Pewnie niewielu z was wie, ale jestem mamą dwojga dzieci. Moja córeczka chodzi do przedszkola, a synek do żłobka.

Dla tych z was, którzy nie mają dzieci (zwłaszcza w wieku przedszkolnym), wyjaśnię, że pobyt dziecka w państwowym przedszkolu jest teoretycznie darmowy. Praktycznie wygląda to tak, że płaci się za wyżywienie i za tzw. świadczenie, czyli za pobyt dziecka w przedszkolu po godzinie 13:00.

I tak, w zeszłym roku moja córeczka chodziła do przedszkola, gdzie nie było żadnego systemu ewidencjonującego pobyt dzieci. Zaczęłam się więc zastanawiać, jak to jest rozliczane? Nie mogłam się powstrzymać i poszłam do sekretariatu, żeby o to zapytać. Odpowiedź, jaką otrzymałam, zmroziła mi krew w żyłach: ręcznie. AAAAA! Czyli wyobraźcie sobie, że na koniec miesiąca pani intendentka (jakby miała mało pracy…) ręcznie liczyła: ile czasu dane dziecko było w przedszkolu. Potem liczyła, ile pieniędzy powinni zapłacić za to jego rodzice (1 zł za godzinę, naliczanie minutowe). Dostawali oni karteczkę z numerem konta, na które mieli przelać pieniądze i oczywiście kwotą – napisaną ręcznie.

I tak co miesiąc. Na szczęście były tylko 2 grupy po ok. 20 dzieci.

W tym roku są 3 większe grupy.

No ręce mi opadły. Przyszłam do domu i stworzyłam plik w Excelu, który liczy czas pobytu dzieci w przedszkolu oraz należną opłatę. Potem to już było dopracowywanie szczegółów z panią intendentką.

Cały zeszły rok szkolny, dyżur wakacyjny oraz ten rok do tej pory, liczone są na stworzonych przeze mnie plikach (zrobiłam też plik do rozliczania posiłków, ale o tym innym razem). Pani intendentce wyliczenie tego zajmuje teraz nie cały dzień z kawałkiem, jak do tej pory, tylko godzinę (trzeba wpisać dane:)). Różnica jest.

Postanowiłam, że pokażę wam jak wygląda ten cudowny plik i krótko omówię jego funkcjonalność. Mimo że ogromnie ułatwia pracę pani intendentce i oszczędza jej mnóstwo czasu – jest stosunkowo prosty. Zobaczcie.

Plik składa się z 10 arkuszy miesięcznych, 1 arkusza definicyjnego oraz arkusza do drukowania informacji dla rodziców.

Arkusz definicyjny zawiera tabelę z danymi dzieci: imię i nazwisko, grupa oraz przysługujące zniżki,

Arkusz definicyjny – dane dzieci

… oraz tabelkę definiującą stawkę za godzinę pobytu, numer konta do wpłat, wysokość odsetek oraz graniczny dzień, do którego należy wpłacać pieniądze:

Arkusz definicyjny – tabelka

Nie ma tutaj nic skomplikowanego, jedynie czyste dane.

Schody zaczynają się w arkuszu do rozliczania czasu pobytu. Wygląda on tak (schowałam większość kolumn z dniami, aby było więcej widać):

Arkusz czasu pobytu (uzupełniony)

Layout to prosta sprawa. Mamy tutaj imię i nazwisko dziecka, grupę, datę z dniem tygodnia, zsumowany czas, za który należy zapłacić, wysokość opłaty, miejsce na dodatkowe opłaty (np. niedopłata za poprzedni miesiąc), informacja o płatnościach (kiedy zapłacono i ile) oraz informacje o odsetkach i pozostałej kwocie do zapłaty. Odsetki są naliczane, jeśli opłata zostanie wniesiona później niż 15 dzień miesiąca.

Jakie więc są tutaj usprawnienia? Kilka 🙂

1. Weekendy i święta są automatycznie wyszarzane, aby ułatwić wprowadzanie danych. Kolorowanie odbywa się na podstawie miesiąca w komórce A1.
2. Czas, za który należy zapłacić, liczony jest za każdy dzień, od 13:00.
3. Wysokość opłaty jest liczona zgodnie z zasadą, że za każdą godzinę płaci się 1 zł i jest naliczanie minutowe odpowiednio.
4. W przypadku płatności po 15. dniu miesiąca – naliczane są odsetki za każdy dzień zwłoki.
5. Niedopłata i odsetki doliczane są do należności na kolejny miesiąc.
6. Automatyczne wczytywanie danych o dziecku (imię i nazwisko, grupa, zniżki) z arkusza definicyjnego.

Niektóre z formuł, np. liczenie odsetek, są kilometrowe, ze względu na maksymalną parametryzację (np. dzień graniczny liczenia odsetek czy miesiąc arkusza). Ale wszystko do ogarnięcia 🙂

I w końcu arkusz do drukowania informacji dla rodziców. Wygląda on tak:

Arkusz drukowania

Z listy rozwijanej w komórce A1 wybiera się miesiąc, za który ma być wydruk, a wszystkie dane się same wczytują. Jest to możliwe dzięki moim ulubionym funkcjom WYSZUKAJ.PIONOWO, TEKST i ADR.POŚR. Potrafią zdziałać cuda 🙂

Tak jak sobie myślę o pracy z tym plikiem, to oczywiście trochę jej jest. Po pierwsze trzeba wpisać godziny, a po drugie pociąć nożyczkami karteczki dla rodziców 🙂 Na szczęście tylko tyle! Reszta dzieje się sama i o to właśnie chodziło. Wreszcie pani intendentka może zająć się pilniejszymi sprawami i nie traci niepotrzebnie czasu na coś, co może zrobić się samo. I robi się samo:)

A ja? Ja bardzo lubię wyszukiwać sytuacje, w których mogę coś usprawnić. Mam już sporo takich na swoim koncie i wciąż szukam. Wierzę, że tak jak w przedszkolu, w każdej firmie/organizacji jest ogromna liczba procesów, które wymagają usprawnienia. I to, wierzcie mi, większość z nich da się rozwiązać przy użyciu Excela. Np. sposób, w jaki usprawniłam proces ofertowania w jednej z firm (opiszę już niedługo :)).

Fajnie by było, gdybyście pod tym wpisem napisali o swoich doświadczeniach w usprawnianiu pracy. Jestem przekonana, że jest ich spoooro!