Czyli o tabelach słów kilka…

Często potrzebujemy dopisać dane do źródła tabeli przestawnej, które mamy w Excelu. Chcielibyśmy, aby po odświeżeniu tej tabeli – dopisane dane pojawiły się w tabeli przestawnej. Problem jednak polega na tym, że to samo z siebie się nie dzieje i zazwyczaj nieźle kombinujemy, aby nowe dane tam umieścić: 1) ręcznie zwiększamy zakres tabeli przestawnej, 2) wstawiamy dane w środek zakresu źródłowego czy 3) opieramy tabelę przestawną na całych kolumnach arkusza.

Każde z tych rozwiązań ma jednak swoje wady: ręczne zwiększanie zakresu jest niewygodne i nie radzi sobie z kilkoma tabelami opartymi na danych, wstawianie danych w środek jest niewygodne, a korzystanie z całych kolumn arkusza przykładowo generuje mnóstwo pustych rekordów.

Jak więc żyć? 😉 Jest na to jeden bardzo prosty sposób – obiekt TABELA! Dzięki niemu wystarczy, że odświeżymy tabelę przestawną, a nowo dopisane dane same do niej wskoczą.

Let’s begin!

Tworzenie tabeli

Cały trik polega na tym, aby źródłem dla tabeli przestawnej był obiekt tabela. Czyli ze zwykłego zakresu danych musimy stworzyć tabelę. Jeśli mamy więc prawidłowy zakres danych (o którym do znudzenia powtarzam na szkoleniach, np. na tym), ustawiamy się w nim gdziekolwiek i na stworzenie tabeli mamy kilka opcji, np. Wstawianie/ Tabela czy skrót klawiszowy Ctrl + t.

Zaraz później przyjdzie nam skontrolować, zakres i to, czy nasze dane mają już nagłówki. Zazwyczaj Excel prawidłowo się domyśla, jednak nie zawsze jest taki mądry i warto go sprawdzić (gubi się, gdy dane do tabeli są tekstowe):

Czy są już nagłówki?

Zazwyczaj powyższe okienko zatwierdzamy OK. Powstaje nam wtedy śliczna (lub mniej śliczna ;)) TABELA. To czy czy jest śliczna czy nie, zależy od ustawionego w Excelu schematu kolorów – więcej o tym dowiesz się na moim webinarze o motywach i stylach w Excelu. Zobacz wizualną różnicę między zwykłym zakresem, a obiektem tabela, stworzoną na tymże zakresie:

Tabela to obiekt, który posiada swoją własną wstążkę Narzędzia tabel/Projektowanie. Wstążka ta pokazuje się tylko wtedy, gdy stoimy w tabeli.

Na tej właśnie wstążce, zaraz na początku, znajduje się pole Nazwa tabeli. Domyślnie Excel proponuje nazwę w stylu Tabela1, co nie jest przyjazną nazwą, zwłaszcza wtedy, gdy takich tabel mamy kilka! Dobrą praktyką jest więc zmienić tę nazwę na jakąś przyjazną, po której będziemy mogli się domyślić co ta tabela przechowuje, np. tbTransakcje. Ja lubię dodawać do nazw tabel przedrostek tb, abym potem, wśród innych nazw czy w VBA, mogła się szybko zorientować, że jest to tabela. Nie jest to jednak konieczne.

I to tyle jeśli chodzi o obiekt tabela w tym kontekście. Jedziemy do przestawnych.

Tworzenie tabeli przestawnej

… to już chwila. Ustawiamy się w dowolnym miejscu tabeli i Wstawianie/ Tabela przestawna. Excel zapyta się o kilka rzeczy, z czego najbardziej będzie nas interesowało źródło tabeli przestawnej. Zwróć uwagę, że prosi o zaznaczenie tabeli lub zakresu. BTW: mam nadzieję, że teraz widzisz różnicę między nimi i od tej pory już nie będzie robienia “tabelek” w Excelu ;).

No właśnie: Tabeli. Trzeba tutaj podać nazwę naszej, czyli tbTransakcje:

Tworzenie tabeli przestawnej

Potem tylko kwestia decyzji gdzie nasza tabela przestawna ma zostać stworzona i to wszystko (OK)!

Po dopisywaniu nowych danych do tabeli (tbTransakcje) jej rozmiar automatycznie się powiększy, a tabelę przestawną wystarczy tylko odświeżyć (Alt + F5 lub patrz: rysunek), aby zobaczyć w niej nowe dane:

Odświeżanie tabeli przestawnej

I to tyle! Ciesz się więc prostym mechanizmem, który ułatwi Ci życie! A jeśli znasz kogoś, komu ten trik może ułatwić życie – przekaż mu proszę link do tego artykułu. Dziękuję s swoim i ich imieniu ;)!

PS. Tabele przydają się również przy listach rozwijanych – zobacz jak: dynamicznego źródła listy rozwijanej.

A na koniec jeszcze plik z rozwiązaniem do pobrania:

MalinowyExcel Dynamiczne źródło TP dw.xlsx

I wersja wideo (pojawi się wkrótce):