WYSZUKAJ.PIONOWO: jak działa szukanie przybliżone?

Artykuł ten to odpowiedź na pytanie, jakie zadał uczestnik mojego kursu online Excel w codziennej pracy cz. 2. 

Sama odpowiedź jest dość krótka: WYSZUKAJ.PIONOWO przybliżone wykorzystuje tzw. szukanie binarne… tylko prawdopodobnie nic Ci to nie mówi i musisz googlać dalej ;). Żeby zatem oszczędzić Ci dalszego szukania – opowiem co to znaczy.

Jak zwykle posłużę się praktycznym przykładem: tabelą rabatową. Załóżmy, że w zależności od wartości zakupów, klienci otrzymują rabat, określony w tabeli rabatowej (na obrazku: po prawej). Oto formatka:

Jak zatem WYSZUKAJ.PIONOWO znalazło wartość 1900 w tabeli rabatowej, mimo że tej wartości tam nie było? Skąd wiedziało, że 1900 zawiera się w przedziale od 1500 do 1999,99?

Użyło szukania przybliżonego.

A jak działa ten rodzaj szukania? Czytaj dalej 🙂

Czytaj dalej

Kwartał cyframi rzymskimi

Czyli jak ustalić kwartał daty za pięć lat, pisany cyframi rzymskimi?

W tym artykule pokażę ci formułę, która ustala trochę więcej niż w tytule. 🙂

Na podstawie podanej daty będziemy ustalać kwartał i rok daty przypadającej za pięć lat. Aby upiększyć wynik, dopiszemy pośrodku literę „Q”. O tak (przy okazji zobacz formatkę):

Kwartał daty za pięc lat rzymskimi WYNIK

Do dzieła!

Czytaj dalej

Szukanie nakładających się terminów

Czyli Power Query w akcji!

Zadanie na dziś jest… dość skomplikowane.

Pracownicy naszej firmy zapisują się (lub są zapisywani) na szkolenia. Wszystkie te dane mamy zgromadzone w tabeli. Dysponujemy danymi pracownika, nazwą szkolenia, jego datą rozpoczęcia i zakończenia.

Zdarzają się błędy przypisań: pracownik może być zapisany na szkolenia nakładające się na siebie. Chcemy stworzyć mechanizm, który będzie wyłapywał te błędy.

Pracę taką, niestety, musimy wykonywać co najmniej raz w miesiącu. Przyda się zatem rozwiązanie z kategorii co-zrobić-aby-się-nie-narobić. Power Query przyjdzie nam z pomocą. Oto formatka:

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej

Formuła: Termin płatności VAT-u, PIT-u i ZUS-u

Czyli jak ustalić najbliższy danej dacie dzień roboczy

W poprzednim artykule opisywałam funkcję napisaną w VBA, która ustala czy wybrany dzień jest roboczy, a jeśli nie – określa najbliższy dzień roboczy od niej. Jest to bardzo przydatne do określania odgórnie narzuconych terminów płatności, że np. VAT płacimy 25 dnia miesiąca, PIT – dwudziestego, a ZUS – dziesiątego lub piętnastego.

Da się to zrobić formułą  (i to o wiele prościej!) i o tym będzie ten artykuł.

Wykorzystam identyczną formatkę, co ostatnio (z listą świąt, nazwaną jako Swieta!):

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej

VBA: Termin płatności VAT-u, PIT-u i ZUS-u

Czyli funkcja VBA, która ustala faktyczny termin płatności, uwzględniająca dni wolne od pracy

Terminy płatności podatków VAT, PIT  czy ZUS są z góry określone, np. VAT powinien być zapłacony do 25 dnia miesiąca. Jeśli jednak ten 25. wypada w dzień wolny od pracy – termin przesuwa się na kolejny dzień roboczy.

W Excelu są genialne funkcje, które umieją określać np. liczbę dni roboczych między dwiema datami czy datę przypadającą po określonej licznie dni roboczych (i można je wykorzystać w formule, o czym będzie w kolejnym artykule). Natomiast tutaj mamy nieco inną sytuację – potrzebujemy sprawdzić czy dany dzień jest dniem roboczym, a jeśli nie – ustalić najbliższy.

Dawno już nie było VBA na blogu, więc w tym artykule opiszę funkcję VBA, która umie taką datę ustalić.

Formatka do zadania dowolna, natomiast koniecznie musimy gdzieś w niej umieścić listę świąt, np. tak:

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej

Wybieranie wartości niższych niż średnia dla 2 różnych kategorii

Czyli magiczne właściwości filtru zaawansowanego

Na liczne prośby uczestników webinaru, którzy nie mają dostępu (i nie chcą mieć!) do Fecebooka, zamieszczam jedno z rozwiązań zadania samodzielnego, które zadałam podczas webinaru Filtr zaawansowany – zapomniane narzędzie Excela.

Chodziło o to, aby z zestawienia transakcji wybrać takie, które dotyczą batonów i wafli, ale tylko takich, których wartość transakcji była mniejsza niż średnia w ich kategorii. Czyli batony z wartością mniejszą niż średnia dla batonów, wafle – ze średnią mniejsza niż średnia wafli:

Autofiltr w prosty sposób sobie z tym nie poradzi, czas zatem na filtr zaawansowany!

Czytaj dalej

Wyodrębnianie daty urodzenia z nowego PESEL-u

Czyli jak działa funkcja LET

Nowa funkcja w Excelu, dostępna w subskrypcji (Microsoft365), świetnie się nadaje, gdy w jednej formule potrzebujemy wielokrotnie użyć tego samego fragmentu formuły (albo kilku tych samych). Funkcja ta nazywa ów fragment i pozwala od razu użyć powstałej nazwy. Dzięki temu nie wypisujemy wciąż tego samego.

„LET” omówię na przykładzie wyodrębniania daty urodzenia z PESEL-u – zarówno „nowego” (2000-2099), jak i „starego” (1900-1999).

Tak wygląda formatka z wynikiem:

MalinowyExcel Wyodrębniania daty urodzenia z PESELu funkcja LET - Wynik

Czytaj dalej

Przeszukiwalna lista rozwijana – 2 PROSTE sposoby

Czyli co zrobić, aby się nie narobić?

Tytuł artykułu jest dość przewrotny. Ostatnio opisywałam wiele metod na stworzenie przeszukiwalnej listy rozwijanej: metoda używająca formularza VBA, metoda wykorzystująca dynamiczne funkcje tablicowe w Microsoft365. Teraz przyszedł czas na coś prostszego.

Tylko to tak na prawdę nie będą żadne metody, tylko po prostu… użycie Excela online i Google Sheets :).

Czytaj dalej

Wykres kołowy czasem się nadaje

Czyli jak Excel może pomóc nam zmienić zachowania

Ten artykuł jest nietypowy – opisuje bowiem tworzenie praktycznego rozwiązania (a nie wybraną opcję, jak dotychczasowe na moim blogu).

Pokazuje, jak można wykorzystać Excela do (próby) zmian zachowań/działań. Opisywane rozwiązanie jest z życia wzięte. Zastosowałam je u jednego ze swoich klientów, który ma spore problemy ze ściągalnością płatności od swoich klientów. Klienci ci przyzwyczajeni są do tego, że otrzymują towar, a zapłacić mają później. I jakoś tak o tym drugim im się często zapomina, a podatki płacić trzeba.

Aby się z tym uporać, mój Klient wprowadził zasadę sprzedawania na przedpłaty. Wszystko byłoby fajnie, gdyby jeszcze handlowcy się do niej stosowali.

Niestety, zbyt często tego nie robią.

Próbowaliśmy wszystkiego: tłumaczenie problemu, nagrody, premie – nic nie działa. Nadal umawiają się z klientami na przelewy…

Pomyślałam więc, że dorzucę swoją – raportową – cegiełkę do tej układanki. Handlowcy kilka razy w tygodniu korzystają z Excela, w którym to postanowiłam umieścić… biofeedback. Ta nazwa bardzo ładnie mi tutaj pasuje. 😉 Jednym słowem: unaocznić skalę problemu.

Chodziło mi o to, aby handlowcy zobaczyli: sprzedajecie tyle, a za tyle nie mamy kasy. Przekaz miał być jak najprostszy i najbardziej zrozumiały – na pierwszy rzut oka miało być wiadomo, o co chodzi. Postanowiłam więc skorzystać z najbardziej powszechnych technik (niekoniecznie najlepszych).

I tak – wiem, spece od wizualizacji danych by mnie za to zlinczowali – zrobiłam wykres kołowy (jest powszechnie używany i zrozumiały) i posłużyłam się czerwonym i zielonym kolorem. Dorzuciłam miniraport dla bardziej dociekliwych. Wyszło tak:

Wykres kołowy czasem się nadaje WYNIK

Aby Cię, Czytelniku, nie zanudzić (rozwiązanie jest długie) – w tym artykule wymieniam kluczowe fragmenty tego rozwiązania. Natomiast całość możesz obejrzeć na filmie, który też znajdziesz poniżej.

Czytaj dalej