Pracownicy naszej firmy zapisują się (lub są zapisywani) na szkolenia. Wszystkie te dane mamy zgromadzone w tabeli. Dysponujemy danymi pracownika, nazwą szkolenia, jego datą rozpoczęcia i zakończenia.
Zdarzają się błędy przypisań: pracownik może być zapisany na szkolenia nakładające się na siebie. Chcemy stworzyć mechanizm, który będzie wyłapywał te błędy.
Pracę taką, niestety, musimy wykonywać co najmniej raz w miesiącu. Przyda się zatem rozwiązanie z kategorii co-zrobić-aby-się-nie-narobić. Power Query przyjdzie nam z pomocą. Oto formatka:
Czyli najprostszy z możliwych sposobów na łączenie danych z plików
Jeśli masz w jednym folderze wiele plików o tej samej strukturze – możesz szybko połączyć dane z tych plików w jeden zbiorczy plik. Potrzebujesz tylko Power Query i dosłownie kilka kliknięć myszką.
W moim przykładzie są dane sprzedażowe poszczególnych przedstawicieli handlowych – każdy ma swój plik nazwany jego imieniem. W każdym z tych plików znajduje się jeden arkusz, nazwany Sales, gdzie jest zakres z danymi do scalenia.
W poprzednim wpisie pokazywałam jak wyłapać klientów/ pacjentów, którzy byli u nas tylko raz, nawet, jak jednego dnia kilka razy. Są oni dla nas jednorazowymi klientami i chcemy ich dalej analizować. Ostatnio pokazywałam metodę używającą tabel przestawnych i funkcji LICZ.JEŻELI, która była świetna, jeśli nie mamy Power Query 🙂
Dzisiaj natomiast pokażę Wam (i to dosłownie, bo na filmie) rozwiązanie tego samego zadania tylko za pomocą Power Query. To rozwiązanie z kolei jest idealne, gdy wiemy, że takie dane będziemy wyciągać wielokrotnie. Zapytanie PQ wystarczy bowiem tylko odświeżyć i voila! Uwielbiam to 🙂
Ostatnio na blogu pojawił się pierwszy wpis o Power Query, w którym pokazywałam jak wybrać z listy klientów, którzy mają przypisane różne numery ID. Dziś drugi wpis o tym narzędziu, a z pewnością będzie pojawiało się ich więcej, ponieważ PQ jest przyszłością Excela. W wielu sytuacjach może zastąpić pisanie makr, a jest od nich zdecydowanie łatwiejsze i, aby go używać, nie trzeba mieć nie wiadomo jakich umiejętności. Wręcz powiedziałabym, że mnóstwo rzeczy da się “wyklikać” z menu. Jeden z takich przykładów prezentuję w dzisiejszym wpisie. A ponieważ zdaję sobie sprawę, że dla wielu z Was PQ jest to całkowicie nowym narzędziem – prezentowany case opisałam bardzo szczegółowo.
Niedawno nagrałam film na YB, w którym pokazywałam metodę na wyodrębnienie klientów, którym zostało przypisanych kilka numerów, a powinien być tylko jeden. W filmie pokazywałam metodę bardzo prostą: najpierw formułami wyodrębniłam wszystkich poprawnych i niepoprawnych klientów, następnie filtrem wybrałam tylko tych błędnych, a na koniec za pomocą narzędzia usuń duplikaty wyciągnęłam unikalne wpisy tych błędnych. Metoda prosta jak budowa cepa i skuteczna 🙂 Zobaczcie sami:
Takie rozwiązanie przyszło mi na szybko i załatwiło problem, z którym zgłosiła się do mnie Agnieszka – uczestniczka jednego z moich szkoleń. Natomiast przyznam szczerze, że nie byłam z tego rozwiązania zadowolona. Miało ono zbyt dużo kroków. Ja lubię tworzyć rozwiązania, które w przyszłości da się łatwo wykorzystać ponownie z minimalnym, a najlepiej żadnym effortem. To zdecydowanie takie nie było, więc siedziało mi w głowie i nie dawało spokoju 🙂 Wiedziałam, że lepsze i łatwo-powtarzalne rozwiązanie istnieje. Nie chciałam zaraz pisać makra, bo to byłoby pójście trochę na łatwiznę 🙂 Pomyślałam więc o Power Query, którego kilka dni wcześniej zaczęłam się uczyć. I wymyśliłam 🙂 Tym właśnie rozwiązaniem chciałabym się dziś z Wami podzielić. Przyznam się, że bardzo to narzędzie polubiłam i widzę w nim ogromny potencjał. Dlatego na blogu sukcesywnie będę coraz więcej o nim pisać 🙂
Bez zbędnych wstępów od razu przejdę do rzeczy. Power Query jest dodatkiem do Excela dla wersji 2010 i 2013. Jeśli masz wersję 2016 lub wyższą – jest już w nią wbudowane i nie ma konieczności instalowania niczego. Zajmę się więc wersjami 2010 i 2013.
Sprawdzenie wersji Excela: 32- czy 64-bit?
Sam dodatek Power Query należy pobrać ze strony Microsoftu, natomiast zanim się do tego zabierzemy -warto wiedzieć którą wersję Excela mamy: 32- czy 64-bit. Zapewne masz wersję 32-bitową, natomiast warto to sprawdzić.
Mam na imię Malina. Jestem trenerką i zagorzałą fanką Excela. Wierzę, że każdy może się nauczyć tego fantastycznego programu. Jak? Od tego własnie jestem :). Więcej o mnie ->
