• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Zapisz PDF z taką samą nazwą co plik Excela (VBA)

Czyli wystarczy mała podmianka w kodzie

Prawie dwa lata temu napisałam artykuł, gdzie pokazywałam jak z pliku Excela wygenerować plik PDF i zapisać go pod taką nazwą, jak wartość wybranej komórki w arkuszu. Wszystko to za pomocą przycisku. Napisałam w tym celu makro, które szczegółowo omówiłam w tym artykule.

Niedawno zapytaliście mnie jednak, jak zrobić, aby wygenerowany plik nazywał się dokładnie tak samo, jak plik Excela, z którego powstał. Brzmi strasznie, ale w rzeczywistości jest prościutkie. Wymaga bowiem jednej małej modyfikacji w kodzie i ją właśnie opiszę w tym artykule.

Formatka wygląda identycznie, jak w poprzednim artykule:

Formatka

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej

Jak zachować formatowanie liczb w formule? 3 sposoby.

Czyli kilka słów o funkcjach ZAOKR.DO.TEKST i KWOTA

Zadanie na dziś to stworzenie wykresu sprzedaży po miesiącach, z dodatkowymi informacjami o średniej, najwyższej najniższej sprzedaży miesięcznej. Natomiast te dodatkowe informacje chcemy przedstawić pod wykresem, w polach tekstowych. O tak:

Cel

Mało tego. Te dane mają się automatycznie wyliczać i pobierać z danych źródłowych do wykresu. No powiedzmy, że na podstawie nich :). Chodzi o to, by jak najmniej się narobić i aby ta formatka posłużyła nam do kolejnych analiz, np. na kolejny rok czy miesiąc (jeśli dane dochodziłyby miesięcznie).

Czytaj dalej

Dynamiczny wykres liniowy

Czyli wykres liniowy bez załamania, gdy jeszcze nie ma wartości

Nowy rok się właśnie zaczął, a z nim nowe raportowanie sprzedaży. Może warto pomyśleć o rozwiązaniu, nad którym się nie narobimy za bardzo? Czyli chcemy, aby wykres był dynamiczny: sam rysował się w prawo – my tylko dopisujemy wartości sprzedaży.

Załóżmy, że chcemy raportować sprzedaż 2019, 2020, PLAN 2020 i wykonanie planu 2020 po miesiącach. Klasyka. Pierwsze 3 wskaźniki mają być wykresem kolumnowym, wykonanie planu – liniowym. Przygotowaliśmy sobie formatkę (dalej w artykule), tworzymy wykres i… zonk! Kolumny wyglądają ładnie, natomiast wykres liniowy załamał się do zera po wyświetleniu wartości dla stycznia i lutego (tak, wybiegłam trochę w przyszłość ;)).

My tak oczywiście nie chcemy, chcemy mieć ładną linię tak, gdzie są dane. Oto porównanie PRZED i PO:

Porównanie: Przed i Po

Jak to zrobić? Jest jeden prosty trik, który opisuję w tym artykule…

Czytaj dalej

Wiele bliźniaczych raportów tabeli przestawnej?

Czyli pokaż strony filtru raportu

Załóżmy, że analizujemy sprzedaż produktów w naszej firmie. Sprzedają oczywiście handlowcy i to właśnie analiza tego, jak i co sprzedają nas bardzo interesuje. Chcemy się dowiedzieć, jak każdy z tych handlowców sprzedaje produkty: ilościowo, wartościowo i jak to wygląda po miesiącach.

Żeby ułatwić sobie analizę – chcemy mieć identyczny raport dla każdego handlowca, ale każdy w innym arkuszu. I to najlepiej nazwanym tak, jak imię i nazwisko handlowca. Czyli coś takiego:

Wynik

Wydaje się dużo pracy? A wcale nie! Wystarczy sprytnie ustawić tabelę przestawną i wykorzystać jedną jej opcję…

Czytaj dalej

Dynamiczny wykres słupkowy niepokazujący zerowych wartości

Czyli sprytne użycie obiektu tabeli

Załóżmy, że chcemy przedstawić dużo danych, np. sprzedaż produktów w pewnym okresie. Produktów mamy dużo, jedne się sprzedają lepiej, inne gorzej, inne w ogóle. Co pewien czas mamy stworzyć wykres (słupkowy) sprzedających się produktów. Zerowa sprzedaż nas nie interesuje.

Gdyby zrobić wykres ze wszystkich danych – te zerowe też byłyby widoczne. Nam natomiast chodzi o proste rozwiązanie, bez specjalnego kombinowania, które pokaże jedynie wartości większe od zera. Czyli coś takiego:

Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste – wystarczy posłużyć się obiektem tabela… Rozwiązanie będzie wtedy dynamiczne, a dzięki autofiltrom dostaniem jeszcze za darmo mechanizm odświeżania wykresu.

Czytaj dalej

Wartość ostatniej komórki w kolumnie dzięki nazwie

Czyli dynamiczna nazwa

Chciałabym zawsze wiedzieć, jaka jest ostatnia transakcja na mojej liście. Konkretnie interesuje mnie jej numer i wartość (chcę je widzieć nad zakresem, w żółtych komórkach). Zestaw danych mam w zwykłym zakresie, o taki:

Formatka i wynik

Formatka i wynik

Ma to działać tak, że jak dopiszę dane do tego zakresu – to właśnie te dopisane, czyli ostatnie, mają się pojawić w żółtych komórkach. Dokonam tego za pomocą nazewnictwa. Najpierw pokażę jak to zrobić dla konkretnego arkusza, w którym jesteśmy (i tylko dla niego!), a potem – jak to zrobić do każdego, niezależnie jak się nazywa (jeśli układ arkusza jest analogiczny).

Czytaj dalej

Wizualizacja odchyleń od planu sprzedaży

Czyli ciekawe użycie formatowania warunkowego

Zazwyczaj odchylenia od planu sprzedaży prezentujemy tak, aby było widać jego kierunek: na plus czy na minus. Używamy do tego najczęściej ikon formatowania warunkowego (strzałek, świateł ulicznych), formatowania niestandardowego, czy po prostu zwykłych procentów. I super, to są jak najbardziej skuteczne sposoby na wizualizację różnic/odchyleń. Stosujemy je, gdy chcemy się zorientować raczej w dużym obrazku – na zasadzie: dobrze/źle.

Natomiast odchylenia te możemy zaprezentować też w nieco inny sposób wtedy, gdy zależy nam na ich bardziej wnikliwej analizie. Możemy wtedy skorzystać z takich pasków danych:

Wynik - odchylenie od planu jako paski danych

Dzięki nim nadal widzimy dość duży obrazek, ale też na pierwszy rzut oka dostajemy dodatkową informację: porównanie wykonania planu przez handlowców. Dostajemy to niejako gratis, właśnie dzięki temu sposobowi zaprezentowania wyników.

Czytaj dalej

Jak wyświetlić cudzysłów w wyniku formuły?

Czyli sposób na oszukanie Excela

Niby taka prosta sprawa: w tytule wykresu chcemy wyświetlić nazwę produktu, którego sprzedaż prezentujemy. Tytuł opiera się na wartości komórki, w której jest formuła, uzależniona od wyboru produktu przez użytkownika. Wszystko byłoby proste, gdybyśmy chcieli wyświetlić TYLKO nazwę produktu, ale my chcemy tak: Sprzedaż dla “Batonik”. Szef się uparł… i ma być tak:

Cały problem z cudzysłowem polega na tym, że umieszczamy w nim tekst w formułach. Jeśli więc go użyjemy – Excel pomyśli, że chcemy wyświetlić w formule tekst. A my chcemy wyświetlić ten znak (“). Jak więc “oszukać” Excela?

Jest na to wieeeele sposobów: można wstawić znak cudzysłowu do oddzielnej komórki, a następnie odwołać się w do niej w formule; można dokleić cudzysłów bezpośrednio do tekstu w komórce. Jeśli jednak nie chcemy odwoływać się do zewnętrznej komórki ani ingerować w wartości – warto sięgnąć po inne metody. Opiszę dalej dwie. Jedna mi się bardziej podoba, druga – trochę mniej. Zobaczymy jak Tobie 🙂

Czytaj dalej

Wstaw do Excela nietypowe symbole ▲ ▼

Czyli wszystko masz na klawiaturze…

Czasem chcemy wstawić do Excela niestandardowe znaki, aby urozmaicić nasze arkusze. Często są to choćby strzałki w górę czy w dół, oznaczające wzrosty i spadki sprzedaży. Możemy do tego użyć formatowania warunkowego – tam mamy już gotowe zestawy ikon. Nie zawsze jednak chcemy to robić, gdyż np. chcemy użyć innej funkcjonalności (tu: formatowanie niestandardowe) czy po prostu chcemy użyć innych symboli niż te ikony.

Jak więc zrobić coś takiego?:

Formatka

Formatka

Można te symbole odszukać w sieci, wstawić z dokumentu Worda, w którym one już są, albo… odpowiednio skorzystać z własnej klawiatury! O tym ostatnim będzie ten wpis 🙂

Czytaj dalej

Zapisz plik jako PDF z dzisiejszą datą w nazwie (VBA)

Czyli trochę o tekstach i datach w VBA

Jakiś czas temu, w tym wpisie, opisywałam makro, które zapisywało plik Excela jako PDF w tym samym katalogu, co ten plik Excela. Samo zapisywanie jako PDF sztuką nie było – można to sobie nawet nagrać 😉 – jednak już określenie miejsca zapisu pliku stanowiło większe wyzwanie.

Dziś z kolei rozbuduję to makro tak, aby jeszcze zapisywało ów PDF z nazwą zawierającą dzisiejszą datę. Albo tylko miesiąc, jak kto woli – metoda będzie taka sama.

Wynik

Wynik

Czytaj dalej