienia pracowników w konkretnych miesiącach wybranego roku. Problem jednak polegał na dostępnych danych – znała jedynie datę zatrudnienia i, ewentualnie, zwolnienia. I dopiero z tych danych mogła cokolwiek dalej kombinować.

Ten wpis jest szczególny, ponieważ nagrałam do niego szczególny film. Postanowiłam, że w tym filmie po raz pierwszy w historii Malinowego Excela – pokażę siebie. Uznałam, że przyjemniej będzie Wam się oglądało film, jak zobaczycie KTO do Was mówi, a nie tylko usłyszycie mój głos. Jestem ciekawa Waszych wrażeń 🙂

A wracając do wykresu zatrudnienia, to dostępne dane wyglądają tak:

Wykres zatrudnienia - dane wejściowe

Dane wejściowe

A potrzebujemy tego:

Wykres zatrudnienia - wynik całość

Wynik: dane + wykres

Czytaj dalej

Funkcja PRZESUNIĘCIE pomaga liczyć podsumy

Ostatnio napisał do mnie Radek z ciekawym pytaniem. Miał on bardzo dużą, dość specyficznie zbudowaną tabelę, w której chciał zastosować podsumowania części danych (coś á la sumy częściowe). Na koniec chciał mieć sumę wszystkiego. Radek się zastanawiał, czy da się to zrobić za pomocą jednej formuły. Przyznam, że rozwiązanie do oczywistych nie należy i jest bardzo ciekawe, bo zawiera funkcję PRZESUNIĘCIE…

Formatka wygląda tak:

Przesunięcie formatka

Formatka

W żółtej komórce F3 ma się znaleźć suma wszystkich wartości, a te wartości mają być takie:

  1. Tam, gdzie są szare pola, a w kolumnie B jednostką jest „ryczałt”, należy podsumować wszystkie dane pod tym ryczałtem (aż do następnego ryczałtu),
  2. Tam, gdzie jednostka jest inna niż „ryczałt”, należy pomnożyć wartości z kolumn C i D.

W kolumnie E są formuły wstawione ręcznie w odpowiednie komórki, które sumują tam, gdzie jest „ryczałt”, a w pozostałe komórki wstawione jest proste mnożenie (plik z rozwiązaniem znajdziesz na końcu artykułu). Sam przyznasz, że jest to mrówcza praca, a w całym ćwiczeniu chodzi o to, aby użyć jednej formuły. Do dzieła! 🙂

Czytaj dalej

Transpozycja danych za pomocą funkcji

Nie uwierzycie, ale temat tego wpisu wymyśliłam 3 kwietnia 2015 roku. Od tego czasu pisałam na blogu o milionie innych wskazówkach, które były z różnych powodów „pilniejsze”. Powiem Wam, że mam takich pomysłów cały segregatorek formatu A6 (ze Statuą Wolności na okładce – taki akurat był w sklepie ;)). Co jakiś czas dorzucam tam pomysły, ale prawda jest taka, że i tak wciąż dochodzą mi nowe, właśnie te pilniejsze i segregatorek sobie leży prawie zapomniany…

 

Segregatorek

Tak wygląda mój segregatorek. 🙂

Ale dziś się zdenerwowałam i stwierdziłam, że go odkurzę i napiszę o czymś, co tam się znajduje. Przeglądając go, znalazłam ciekawy temat, o którym kiedyś (bardzo dawno) już trochę pisałam. Chodzi o temat transpozycji, czyli jak zamienić kolumny na wiersze lub odwrotnie. Używałam do tego metody kopiowania i opcji wklej specjalnie jako transpozycja. Metoda świetna i skuteczna – sama bardzo często jej używam. Niestety w niektórych sytuacjach jest niewystarczająca. Głównym założeniem wklejania specjalnego jest to, że zadziała ono zgodnie z oczekiwaniami tylko wtedy, gdy ręcznie wkleimy wartości (np. na formuły już nie zadziała tak, jakbyśmy tego chcieli). Można więc w uproszczeniu powiedzieć, że jest statyczna. A przecież czasem chcemy, by taka transpozycja się aktualizowała, była dynamiczna, czyli działa się za pomocą formuły. Z moich obserwacji wynika, że wtedy użytkownicy po prostu ręcznie wpisują w pionie odwołania do odpowiednich komórek w poziomie lub odwrotnie. Trochę to karkołomne, ale działa. 🙂

Mało osób jednak wie, że istnieje funkcja, która umie sprawić, aby transpozycja była dynamiczna. Ma ona pewien haczyk, więc trzeba wiedzieć, jak ją zastosować, ale zobaczycie sami, że jest prościutka. Pokażę wam!

Tradycyjnie zacznijmy od formatki:

TRANSPONUJ_Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Excel w nieruchomościach: cena za m2 na podstawie piętra i metrażu

Niedawno Zbyszek zapisał się na newsletter i przy okazji zadał ciekawe pytanie: jak wyświetlić wartość z określonej kolumny, na podstawie jej nazwy (w nagłówku)? Myślę, że odpowiedź na to pytanie zaciekawi wieeelu z Was, dlatego postanowiłam napisać o tym artykuł (i nagrać filmik – pod wpisem). Przykład z życia wzięty dopasowałam do tego taki:

Excel w nieruchomościach -formatka

Formatka

Jest to tabelka pokazująca ceny za m2 mieszkań znajdujących się na określonym piętrze i o określonym metrażu. Metraż mamy w kolumnach, piętra – w wierszach. W żółtych polach obok każdego piętra chcemy wybrać metraż z listy rozwijanej i na tej podstawie ma nam się wyświetlić cena za m2 (w kolumnie Wartość). To jest zadanie na dziś i jednocześnie klasyczny przykład wykorzystania funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ. Można byłoby tutaj wykorzystać też WYSZUKAJ.POZIOMO z funkcją PODAJ.POZYCJĘ (pod koniec wpisu też to pokazuję).

Czytaj dalej

Mikołajkowy konkurs z nagrodami o makrach (VBA)!

malinowyexcel-mikolajkowy-konkurs-o-makrachW czerwcu, kiedy ruszył konkurs o tabelach przestawnych,  obiecałam, że będzie kolejny – tym razem o makrach. Makra… tak… temat gorący i jakże pożądany w dzisiejszych czasach, gdzie liczy się efektywność pracy i oszczędność czasu. Każdy chce robotę mieć zrobioną na już (albo na wczoraj) i to jak najmniejszym nakładem pracy. Zwłaszcza jeśli dotyczy to tematów powtarzalnych i… nudnych 😉 Makra właśnie po to są, aby tę pracę przyspieszać i ułatwiać, dzięki czemu pozwalają nam zająć się tematami naprawdę wymagającymi udziału człowieka. Brzmi pięknie, tylko jeszcze trzeba się tego nauczyć… Myślę, że dzisiejszy konkurs jest dla tych wszystkich, którzy własnie tego chcą (lub znają kogoś, kto by chciał – w końcu idą święta :)).

A teraz szczegóły konkursu…

Czytaj dalej

Data najbliższego przelewu

Dzisiaj będzie rozbudowanie tematu z poprzedniego wpisu, w którym opisywałam jak poznać datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Wykorzystałam do tego dość skomplikowaną formułę (ale formułę! nie makro ;)), zawierającą aż 4 funkcje. Dziś sobie to rozszerzymy, ponieważ założenia są takie:

W naszej firmie przelewy wychodzą tylko w pierwszy albo trzeci czwartek miesiąca. Jeśli faktura się „nie załapie” na pierwszy czwartek – jest płacona w trzeci czwartek, jeśli na niego się „nie załapie: – dopiero w pierwszy czwartek następnego miesiąca. Itd…

Straszne 🙂

Czyli, z danych do zadania potrzebujemy na pewno termin płatności faktury i kilka komórek roboczych (można byłoby je wrzucić bezpośrednio do formuły – jak chcecie). Formatka do tego zadania wygląda tak:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Pierwszy czwartek miesiąca

Dziś temat, który miałam z tyłu głowy już dość długo. Pierwszy raz zaczęłam się zastanawiać na nim, kiedy tworzyłam brytyjski grafik czasu pracy. Anglicy mają kilka świąt, które wypadają zawsze w pierwszy poniedziałek miesiąca. Akurat nie było konieczności, abym wprowadzała taki warunek do arkusza, jednak zastanowił mnie on. Ponieważ od razu nie wymyśliłam rozwiązania, zostawiłam temat. Niestety nadal siedział mi on w głowie. 🙂

Niedawno odezwała się do mnie Marta, która pracuje w księgowości, i odgrzebała kwestię spod gruzów innych pomysłów. Marta ma bardziej skomplikowany problem, jednak zagadnienie, które dzisiaj omówię, jest niezbędne do jego rozwiązania. Pokażę dziś, jak się ustala datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Napisałam „np.”, ponieważ zaprezentowaną metodą można ustalić dowolny numer dowolnego dnia tygodnia (oczywiście bez przesady – nie będziemy ustalać 15. poniedziałku miesiąca, bo taki przecież nie istnieje). 😉

Aby formuła była uniwersalna, będziemy potrzebowali następujących danych:

  1. Który z kolei dzień nas interesuje (np. pierwszy).
  2. Jaki dzień tygodnia (np. czwartek).
  3. W jakim miesiącu (np. październik).
  4. W którym roku (np. 2016).

Formatka jest prościutka i wygląda tak:

Pierwszy czwartek miesiaca-formatka

Formatka

Czytaj dalej

Obliczanie czasu pracy: godziny nocne REAKTYWACJA

Dziś chciałam napisać o czymś innym, ale Łukasz skutecznie skłonił mnie, abym znowu zajęła się tematem godzin nocnych;) Łukasz zauważył, że w poprzednim wpisie, a co za tym idzie – w poprzedniej formule – jest błąd. Nieprawidłowo liczyła ona bowiem czas pracy nocny, gdy pracownik zaczynał pracę o 6:00 (godzina graniczna godzin nocnych), a kończył o 23:00 (już w trakcie godzin nocnych). Czyli przepracował 1 godzinę nocną. Łukasz – dzięki wielkie za uwagę i wytrwałość w przypominaniu mi o temacie 😉

Poprzednia formuła wyglądała tak:

=JEŻELI(ORAZ(A6>=nocna_do;A6<nocna_od;B6>nocna_do;B6<=nocna_od;D6<=nocna_od);0;JEŻELI(ORAZ(C6>=nocna_od;D6<=nocna_do+1);D6-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6<=nocna_do+1;C6>nocna_do);D6-nocna_od;JEŻELI(ORAZ(LUB(C6>=nocna_od;C6<nocna_do);D6>nocna_do+1);nocna_do+1-C6;JEŻELI(ORAZ(C6<nocna_od;D6>nocna_do+1);nocna_do+1-nocna_od;0)))))

Przyznam, że perspektywa analizy formuły-tasiemca wcale mi się nie widziała… Zabierałam się więc do tego jak pies do jeża. Nie mogłam jednak odkładać tego w nieskończoność, więc w końcu zasiadłam do pracy. Oczywiście, jak zobaczyłam formułę (dla przypomnienia wyklejam ją powyżej), to się przeraziłam! Analiza jej zajęłaby mi wieki i z pewnością poszarpałabym sobie na niej nerwy, a tego chciałam za wszelką cenę uniknąć 😉 Stwierdziłam więc, że napiszę ją od nowa. Oczywiście oznaczało to dla mnie wgryzanie się w temat na nowo i wymyślanie wszystkich możliwych opcji na nowo… Ech, no cóż. Do dzieła!

Czytaj dalej

Jak przyporządkować dane (WYSZUKAJ.PIONOWO)?

Częstym pytaniem, jakie mi zadajecie w mailach, na szkoleniach jest: Jak zrobić, aby na podstawie określonych danych znaleźć inne dane? Albo inna wersja: Co zrobić, gdy mam tabelę z danymi i na ich podstawie, chcę do niej dokleić dane z innej tabeli?

Żeby lepiej zobrazować o co chodzi, weźmy przykład: wybrałam kilku pracowników (imię i nazwisko) i chcę przyporządkować do nich datę zatrudnienia. Potrzebne dane mam w innej tabeli. Dla uproszczenia formuły – wszystkie dane będą w tym samym arkuszu. Oto formatka:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Rozstrzygnięcie konkursu o tabelach przestawnych

W zeszłym tygodniu ruszył konkurs o tabelach przestawnych. Bardzo dziękuję wszystkim, którzy wzięli udział w tym konkursie. Konkurs trwał do piątku, 1 lipca 2016, a więc nadszedł czas na wyłonienie zwycięzcy. Przyznam, że zadanie miałam trudne, bo wiele Waszych odpowiedzi na pytanie konkursowe mi się baaaardzo podobało. Wiele pokazywało, jak świetnym narzędziem są tabele przestawne i jak mogą usprawnić pracę. Niestety nagroda jest tylko jedna i musiałam się zdecydować. Przyznam, że wybór był dla mnie na tyle trudny, że poprosiłam o pomoc męża 🙂 Wspólnymi siłami wybraliśmy zwycięzcę.

Przypomnę pytanie konkursowe:

Dlaczego chcesz nauczyć się tabel przestawnych i jak zamierzasz je wykorzystać w swojej pracy?

A oto wygrana odpowiedź:
Czytaj dalej