Czyli korespondencja seryjna w Excelu

Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy wszystkim pracownikom dać 10% podwyżki (lubię sobie wyobrażać takie sytuacje:)). Wszystko cudownie, ale wymaga to od nas stworzenia całej masy papierków, między innymi pisemną informację dla pracownika o tym fakcie. Chcemy mieć taką informację wydrukowaną na papierze, no więc nic prostszego – idealna sytuacja dla korespondencji seryjnej w Wordzie. Ale… dostaliśmy od przełożonej jedyną słuszną formatkę, tylko, że… w Excelu. Ma być taka i koniec.

No i zonk: jak zrobić korespondencję seryjną w Excelu???

Na szczęście jest rozwiązanie, tylko wymaga napisania makra.

Wynik

Plik, w którym będziemy działać składa się z 2 arkuszy:

1. Wniosek
2. Dane

W pierwszym z nich – Wniosek – znajduje się formatka do zadania:

Formatka wniosku

W drugim zaś – Dane – dane pracowników, którymi będą zasilane żółte pola we wniosku. Dane te umieściłam w tabeli o nazwie tbOsoby:

Tabela z danymi zasilającymi wniosek

Aby rozwiązać problem korespondencji seryjnej, wymyśliłam, że będę tworzyć oddzielne arkusze dla każdego pracownika z odpowiednimi jego danymi w żółtych komórkach:

• F9 to imię i nazwisko,
• F12 to nowe wynagrodzenie.

Czyli zadaniem makra będzie skopiowanie arkusza, nazwanie go imieniem i nazwiskiem pracownika oraz wpisanie danych pracownika w żółte komórki. Tyle.

Omówienie kodu

Jak już logikę znamy, to przejdę do omówienia kodu.

Cała procedura (sub) nazywa się Korespondencja. Zaraz potem następuję zdefiniowanie zmiennych i wyłączenie odświeżania ekranu (żeby okienka nie mrugały). Odpowiada za to tenkod:

Sub Korespondencja()
    Dim Zakres As Range, Czlowiek As String, Stawka As Double
    Dim ArkWniosek As Worksheet, ArkNowy As Worksheet
    Dim Licznik As Long, Wierszy As Long
    
    Application.ScreenUpdating = False

Następnie jest przypisanie zakresów do zmiennych (oczywiście wszelkie nazwy arkuszy czy tabel muszą być takie same, jak w arkuszu – uważaj na to) i od razu policzenie dla ilu osób powinien się stworzyć nowy arkusz. Odpowiada za to zmienna Wierszy, ponieważ jest to tak na prawdę liczba wierszy w tabeli z imionami i nazwiskami (tbOsoby):

    Set ArkWniosek = Sheets("Wniosek")
    Set Zakres = Sheets("Dane").Range("tbOsoby")
        Wierszy = Zakres.Rows.Count

Kolejny etap to już pętla For, która przelatuje po tabeli tbOsoby i w pierwszym kroku przypisuje do zmiennych Czlowiek i Stawka wartości kolejno z niej odczytane:

    For Licznik = 1 To Wierszy
        Czlowiek = Zakres.Cells(Licznik, 1).Value
        Stawka = Zakres.Cells(Licznik, 2).Value

Dalej następuje kopiowanie arkusz z wnioskiem (skopiowany arkusz to od tej pory ArkNowy i UWAGA! Nazwy tych arkuszy muszą być unikalne – jak każdego arkusza w Excelu!) i zmiana jego nazwy na imię i nazwisko pracownika, oraz wpisanie odpowiednich wartości do żółtych komórek:

        ArkWniosek.Copy After:=ArkWniosek
            Set ArkNowy = Sheets(ArkWniosek.Index + 1)
            ArkNowy.Name = Czlowiek
        
        ArkNowy.Range("F9").Value = Czlowiek
        ArkNowy.Range("F12").Value = Stawka
     Next

Na koniec to już tylko aktywowanie głównego arkusza Wniosek i włączenie odświeżania ekranu (żeby okienka mrugały):

    ArkWniosek.Activate
    
    Application.ScreenUpdating = True
    
End Sub

Kod w całości wygląda tak:

Sub Korespondencja()
    Dim Zakres As Range, Komorka As Range, Czlowiek As String, Stawka As Double
    Dim ArkWniosek As Worksheet, ArkNowy As Worksheet
    Dim Licznik As Long, Wierszy As Long
    
    Application.ScreenUpdating = False
    
    Set ArkWniosek = Sheets("Wniosek")
    Set Zakres = Sheets("Dane").Range("tbOsoby")
        Wierszy = Zakres.Rows.Count
    
    For Licznik = 1 To Wierszy
        Czlowiek = Zakres.Cells(Licznik, 1).Value
        Stawka = Zakres.Cells(Licznik, 2).Value
        
        ArkWniosek.Copy After:=ArkWniosek
            Set ArkNowy = Sheets(ArkWniosek.Index + 1)
            ArkNowy.Name = Czlowiek
        
        ArkNowy.Range("F9").Value = Czlowiek
        ArkNowy.Range("F12").Value = Stawka
        
    Next
    
    ArkWniosek.Activate
    
    Application.ScreenUpdating = True
    
End Sub

W wyniku działania makra otrzymujemy tyle nowych arkuszy, ilu było pracowników na liście. Teraz, jeśli ich wszystkich chcemy wydrukować (nieistotne, czy na papierze, czy do PDF), wystarczy zaznaczyć te arkusze, które chcemy drukować i wybrać odpowiednią opcję drukowania (omawiam to niżej).

To, że że każdego mamy w oddzielnym arkuszu może Wam się wydać przerażające, na szczęście Excel umożliwia nam łatwą nawigację po arkuszach. Służą do tego strzałki obok kart arkuszy (wersja dla Excela 2013 w górę):

Strzałki nawigacji między arkuszami (wersja 2013 i wyższe)

W Excelu 2007 i 2010 wygląda to nieco inaczej:

Strzałki nawigacji między arkuszami 2007 i 2010

W Excelu 2013 i wyższych, aby przejść do ostatniego arkusza trzeba przycisnąć klawisz Ctrl i nacisnąć strzałkę w prawo (jak na rysunku), a w niższych wersjach jest do tego dedykowana strzałeczka: z pionową kreską (coś jak przewijanie filmu).

Analogicznie sytuacja wygląda z nawigowaniem do pierwszego arkusza.

Dodatkowo, żeby zaznaczyć arkusze od – do, należy:

1. wskazać pierwszy z nich (w tym przypadku będzie arkusz dla pierwszej osoby, zaraz po arkuszu Wniosek),
2. przytrzymać klawisz Shift,
3. zaznaczyć ostatni arkusz.

A jeśli chcecie zaznaczać tylko wybrane arkusze – wskazujecie je i jednocześnie trzymacie klawisz Ctrl.

A więc jak już zaznaczyliśmy te arkusze, które chcemy drukować – kwestia odpowiednich ustawień drukowania (skrót klawiszowy do drukowania to Ctrl + p, lub Plik/Drukuj):

Ustawienia drukowania

Numer 2 na obrazku powyżej o wybór drukarki (ja wybrałam druk do PDF), a nr 3 to właśnie opcja Drukuj aktywne arkusze, którą trzeba zaznaczyć, aby wydrukować wszystkie zaznaczone arkusze na raz. Kocham tę opcję, zwłaszcza, że jest domyślna :).

No i tyle. Drukowania nie wrzucałam do makra, ponieważ pomyślałam, że wolę zostawić Wam dowolność w sposobie drukowania, jednocześnie zachowując prosty kod.

Jeśli chcesz zobaczyć krok po kroku jak napisać kod, polecam film: