Czyli jak sprawić, aby Excel informował o statusie faktury: zapłacona/przeterminowana

Rok temu z kawałkiem opublikowałam artykuł, w którym zaproponowałam mechanizm sprawdzający czy faktura jest przeterminowana. Mechanizm działał, natomiast okazało się, że można go usprawnić. Kocham usprawnienia, więc chętnie poszłam za sugestią Marcina, który chciał mieć jeszcze informację, że faktura została już zapłacona. Czyli coś takiego:

Wynik

Takie usprawnienie jeszcze lepiej pozwala trzymać pieczę nad fakturami, a wymaga tylko kilku drobnych zmian… Na końcu artykułu oczywiście plik do pobrania 🙂

Zmiana 1.: dodatkowa kolumna

Aby kontrolować, czy faktura została zapłacona, należy dorzucić kolumnę Data płatności. Jeśli znajdzie się w niej data – oznacza to, że płatności dokonano. Formatka powinna mieć więc takie kolumny, jak na obrazku powyżej.

Zmiana 2. Formuły

Dwie formuły wymagają modyfikacji:

1. Status – dochodzi nam drugi status: „zapłacona”

2. Liczba dni po terminie: ta kolumna informuje o tym, ile upłynęło już dni po terminie, a faktura nadal jest niezapłacona. Jeśli więc zostanie zapłacona (nawet po terminie), to chcemy tutaj wyświetlić zero.

A więc status.

Logika jest taka, że jeśli faktura została zapłacona, to chcemy wświetlić słowo „zapłacona”. Jeśli nie została zapłacona, to może być już przeterminowana i wtedy wyświetlamy status „przeterminowana”, albo może jeszcze up to date. Wtedy nie chcemy wyświetlać nic. Formuła, która to zrobi jest taka (komórka E6 w formatce na pierwszym obrazku):

=JEŻELI(D6>0;"zapłacona";JEŻELI(C6<$D$3;"przeterminowana";""))

Oczywiście jeśli wolicie inne opisy słowne – zmieniajcie według uznania.

Teraz liczba dni po terminie.

Liczba ta ma się wyświetlać wtedy, gdy faktura nie została zapłacona, czyli nie ma daty płatności, i termin jej płatności jest mniejszy niż dzisiejsza data (ja ją mam na formatce w komórce D3, ale oczywiście możesz użyć funkcji DZIŚ). W przeciwnym wypadku nie chcemy liczyć dni, czyli wpiszemy po prostu zero. Poniższa formuła to sprawdzi i wyliczy liczbę dni przeterminowania:

=JEŻELI(ORAZ(C6<$D$3;D6=0);$D$3-C6;0)

Zmiana 3. formatowanie warunkowe

Ostatnia zmiana to rozszerzenie zakresu formatowania warunkowego. Powinien on ogarniać cały zakres tabeli z fakturami. Ja w swoim pliku (do pobrania na końcu artykułu), posłużyłam się narzędziem tabela, które jest o tyle cudowne, że samo zwiększa swój rozmiar. Jeśli natomiast nie używacie tego narzędzia – koniecznie zmieńcie zakres formatowania warunkowego. A robi się to tak:
1. zaznacz zakres B6:F16 (na formatce u mnie) – dla tego zakresu będziesz pokazywać reguły formatowania warunkowego

2. Wejdź do Narzędzia główne/ Formatowanie warunkowe/ Zarządzaj regułami

3. W polu Dotyczy zaznacz nowy zakres, którego ma dotyczyć formatowanie. Powinien się on sam zmienić, jeśli dodaliście kolumnę między istniejącymi kolumnami. Jeśli za danymi – trzeba zmienić zakres:

Zmiana zakresu formatowania warunkowego

No i tak na prawdę to tyle. Jedna kolumna gratis i zmiana w 2 formułach. That’s it!

I wersja wideo: