• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Wykres kołowy czasem się nadaje

Czyli jak Excel może pomóc nam zmienić zachowania

Ten artykuł jest nietypowy – opisuje bowiem tworzenie praktycznego rozwiązania (a nie wybraną opcję, jak dotychczasowe na moim blogu).

Pokazuje, jak można wykorzystać Excela do (próby) zmian zachowań/działań. Opisywane rozwiązanie jest z życia wzięte. Zastosowałam je u jednego ze swoich klientów, który ma spore problemy ze ściągalnością płatności od swoich klientów. Klienci ci przyzwyczajeni są do tego, że otrzymują towar, a zapłacić mają później. I jakoś tak o tym drugim im się często zapomina, a podatki płacić trzeba.

Aby się z tym uporać mój Klient wprowadził zasadę sprzedawania na przedpłaty. Wszystko byłoby fajnie, gdyby jeszcze handlowcy się do niej stosowali.

Niestety, zbyt często się nie stosują.

Próbowaliśmy wszystkiego: tłumaczenie problemu, nagrody, premie – nic nie działa. Nadal umawiają się z klientami na przelewy…

Pomyślałam więc, że dorzucę swoją – raportową – cegiełkę do tej układanki. Handlowcy kilka razy w tygodniu korzystają z Excela, w którym to postanowiłam umieścić… biofeedback. Ta nazwa bardzo ładnie mi tutaj pasuje ;). Jednym słowem: unaocznić skalę problemu.

Chodziło mi o to, aby handlowcy zobaczyli: sprzedajecie tyle, za tyle nie mamy kasy. Przekaz miał być jak najbardziej prosty i zrozumiały na pierwszy rzut oka. Postanowiłam więc skorzystać z najbardziej powszechnych technik (niekoniecznie najlepszych).

I tak, wiem, spece od wizualizacji danych by mnie za to zlinczowali: zrobiłam wykres kołowy (jest powszechnie używany i zrozumiały), korzystając z czerwonego i zielonego koloru. Dorzuciłam mini-raport dla bardziej dociekliwych, i wyszło tak:

Wykres kołowy czasem się nadaje WYNIK

Aby Cię Czytelniku nie zanudzić (rozwiązanie jest długie) – w tym artykule wymieniam kluczowe fragmenty tego rozwiązania. Natomiast całość możesz obejrzeć na filmie, który znajdziesz poniżej.

Czytaj dalej

Przekreślenie całej komórki, a nie tylko jej wartości

Czyli formatowanie warunkowe i niestandardowe w akcji

Załóżmy, że robimy checklistę z zadaniami. May na niej informację o zadaniu, osobie odpowiedzialnej, przewidywanej kwocie przychodu z danego zadania i komentarz. Jak to na checkliście – będziemy zadania oznaczać jako gotowe. Do tego też jest oddzielna kolumna Wykonane, w której zadania gotowe oznaczamy jako “TAK”.

I wtedy też chcemy, aby zadanie zostało przekreślone. Czyli ustawiamy formatowanie warunkowe, uzależnione od wartości komórki w kolumnie Wykonane. Natomiast po zastosowaniu zwykłego przekreślenia wartości komórki otrzymujemy dokładnie taki efekt: przekreślenie wartości.

Mi się to przekreślenie nie za bardzo podoba, ponieważ przekreśla tylko wartość, a nie całą komórkę od początku do końca. Zobacz o co mi chodzi na poniższym obrazku (dolna tabela zawiera przekreślenie, które chcę uzyskać):

Przekreślenie całej komórki - porównanie

Wystarczy trochę pobawić się z formatowaniem niestandardowym i da się taki efekt uzyskać :). Do dzieła więc!

Czytaj dalej

Wizualizacja odchyleń od planu sprzedaży

Czyli ciekawe użycie formatowania warunkowego

Zazwyczaj odchylenia od planu sprzedaży prezentujemy tak, aby było widać jego kierunek: na plus czy na minus. Używamy do tego najczęściej ikon formatowania warunkowego (strzałek, świateł ulicznych), formatowania niestandardowego, czy po prostu zwykłych procentów. I super, to są jak najbardziej skuteczne sposoby na wizualizację różnic/odchyleń. Stosujemy je, gdy chcemy się zorientować raczej w dużym obrazku – na zasadzie: dobrze/źle.

Natomiast odchylenia te możemy zaprezentować też w nieco inny sposób wtedy, gdy zależy nam na ich bardziej wnikliwej analizie. Możemy wtedy skorzystać z takich pasków danych:

Wynik - odchylenie od planu jako paski danych

Dzięki nim nadal widzimy dość duży obrazek, ale też na pierwszy rzut oka dostajemy dodatkową informację: porównanie wykonania planu przez handlowców. Dostajemy to niejako gratis, właśnie dzięki temu sposobowi zaprezentowania wyników.

Czytaj dalej

Wyróżnianie najmniejszej niezerowej wartości – po tuningu

Czyli co będzie, jeśli są dwa zera w wierszu?

Po opublikowaniu ostatniego wpisu, a konkretnie filmu na YouToube, Bill Szysz i Adam Kopeć napisali mi, że moja formuła dla tamtych danych działa jak najbardziej, natomiast nie zadziała, jeśli w wierszu jest więcej niż jedno zero. Faktycznie! Kompletnie o tym nie pomyślałam, a przecież to dość prawdopodobny przypadek. Dlatego dzisiaj zmienię trochę dane – dorzucę więcej zer – i pokażę formułę zaproponowaną przez Billa, która sobie z taką sytuacją doskonale radzi. A zobaczycie, że jest ona równie prosta :).

Oto nowa formatka:

Formatka

Formatka

Jest w niej więcej zer.

Czytaj dalej

Wyróżnianie najmniejszej niezerowej wartości

Czyli formuła w formatowaniu warunkowym

Jakiś czas temu opisywałam jak wyróżnić najmniejszą wartość w wierszu, mając dane wiele wierszy. Pod tym postem padło pytanie jak zrobić tak, aby wyróżnić najmniejszą wartość, ale nie będącą zerem. No i pojawił się problem, bo funkcja MIN, użyta przeze mnie w tamtym wpisie, oczywiście takie zero zaznaczy.

Formatka wygląda tak:

Formatka

Formatka

Będziemy wyróżniać najniższy niezerowy stan magazynowy. Zauważ, że zera zaznaczyłam na czerwono, aby łatwo je było wyłapać.

Do dzieła!

Czytaj dalej

Wyróżnij kolorem cały wiersz tabeli

Czyli formatowanie warunkowe – prosty przykład

Ostatnio prowadziłam szkolenie, pod koniec którego jeden z uczestników zapytał mnie jak zaznaczyć cały wiersz tabeli, jeśli w wybranej kolumnie występuje wybrany wpis. Ponieważ nie starczyło już czasu na pełną odwiedź na to pytanie – skierowałam go na blog, żeby na spokojnie o tym doczytał. Zaczęłam szukać konkretnego wpisu, bo byłam przekonana, że taki jest, a tutaj patrzę: nie ma! Jest kilka innych, wykorzystujących tę samą technikę (np.  wartości w 2 kolumnach musiały już kiedyś wystąpić, część wspólna warunków, lub inna wersja części wspólnej warunków), natomiast nie było takiego stricte najprostszego przykładu!

Pomyślałam: no nie, tak nie może być! Przecież to klasyka!

Ten wpis będzie nadrabiał tę niedoróbkę i omówię w nim jak zrobić, aby po wybraniu z listy rozwijanej działu – w tabeli z danymi podświetlały się całe wiersze, w których ten dział występuje. Czyli chcę uzyskać taki efekt:

Czytaj dalej

Jak wykryć duplikaty powyżej ostatniego wystąpienia?

Czyli trochę o logice w formatowaniu warunkowym

Pisałam już o tym, jak wykryć duplikaty na podstawie 2 kolumn – możesz o tym przeczytać tutaj. I własnie pod tym wpisem pojawiło się ciekawe pytanie:

Jak zaznaczyć tylko duplikaty powyżej, a ostatnie wystąpienie zostawić bez formatowania?

Przyszły mi do głowy 2 rozwiązania, jedno z nich idealnie odpowiadające na to pytanie, a drugie… w sumie na inne :). O pierwszym będzie dzisiaj, a o drugim kolejnym razem.

Czyli będziemy osiągać taki efekt:

Czytaj dalej

Jak nie wyświetlać napisu (puste) w tabeli przestawnej?

Czyli czasem trzeba trochę oszukać 🙂

Mamy dane źródłowe, z których chcemy stworzyć tabelę przestawną. Są to dane sprzedażowe: produkty, ilości, wartości, kategorie tych produktów… Nie wszystkie jednak kategorie są uzupełnione w źródle (żółte pola po lewej), co tabela przestawna wyświetla tak, jak na obrazku poniżej (żółte pole po prawej):

Formatka

Formatka

Wszystko ok, kategorie dla czekolad faktycznie są puste, ale na raporcie nie chcemy, aby ten zapis (puste) się wyświetlał. Chcemy, aby kategoria faktycznie była pusta, czyli żeby nic w komórce nie było napisane. Jak to zrobić? Czytaj dalej 🙂

Czytaj dalej

TOP 3 wyniki sprzedaży

Czyli paski danych w formatowaniu warunkowym

Paski danych to cudowna opcja formatowania warunkowego, dostępna już od dłuższego czasu w Excelu. Dodanie jej do danych jest bardzo proste: wystarczy zaznaczyć dane, które chcemy sformatować i wybrać styl pasków, jaki nam się najbardziej podoba. Prościzna. Problem jednak pojawia się wtedy, gdy chcemy wyróżnić w ten sposób tylko kilka danych, np. 3 najlepsze. To już nie jest takie oczywiste. I dlatego napisałam ten wpis :).

Oto efekt, który chcę osiągnąć:

Wynik

Wynik

A dalej napisałam jak to zrobić. Enjoy!

Czytaj dalej

Jak wykryć duplikaty na podstawie 2 kolumn?

Czyli formuła w formatowaniu warunkowym

Wyobraźmy sobie sytuację, w której prowadzimy spis projektów, przykładowo obiektów budowlanych, na budowę których sprzedajemy towary. Mamy więc listę, w której odnotowujemy projekty i uczestniczących w nich klientów. Zależy nam na tym, aby na tej liście każda para Projekt-Klient wystąpiła tylko raz. Nie chcemy powiem dublować danych. Chodzi o coś takiego:

Czyli jak dopisujemy do listy nowe dane: projekt i klienta, to Excel ma nam wykrywać, czy ich kombinacja już wcześniej nie wystąpiła. O tym jak to zrobić jest ten wpis.

Czytaj dalej