Archiwum kategorii: Tabele przestawne

Pokaż miesiące, w których nie ma sprzedaży w tabeli przestawnej

przez | | ,
2 komentarze

Czyli jedna prosta opcja, którą będziesz wychwalać pod niebiosa 🙂

Jak dowiedziałam się o tej opcji – cieszyłam się jak małe dziecko! Ileż razy wstawiałam do danych sztuczne dane tylko po to, aby w tabeli przestawnej wyświetlić każdy miesiąc – nawet taki, w którym nie było sprzedaży… Jak się okazuje – wcale nie trzeba tak robić :). Wystarczy włączyć prostą opcję w tabeli przestawnej.

Jeśli tej opcji nie włączymy, wynik zarówno tabeli przestawnej i wykresu przestawnego może być taki:

Wyświetlanie miesiący bez sprzedaży tabela przestawna - przedstawienie problemu

Miesiące bez sprzedaży nie są wyświetlane…

A tak nie chcemy – łatwiej będzie nam analizować sprzedaż klientów po miesiącach, kiedy będziemy widzieli wszystkie 12 miesięcy, a nie tylko te, w których była sprzedaż. Brak sprzedaży w danych miesiącach jest ważną informacją!!!

A jak jeszcze dorzucimy sobie np. fragmentator, aby łatwo filtrować dane – wykres będzie brzydko “skakał”…

Ok, zobacz więc co to za opcja 🙂

Czytaj dalej →

Oddziel dane od analizy!

przez | | , , ,
Dodaj komentarz

Czyli dlaczego warto korzystać z prawidłowego zakresu danych i co dalej z nim robić?

Jakiś czas temu opublikowałam na blogu TEN WPIS, a raczej film na Youtoubie, w którym pokazywałam formułę tablicową obliczającą czas pracy w projektach. Jak to formuła tablicowa – skomplikowana sama w sobie. Ale dało radę.

Natomiast pojawiła się potrzeba rozszerzenia funkcjonalności tabeli gromadzącej dane, a co za tym idzie – formuły. Chodziło o to, że jedne pracownik może pracować jednego dnia w kilku projektach. Czyli w jednej rubryce (dziennej), trzeba było jakoś umieścić dane o kilku projektach.

“O rety!” – pomyślałam. “Co to za monstrum wyjdzie! Funkcje VBA mi najłatwiej stworzyć do tego, albo megaskomplikowaną formułę tablicową…”

“O nie! Nie będę się tak męczyć. To przerost formy nad treścią!” myślałam dalej :).

Zobacz, była taka tabelka:

Pierwotna tabelka

Pierwotna tabelka

Gdzie A1, A2 itp. to nazwy projektów, a liczba przed nimi – czas pracy. A chodzi o to, żeby było np.: 4A1; 3A2; 1A3.

Da się prościej. Tylko trzeba przerobić koncepcję.

Czytaj dalej →

Ile pracowników pracuje w dziale?

przez | | ,
2 komentarze

Czyli ciut-ciut o modelu danych…

Zadanie jest proste: mamy listę pracowników, na której zamieszczona jest informacja o wypłaconych w danym dniu wynagrodzeniach. Dane dotyczą pierwszego półrocza 2019. My chcemy się dowiedzieć, ile osób pracowało w tym okresie w konkretnych działach firmy?

Takie podsumowanie chcemy uzyskać:

Wynik

Wynik

Zaczynamy!

Czytaj dalej →

Wiele bliźniaczych raportów tabeli przestawnej?

przez | | ,
4 komentarze

Czyli pokaż strony filtru raportu

Załóżmy, że analizujemy sprzedaż produktów w naszej firmie. Sprzedają oczywiście handlowcy i to właśnie analiza tego, jak i co sprzedają nas bardzo interesuje. Chcemy się dowiedzieć, jak każdy z tych handlowców sprzedaje produkty: ilościowo, wartościowo i jak to wygląda po miesiącach.

Żeby ułatwić sobie analizę – chcemy mieć identyczny raport dla każdego handlowca, ale każdy w innym arkuszu. I to najlepiej nazwanym tak, jak imię i nazwisko handlowca. Czyli coś takiego:

Wynik

Wydaje się dużo pracy? A wcale nie! Wystarczy sprytnie ustawić tabelę przestawną i wykorzystać jedną jej opcję…

Czytaj dalej →

Dynamiczne źródło tabeli przestawnej

przez | | ,
Dodaj komentarz

Czyli o tabelach słów kilka…

Często potrzebujemy dopisać dane do źródła tabeli przestawnej, które mamy w Excelu. Chcielibyśmy, aby po odświeżeniu tej tabeli – dopisane dane pojawiły się w tabeli przestawnej. Problem jednak polega na tym, że to samo z siebie się nie dzieje i zazwyczaj nieźle kombinujemy, aby nowe dane tam umieścić: 1) ręcznie zwiększamy zakres tabeli przestawnej, 2) wstawiamy dane w środek zakresu źródłowego czy 3) opieramy tabelę przestawną na całych kolumnach arkusza.

Każde z tych rozwiązań ma jednak swoje wady: ręczne zwiększanie zakresu jest niewygodne i nie radzi sobie z kilkoma tabelami opartymi na danych, wstawianie danych w środek jest niewygodne, a korzystanie z całych kolumn arkusza przykładowo generuje mnóstwo pustych rekordów.

Jak więc żyć? 😉 Jest na to jeden bardzo prosty sposób – obiekt TABELA! Dzięki niemu wystarczy, że odświeżymy tabelę przestawną, a nowo dopisane dane same do niej wskoczą.

Określanie źródła TP

Let’s begin!

Czytaj dalej →

Jak nie wyświetlać napisu (puste) w tabeli przestawnej?

przez | | , , , ,
8 komentarzy

Czyli czasem trzeba trochę oszukać 🙂

Mamy dane źródłowe, z których chcemy stworzyć tabelę przestawną. Są to dane sprzedażowe: produkty, ilości, wartości, kategorie tych produktów… Nie wszystkie jednak kategorie są uzupełnione w źródle (żółte pola po lewej), co tabela przestawna wyświetla tak, jak na obrazku poniżej (żółte pole po prawej):

Formatka

Formatka

Wszystko ok, kategorie dla czekolad faktycznie są puste, ale na raporcie nie chcemy, aby ten zapis (puste) się wyświetlał. Chcemy, aby kategoria faktycznie była pusta, czyli żeby nic w komórce nie było napisane. Jak to zrobić? Czytaj dalej 🙂

Czytaj dalej →

Klient, który był u nas tylko raz – jak takich wyłapać?

przez | |
Dodaj komentarz

Czyli trochę o tabelach przestawnych, jako narzędziu roboczym

Przed Wami zadanie, które idealnie nadaje się do rozwiązania dla Power Query. Są dane wejściowe, które chcemy “obrobić” i jak najszybciej uzyskać pożądany wynik (hehe, a z którymi danymi tego nie chcemy zrobić?:)). W dzisiejszym wpisie jednak rozwiążę to zadanie wykorzystując tabele przestawne. Chcę bowiem pokazać Wam, że świetnie nadają się one nie tylko do raportowania, ale też jako narzędzie robocze. Wiele osób boi się tabel przestawnych, traktując je jak swojego rodzaju tabu i coś, co tylko zaawansowani użytkownicy znają i używają. Tymczasem są one prostym i bardzo przyjaznym narzędziem, mającym wiele ciekawych właściwości, które można wykorzystywać w wielu sytuacjach. A tak samo łatwo się je tworzy i usuwa. Nic nie popsujemy 🙂 No i są one dostępne w każdej wersji Excela.

Załóżmy, że analizujemy klientów przychodni lekarskiej. Chcemy wyłapać tych, którzy byli u nas tylko raz, przy czym tego jednego razu mogli być na kilku wizytach, ale zawsze jednego dnia. Czyli tak, jak na obrazku poniżej – klient oznaczony niebieską ramką był jednego dnia (2017-04-22) na 3 wizytach i oprócz tego nigdy więcej. O takich właśnie nam chodzi.

Formatka

Formatka

Czytaj dalej →

Regiony alfabetycznie w tabeli przestawnej?

przez | |
Dodaj komentarz

Czyli sortowanie list niestandardowych w tabeli przestawnej

Excel doskonale zna nazwy i kolejność np. dni tygodni czy miesięcy. Żeby się o tym przekonać, wystarczy wpisać w dowolną komórkę dowolny dzień tygodnia i przeciągnąć ten wpis do kolejnych komórek. Excel tę kolejność zna, ponieważ ma zdefiniowane listy niestandardowe, które o tym mówią. Mało tego – my użytkownicy możemy stworzyć swoje własne listy, np. z działami naszej firmy, czy regionami sprzedaży (opisywałam to tutaj). Natomiast jak już chcemy nasze dane posortować według np. dni tygodnia – Excel głupieje i sam z siebie tego nie zrobi. Trzeba zastosować metodę, którą opisywałam tutaj. Natomiast już w tabelach przestawnych Excel sobie “przypomina”, że przecież zna kolejność dni tygodnia i sam z siebie sortuje według nich tabelę przestawną. Bez naszej ingerencji. Problem jednak pojawia się, gdy nie chcemy, aby tak sortował, ponieważ akurat kolejność naszych regionów sprzedaży chcemy mieć w tym wypadku alfabetyczną …

Takie coś chciała jedna z uczestniczek szkolenia Excel w HR, które prowadziłam. Przyznam, że nie wiedziałam tego od tak i chwilkę pogrzebałam… Odpowiedź okazała się bardzo prosta. Zobaczcie sami!

Czytaj dalej →

Mediana w tabeli przestawnej?

przez | | , , , ,
2 komentarze

Ostatnio jedna z uczestniczek prowadzonego przeze mnie szkolenia Excel w dziale HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć. 😉 Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę 😉 Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Mediana w tabeli przestawnej - dane źródłowe

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Mediana w tabeli przestawnej - wynik

Wynik

Czytaj dalej →

Tabela przestawna pokazuje w filtrach elementy usunięte ze źródła danych!

przez | |
15 komentarzy

Jeśli często pracujecie z tabelami przestawnymi, to pewnie też natknęliście się na ten problem. Macie tabelę opartą na źródle danych w arkuszu, usuwacie jakieś dane z tego źródła, odświeżacie tabelę i… w filtrze w tabeli przestawnej te usunięte dane cały czas są!!! Grrr! Oczywiście tabela ich nie wyświetla, bo ich nie ma, ale na filtrach są. To jak w końcu? Są, czy ich nie ma? No…i są, i nie ma 🙂

Oczywiście przydałoby się, aby ich na dobre nie było! W tym wpisie pokażę, jak to zrobić. A jest to jedna bardzo prosta opcja 🙂

Czytaj dalej →