Zadanie jest proste: mamy listę pracowników, na której zamieszczona jest informacja o wypłaconych w danym dniu wynagrodzeniach. Dane dotyczą pierwszego półrocza 2019. My chcemy się dowiedzieć, ile osób pracowało w tym okresie w konkretnych działach firmy?
Takie podsumowanie chcemy uzyskać:
Wynik
Zaczynamy!
Webinar Tabele przestawne w Excelu – od początku już się odbył, ale nic straconego! Możesz go kupić tutaj!
Na webinarze powiedzieliśmy o tym, jak tworzyć tabele przestawne w Excelu i z plików Excela. Skupiliśmy się na zrozumieniu narzędzia, jakim są tabele przestawne, nauczyliśmy się je układać, filtrować i formatować. Jest to cudowny wstęp do dalszej pracy z tym najpotężniejszym excelowym narzędziem analitycznym.
A żeby być na bieżąco z kolejnymi webinarami – zapisz się na newsletter, to będę Ci o nich przypominała :).
Zazwyczaj kiedy wykonujemy operacje na czasie, np. chcemy policzyć czas trwania jakiejś czynności – wystarczy nam proste odejmowanie godzin. Wynik jaki otrzymamy jest liczbą dziesiętną, czyli inną godziną, tradycyjnie wyświetlaną w formacie czasu, czyli 02:45. Natomiast nie zawsze chcemy tak ją wyświetlać.
Załóżmy, że tworzymy grafik czasu pracy. w którym chcemy zaznaczyć wszystkie godziny nadliczbowe (ponad 8h), ale w postaci takiej, że minuty będą wyświetlane jako część godziny. Czyli np. 02:45 → 2,75.
Excel sam z siebie godziny wyświetla jako części doby, a my potrzebujemy tutaj wyświetlić minuty, jako części godziny. Dość nietypowo, ale spokojnie do zrobienia :). Oto nasza formatka z wynikiem, jaki chcemy uzyskać:
Załóżmy, że analizujemy sprzedaż produktów w naszej firmie. Sprzedają oczywiście handlowcy i to właśnie analiza tego, jak i co sprzedają nas bardzo interesuje. Chcemy się dowiedzieć, jak każdy z tych handlowców sprzedaje produkty: ilościowo, wartościowo i jak to wygląda po miesiącach.
Żeby ułatwić sobie analizę – chcemy mieć identyczny raport dla każdego handlowca, ale każdy w innym arkuszu. I to najlepiej nazwanym tak, jak imię i nazwisko handlowca. Czyli coś takiego:
Wydaje się dużo pracy? A wcale nie! Wystarczy sprytnie ustawić tabelę przestawną i wykorzystać jedną jej opcję…
Załóżmy, że chcemy przedstawić dużo danych, np. sprzedaż produktów w pewnym okresie. Produktów mamy dużo, jedne się sprzedają lepiej, inne gorzej, inne w ogóle. Co pewien czas mamy stworzyć wykres (słupkowy) sprzedających się produktów. Zerowa sprzedaż nas nie interesuje.
Gdyby zrobić wykres ze wszystkich danych – te zerowe też byłyby widoczne. Nam natomiast chodzi o proste rozwiązanie, bez specjalnego kombinowania, które pokaże jedynie wartości większe od zera. Czyli coś takiego:
Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste – wystarczy posłużyć się obiektem tabela… Rozwiązanie będzie wtedy dynamiczne, a dzięki autofiltrom dostaniem jeszcze za darmo mechanizm odświeżania wykresu.
Zapraszam Cię na bezpłatny webinar Jak zastąpić funkcję JEŻELI?. Na webinarze pokażę Ci funkcje, których z powodzeniem można używać zamiast JEŻELI. Jestem przekonana, że wiele z nich znasz, ale nie wiedziała(e)ś, że można ich właśnie tak użyć. A inne – no cóż – są rzadziej używane, ale też się nadają :).
Wpadaj koniecznie, tylko najpierw się zapisz TUTAJ, ponieważ tylko zapisane osoby dostaną komplet plików excelowych i notatkę PDF. Na webinarze będzie też praca domowa do samodzielnego pokombinowania. Przykładowe rozwiązanie zaprezentuję na grupie Malinowy Excel na Facebooku, także zachęcam do dołączenia tutaj.
Do zobaczenia na webinarze!
Chciałabym zawsze wiedzieć, jaka jest ostatnia transakcja na mojej liście. Konkretnie interesuje mnie jej numer i wartość (chcę je widzieć nad zakresem, w żółtych komórkach). Zestaw danych mam w zwykłym zakresie, o taki:
Formatka i wynik
Ma to działać tak, że jak dopiszę dane do tego zakresu – to właśnie te dopisane, czyli ostatnie, mają się pojawić w żółtych komórkach. Dokonam tego za pomocą nazewnictwa. Najpierw pokażę jak to zrobić dla konkretnego arkusza, w którym jesteśmy (i tylko dla niego!), a potem – jak to zrobić do każdego, niezależnie jak się nazywa (jeśli układ arkusza jest analogiczny).
Zwłaszcza w dużych, tj. długich i/lub szerokich arkuszach często korzystamy z autofiltru albo grupowania danych. Oba te sposoby w szybki i łatwy sposób umożliwiają ukrycie niepotrzebnych w danej chwili danych, a potem szybkie ich pokazanie (o grupowaniu mówiłam dużo podczas webinaru Przydatne narzędzia). Oto przykłady użycia tych narzędzi:
Gdy kopiujemy dane przefiltrowane – wszystko pięknie działa, ponieważ kopiujemy tylko widoczne komórki. Domyślnie. Gdy jednak to samo chcemy zrobić na danych zgrupowanych – Excel kopiuje wszystko: zarówno widoczne, jak i ukryte komórki…
W tym wpisie pokażę Wam 3 sposoby na to, aby przechytrzyć Excela i skopiować tylko to, co widać, gdy dane są zgrupowane..
Zazwyczaj odchylenia od planu sprzedaży prezentujemy tak, aby było widać jego kierunek: na plus czy na minus. Używamy do tego najczęściej ikon formatowania warunkowego (strzałek, świateł ulicznych), formatowania niestandardowego, czy po prostu zwykłych procentów. I super, to są jak najbardziej skuteczne sposoby na wizualizację różnic/odchyleń. Stosujemy je, gdy chcemy się zorientować raczej w dużym obrazku – na zasadzie: dobrze/źle.
Natomiast odchylenia te możemy zaprezentować też w nieco inny sposób wtedy, gdy zależy nam na ich bardziej wnikliwej analizie. Możemy wtedy skorzystać z takich pasków danych:
Dzięki nim nadal widzimy dość duży obrazek, ale też na pierwszy rzut oka dostajemy dodatkową informację: porównanie wykonania planu przez handlowców. Dostajemy to niejako gratis, właśnie dzięki temu sposobowi zaprezentowania wyników.
Na ostatnim webinarze o konwersji liczb przechowywanych jako tekst na liczby, Bill Szysz wspomniał o metodzie konwersji, o której nie miałam zielonego pojęcia. Metoda ta wykorzystuje schowek pakietu Office i jest mega-szybka! Postanowiłam się nią z Wami podzielić – zależy mi, abyście ją znali – jest super!
Schemat działania
Mam na imię Malina. Jestem trenerką i zagorzałą fanką Excela. Wierzę, że każdy może się nauczyć tego fantastycznego programu. Jak? Od tego własnie jestem :). Więcej o mnie ->
