Aby stworzyć zależną listę rozwijaną, trzeba było używać niezbyt prostych funkcji, np. PRZESUNIĘCIE. Opisywałam to już kiedyś na blogu (zobacz tutaj).
Teraz, gdy dla użytkowników subskrypcyjnej wersji Office’a (365) dostępne są dynamiczne formuły tablicowe – będzie to pestka!
Chodzi o coś takiego:
Będziemy chcieli z pierwszej listy rozwijanej wybierać markę samochodu, a z drugiej – model. Oczywiście będą nas interesowały modele tylko wybranej wcześniej marki.
W poprzednim wpisie pokazywałam jak zahasłować wybrane zakresy komórek w arkuszu tak, aby mogły je edytować jedynie osoby, które znają hasło. Dzisiaj pokażę kod VBA, który nie pozwoli edytować komórek, jeśli konkretna komórka została już uzupełniona.
W naszej sytuacji akceptowania warunków zamówień będzie to działać tak, że jeśli Kierownik Kontroli Kredytowej (KKK) zaakceptuje umowę (zaakceptuje = Tak), osoby wcześniej akceptujące (Dział Obsługi Klienta (DOK) i Dyrektor Sprzedaży (DS)) nie będą mogli już zmieniać swoich decyzji. Czyli, krótko mówiąc, zamówienie zostanie finalnie zaakceptowane.
Ma to działać tak:
Zabierzmy się więc za stworzenie takiego rozwiązania.
Załóżmy, że akceptacja sprzedaży w naszej firmie odbywa się trójetapowy: najpierw sprzedaż akceptuje kierownik Działu Obsługi Klienta (DOK), następnie Dyrektor Sprzedaży (DS), a na końcu kierownik Działu Kontroli Kredytowej (KKK). I ten ostatni ma decydujące zdanie: w końcu zależy nam na sprzedaży a nie dobroczynności tutaj.
Formatka z zamówieniami wygląda następująco:
Formatka
W ostatnich trzech kolumnach decydenci wpisują Tak lub Nie. I tylko decydenci mogą to zrobić.
Do rozwiązania tego problemu potrzebujemy listy rozwijanej i dodatkowo ochrony zakresów w arkuszu i oczywiście ochronę arkusza.
Do dzieła!
Załóżmy, że robimy checklistę z zadaniami. May na niej informację o zadaniu, osobie odpowiedzialnej, przewidywanej kwocie przychodu z danego zadania i komentarz. Jak to na checkliście – będziemy zadania oznaczać jako gotowe. Do tego też jest oddzielna kolumna Wykonane, w której zadania gotowe oznaczamy jako “TAK”.
I wtedy też chcemy, aby zadanie zostało przekreślone. Czyli ustawiamy formatowanie warunkowe, uzależnione od wartości komórki w kolumnie Wykonane. Natomiast po zastosowaniu zwykłego przekreślenia wartości komórki otrzymujemy dokładnie taki efekt: przekreślenie wartości.
Mi się to przekreślenie nie za bardzo podoba, ponieważ przekreśla tylko wartość, a nie całą komórkę od początku do końca. Zobacz o co mi chodzi na poniższym obrazku (dolna tabela zawiera przekreślenie, które chcę uzyskać):
Wystarczy trochę pobawić się z formatowaniem niestandardowym i da się taki efekt uzyskać :). Do dzieła więc!
Do napisania tego artykułu zainspirował mnie komentarz Armena pod wpisem o zależnej liście rozwijanej w Excelu, który napisałam kilka lat temu. Armen zapytał jak coś takiego zrobić w arkuszach Google. Specem od nich nie jestem, ale pokombinować lubię. Poza tym – są bardzo podobne do Excela, więc, czemu nie? No i wymyśliłam bardzo proste rozwiązanie, używające ciekawych funkcji… Efekt ma być taki:
Do dzieła!
Zadanie na dziś to stworzenie listy rozwijanej, zawierającej nazwy arkuszy w pliku. Powiedzmy, że oddziały naszego sklepu są w różnych miastach, każde miasto ma swój arkusz. My chcemy do głównego arkusza pobrać sumę sprzedaży z wybranego miasta. Interesujące nas miasto (arkusz) chcemy wybrać z listy rozwijanej, i na podstawie naszego wyboru ma się obliczyć suma sprzedaży z tego miast. O tak:
Jak już będziemy mieli nazwę arkusza to dalej pikuś – kiedyś już to opisywałam. Natomiast samo uzupełnienie listy – tutaj bez VBA się nie obejdzie – będą pętle, liczniki i inne bajerki, więc do dzieła!
Na podstawie wyboru z listy rozwijanej do formatki mają się wpisać określone dane. Jedni użyją tego mechanizmu do pomocy przy tworzeniu świadectw pracy, inni do pracy z umowami, jeszcze inni – do tworzenia ofert dla klientów.
Najlepsze jest to, że niezależnie od zastosowania – potrzebujemy tego samego mechanizmu, aby osiągnąć ten sam efekt:
A tym mechanizmem jest nic innego, jak ukochana przez wszystkich (no… prawie wszystkich) funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO! I o niej dzisiaj 🙂
Często w przypadków nazw klientów, mamy taki problem, że pełna ich nazwa jest bardzo długa, np. DREWMIRSTO Z.P.H. Paweł Mróz. Gdy wystawiamy fakturę dla takiego klienta, to chcemy, aby wyświetliła się na niej pełna nazwa. Natomiast sami posługujemy się nazwą skróconą, w tym wypadku DREWMIRSTO, i takiej też nazwy chcemy szukać na liście rozwijanej. Problem w tym, że standardowa funkcjonalność Excela wyświetla na liście tę samą wartość, co później wpisuje do komórki. W tym wpisie pokazać, jak tę funkcjonalność można zmienić. Uwaga! Nazwy firm są wymyślone.
Chodzi o coś takiego:
Formatka jest prosta, jak widać powyżej. Cała zabawa rozegra się w źródle listy rozwijanej i oczywiście w kodzie VBA 🙂
Niedawno pokazywałam Wam sposób na to, aby można było dopisać wartości do źródła listy rozwijanej w komórce i żeby ta lista automatycznie aktualizowała się o te wprowadzone wartości. Sposób był prościutki – trzeba było oprzeć źródło listy na obiekcie tabela i samo poszło.
Szybko jednak złożyliście reklamacje ;), że zaprezentowany przeze mnie sposób działa tylko w arkuszu, w którym są zarówno lista jak i jej źródło. Prawda jest jednak taka, że najczęściej źródło listy umieszczamy w innym arkuszu (najczęściej dodatkowo ukrytym, ale to akurat nie ma tutaj znaczenia). I pokazany przeze mnie sposób już wtedy nie działał. Czyli sytuacja była identyczna, jak w starszych wersjach Excela (sprzed 2010 – pamiętacie?:>), że nie można było wskazać źródła listy rozwijanej, która była w innym arkuszu. Po prostu Excel, z poziomu sprawdzania poprawności (mechanizm listy rozwijanej) nie chciał przejść do innego arkusza.
Oczywiście użytkownicy szybciutko znaleźli sposób na obejście tego ograniczenia… Dokładnie ten sam sposób zastosujemy teraz.
Zachęcam do lektury!
Temat, który pojawił się na webinarze o listach rozwijanych i powtarza się w wielu mailach, które do mnie piszecie. Listy rozwijane już umiemy tworzyć (opisuję to choćby tutaj). Ten temat powtarzał się na blogu wieeele razy. Jednak do tej pory opisywałam listy, które mają statyczne źródło. Dziś odpowiem na pytanie o to, co zrobić, żeby źródło listy rozwijanej się powiększało?
Omówię to na prościutkim przykładzie: mamy listę rozwijaną, z której chcemy wybrać dział, w którym pracuje dany pracownik. Natomiast chcemy mieć możliwość dopisywania działów i nasza lista ma te nowe działy uwzględnić.
Tak wygląda formatka:
Formatka
Mam na imię Malina. Jestem trenerką i zagorzałą fanką Excela. Wierzę, że każdy może się nauczyć tego fantastycznego programu. Jak? Od tego własnie jestem :). Więcej o mnie ->
