• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Kiedy pracownik może przejść na emeryturę? Określanie daty

Czyli dwie ciekawe funkcje daty

Załóżmy, że mamy określić daty, kiedy nasi pracownicy mogą przejść na emeryturę. Jedynym naszym kryterium w tym wypadku jest wiek i płeć pracownika. Czyli kobieta może przejść na emeryturę w wieku 60 lat, mężczyzna natomiast – w wieku 65 lat.

Dostajemy z systemu następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika
  • płeć,
  • rok, miesiąc i dzień urodzenia.

Na tej podstawie mamy określić kiedy pracownik może przejść na emeryturę. Chcemy dostać coś takiego:

Kiedy pracownik na emeryturę - Cel

Do tego obliczymy sobie jeszcze ile pełnych lat pracy zostało każdemu pracownikowi oraz zaznaczymy kolorem tych, którzy już osiągnęli wiek emerytalny.

Czytaj dalej

Jak zaokrąglić czas pracy w górę do 15 minut?

Czyli czas pracy tłumacza

Jakiś czas temu napisał do mnie czytelnik z prośbą o napisanie formuły, która będzie liczyła czas pracy tłumacza na takich zasadach:

  • czas pracy zaokrąglany w górę do pełnych 15 minut,
  • minimalny czas rozliczenia: 1 godzina

Pracujemy na takich danych, jak na obrazku i chcemy określić jakie wynagrodzenie należy się tłumaczowi za konkretne tłumaczenie:

Formatka

W tym wpisie pokażę Ci 2 sposoby na obliczenie wynagrodzenia. Pierwszy będzie zaokrąglał czas pracy. Drugi – będzie zaokrąglał wynagrodzenie.

Czytaj dalej

Odliczanie przerw od czasu pracy – różna długość przerw

Czyli idealne zastosowanie dla WYSZUKAJ.PIONOWO

Załóżmy, że w pewnej firmie, w zależności od czasu, jaki danego dnia pracownik ma pracować – należy mu się przerwa o różnej długości. Jeśli ma pracować krócej niż 6 godzin – przerwa w ogóle mu się nie należy. Jeśli między 6 a 8 – należy mu się pół godziny. Jeśli 8 lub więcej – godzina. Jest to jednak przerwa, za którą nie otrzyma wynagrodzenia (nie wliczana do czasu pracy). Należy zatem odliczyć ją od łącznego czasu pracy danego dnia. Naszym zadaniem jest rozliczenie czasu pracy pracowników z danego okresu i chcemy otrzymać 3 informacje:

  • łączny czas pracy,
  • długość przerwy,
  • płatny czas pracy.

Oto, co chcemy uzyskać:

Formatka

Formatka

Bring it on!

Czytaj dalej

Jak przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie?

Czyli excelowy sposób na Worda

Kiedy chcemy napisać pismo do wielu osób, różniące się tylko pojedynczymi wartościami – sięgamy po korespondencję seryjną w Wordzie.
I bardzo dobrze, do tego służy to narzędzie :). Te pojedyncze wartości z kolei przechowujemy w Excelu. Potem łączymy jedno z drugim w bardzo prosty sposób – nawet średnio-ogarnięty użytkownik Worda umie to zrobić – i mamy gotowy wynik.

Schody jednak zaczynają się, gdy do Worda mając trafić wartości takie jak procenty, daty czy duże liczby. Czyli takie, które powinny być sformatowane. Wtedy Word już tak pięknie nie współpracuje… Tak to może wyglądać:

Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej

Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej

 

Formatowanie oczywiście da się ustawić w Wordzie, ale tego już średnio-ogarnięty użytkownik Worda nie zrobi (jest to mega-dziwne). W Excelu zaś wystarczy użyć jednej prostej funkcji…

Czytaj dalej

Suma przeterminowanych należności

Czyli coś, czego nie wiesz o SUMIE.WARUNKÓW

Tę funkcję wszyscy znają. Należy ona do TOP10, no może TOP20 najczęściej używanych funkcji w Excelu. SUMA.WARUNKÓW, bo o niej mowa, jest bardzo prosta i niesamowicie użyteczna. Problem pojawia się jednak, gdy za jej pomocą chcemy podsumować wartości na podstawie komórek, które… nie mają wartości, są PUSTE.

Jakie wtedy zastosować kryterium?

Odpowiem na to pytanie w tym odcinku na przykładzie określania sumy przeterminowanych należności. Oto formatka:

Formatka

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej

Progi przeterminowanych faktur

Czyli grupowanie liczby dni przeterminowania

Prowadzimy listę faktur, na której kontrolujemy oczywiście ich terminy płatności. O tym, jak sprawdzić, czy faktura jest przeterminowana i zaznaczyć ją pięknym kolorkiem, już wcześniej pisałam. Dzisiaj natomiast będzie o tym, jak pogrupować przeterminowane faktury według liczby dni o jaką są przeterminowane. Konkretnie zastanowimy się nad formułą, ktą przy każdej fakturze określi jej status czy grupę przeterminowania, do której taka faktura należy. Otrzymane dane będzie można potem filtrować, sortować i oczywiście analizować formułami czy tabelą przestawną. Chcę otrzymać coś takiego:

Formatka z wynikiem

Formatka z wynikiem

Najpierw określimy liczbę dni, o jakie faktury są przeterminowane, a następnie owe grupy. Celowo wprowadziłam tutaj 2 kolumny, gdyż uważam, że informacja o liczbie dni przeterminowania jest istotna i użytkownik może chcieć ją znać. Oczywiście, jeśli tego nie będziecie potrzebować- wszystko można skompresować do jednej formuły i wyświetlić od razu grupę przeterminowania.

Czytaj dalej

Która data jest w przyszłym tygodniu?

Czyli formatowanie warunkowe z tygodniem zaczynającym się od poniedziałku

Załóżmy, że mamy spis faktur z ich terminami płatności:

Formatka

Formatka

Ponieważ płacimy faktury zawsze na czas (oby takich było jak najwięcej! :)), to chcielibyśmy wiedzieć, które z nich należy zapłacić w przyszłym tygodniu. Dobrze by było więc, aby przyszłotygodniowe faktury zostały jakoś wyróżnione na naszej liście. Wyróżnimy je oczywiście za pomocą formatowania warunkowego.

Na pierwszy rzut oka zadanie wydaje się prościutkie, ponieważ jeśli nasze terminy płatności są prawidłowymi datami (a są, no bo przecież jesteśmy świadomymi użytkownikami Excela :)), to formatowanie warunkowe zawiera wbudowaną funkcjonalność wyróżniania dat z przyszłego tygodnia. Ale, dla nas Polaków – ta funkcjonalność ma pewien minus, który może bardzo denerwować niektórych z nas  i jednocześnie uniemożliwiać korzystanie z tej funkcjonalności… Excel bowiem jest Amerykaninem, czyli zaczyna tydzień od niedzieli, a my, w Polsce, chcemy od poniedziałku.

Czytaj dalej

Numer FV staje się datą i jak to naprawić?

Czyli jak sobie radzić z niechcianą “pomocą” Excela?

Może być kilka sytuacji, w których się tak dzieje. Przychodzą mi do głowy dwie, a mianowicie:

  1. wpisujemy do Excela nr FV taki: 2017/10
  2. importujemy do Excela dane z zewnętrznych systemów, typu SAP, Optima czy inne

W pierwszym przypadku Excel próbuje “ułatwić nam życie” i domyśla się, że chcemy wpisać datę 1.10.2017 i na taką datę zmienia nam numer FV. Dotyczy to oczywiście numerów FV do 12, bo tyle mamy miesięcy. Jak wpiszemy 2017/25 to nic się nie stanie.

I to jest ok, po prostu trzeba mieć świadomość tego, że tak się dzieje. Rozwiązaniem będzie tutaj wpisanie apostrofu przed takim numerem, czyli coś takiego:

'2017/10

Excel potraktuje ten wpis jak tekst i nie ruszy go.

Gorzej jest w drugiej sytuacji, gdy już mamy w Excelu dany, co gorsza jak mamy ich bardzo dużo. Co wtedy?

Tutaj już trzeba z tej daty odzyskać numer FV za pomocą funkcji. I o tym będzie w tym wpisie.

Czytaj dalej

Wyświetlanie dnia tygodnia przy dacie – wyjustowane

Inspiracją do nagrania filmu zaprezentowanego w tym wpisie był wpis, w którym pokazywałam excelowy sposób na kontrolowanie okresowych badań lekarskich pracowników (lub dowolnych innych terminów;)).

Chodzi bowiem o to, aby ustalić taki format daty:

Docelowy format daty

Docelowy format daty

Czytaj dalej

Jak ustalić numer kwartału?

Czyli trochę o funkcji ZAOKR.GÓRA i WYBIERZ

Excel oferuje nam mnóstwo funkcji daty i czasu. Wystarczy tylko, że w prawidłowy sposób (tutaj dowiesz się jak) wpisać datę i użyć odpowiedniej funkcji, aby dowiedzieć się np. jaki miesiąc czy dzień tygodnia jest w tej dacie.

Inaczej sytuacja wygląda z kwartałem. Nie ma dedykowanej funkcji, która określa kwartał w tak prosty sposób, jak np. wspomniany rok. Sami więc musimy sobie z tym poradzić i taki sposób wymyślić. Na szczęście jest to bardzo proste i w dzisiejszym wpisie pokażę Ci na to 2 sposoby.

Malinowy Excel Jak ustalić kwartał w Excelu

Czytaj dalej