Podobny temat kiedyś już poruszałam na blogu, natomiast chodziło o stworzenie oddzielnych arkuszy dla pracowników, których informujemy o podwyżce. Tym razem też będziemy informować pracowników o podwyżce, natomiast dla każdego wygenerujemy oddzielny PDF z tą informacją. O tak:
Tylko troszkę zmodyfikujemy kod, który pokazywałam tutaj. Jedziemy!
Niby prosta rzecz: mamy chroniony arkusz, w nim obiekt tabela. Chcemy ją oczywiście uzupełniać i oczekujemy, że, jak to ma w zwyczaju tabela, powiększy się ona o dopisane poniżej niej dane.
A tu ZONK! Dane może i się dopisują (zakładając, że te komórki są odblokowane), ale tabela nie powiększa się w chronionym arkuszu!!!
Tak niestety się dzieje…
W tym artykule pospieszę na ratunek (koślawy co prawda – wolałabym, żeby tabele po prosu DZIAŁAŁY w chronionym arkuszu!). Pokażę makro, które spowoduje, że gdy user dopisze nowe dane bezpośrednio pod tabelą – powiększy się ona o ten dopisany rekord.
Dodatkowo, dzięki sprytnemu wykorzystaniu stylów sprawię też, że kopiowane formuły z kolumn obliczeniowych będą chronione, natomiast użytkownik nadal będzie mógł korzystać z list rozwijanych i wpisywać dane w odpowiednie kolumny tabeli.
Efekt będzie następujący:
Jedziemy!
W jednym z poprzednich artykułów pokazałam sposób na to, aby podczas zamykania pliku, zapisywał się on pod nazwą wskazaną w komórce. Chodziło o to, aby mieć cały czas jeden plik, tylko z inną nazwą. Dzisiaj natomiast skoncentruję się na tym, aby tworzyć kolejne wersje plików, każdy z kolejnym numerem. Użytkownik będzie decydował o tym, jak ma się nazywać plik (jakie słowo kluczowe ma zawierać), a makro będzie automatycznie nadawało kolejny numer.
Poprzednie pliki – wcześniejsze wersje – zostaną na dysku (nie będą kasowane).
Dodatkowo, to użytkownik będzie uruchamiał makro, czyli decydował o tym, kiedy nowa wersja ma zostać stworzona. Oczywiście, jeśli chcesz, aby takie wersjonowanie działo się za każdym razem, gdy zamkniemy plik – kod trzeba będzie umieścić wewnątrz zdarzenia BeforeClose, tak, jak w poprzednim artykule.
Nasze makro będzie potrzebowało do swojego działania 2 komórek, najlepiej umieszczonych w roboczym arkuszu. Np. tak:
Zaczynamy!
Często (jak nie zawsze!), gdy wykonujemy powtarzającą się czynność, zaczyna nam się ona nużyć i denerwuje nas, że ją po raz kolejny wykonujemy. I to niezależnie od tego, czy jest to bardzo prosta czynność, czy skomplikowana. Powiem wręcz tak: im łatwiejsza ta czynność, tym bardziej zaczyna nas denerwować i chcemy, żeby działa się sama. I tak np., gdy chcemy piszemy formułę, którą potem chcemy skopiować, po zatwierdzeniu jej Enterem – zaznaczenie schodzi do komórki niżej. Aby więc skopiować tę formułę – musimy kliknąć na komórkę wyżej, a dopiero potem kopiować. I to ponowne zaznaczanie, ten jeden dodatkowy klik, maksymalnie działa nam na nerwy! BTW, wystarczy zatwierdzić wpis Ctrl + Enter, to zostaniemy w tej samej komórce ;).
Podobnie jest z nieco bardziej skomplikowanymi tematami. Załóżmy, że prowadzimy rejestr obsługiwanych zamówień i chcemy archiwizować te zrealizowane. W danych mamy ostatnią kolumnę Wykonane (x) (H), w której wpisujemy znak “x”, co ma oznaczać, ze dane zamówienie jest już zrealizowane. Następnie rekord tego zamówienia kopiujemy do archiwum, czyli arkusza Hist w tym samym pliku (można byłoby się pokusić od razu o usuwanie takiego rekordu ;)). Dane kopiowane są do pierwszego wolnego wiersza.
Prosta czynność, która może zostać z łatwością zautomatyzowana. I tym właśnie zajmę się w tym artykule. Napiszę makro mające na celu archiwizowanie danych, czyli z tabeli w arkuszu Dane będzie kopiowało rekordy do pierwszego wolnego wiersza arkusza Hist. Efekt będzie taki:
Do dzieła!
Naszym celem jest to, aby za każdym razem, gdy będziemy zamykać plik – zapisywał się on pod nazwą wskazaną w jednej z komórek arkusza. Formatka zawiera więc tylko tę komórkę, która zawiera przyszłą nazwę pliku:
Formatka
Komórkę tę warto nazwać, aby ułatwić namierzanie jej w kodzie VBA, bo taki właśnie będziemy pisać, aby rozwiązać to zadanie. Komórkę nazwałam jako “Komorka” i takiego odwołania do niej będę używała dalej (tutaj, w sekcji Nazywanie komórek, dowiesz się jak nazywać komórki).
Jakiś czas temu, w tym wpisie, opisywałam makro, które zapisywało plik Excela jako PDF w tym samym katalogu, co ten plik Excela. Samo zapisywanie jako PDF sztuką nie było – można to sobie nawet nagrać 😉 – jednak już określenie miejsca zapisu pliku stanowiło większe wyzwanie.
Dziś z kolei rozbuduję to makro tak, aby jeszcze zapisywało ów PDF z nazwą zawierającą dzisiejszą datę. Albo tylko miesiąc, jak kto woli – metoda będzie taka sama.
Wynik
Często w przypadków nazw klientów, mamy taki problem, że pełna ich nazwa jest bardzo długa, np. DREWMIRSTO Z.P.H. Paweł Mróz. Gdy wystawiamy fakturę dla takiego klienta, to chcemy, aby wyświetliła się na niej pełna nazwa. Natomiast sami posługujemy się nazwą skróconą, w tym wypadku DREWMIRSTO, i takiej też nazwy chcemy szukać na liście rozwijanej. Problem w tym, że standardowa funkcjonalność Excela wyświetla na liście tę samą wartość, co później wpisuje do komórki. W tym wpisie pokazać, jak tę funkcjonalność można zmienić. Uwaga! Nazwy firm są wymyślone.
Chodzi o coś takiego:
Formatka jest prosta, jak widać powyżej. Cała zabawa rozegra się w źródle listy rozwijanej i oczywiście w kodzie VBA 🙂
Chodzi o to, że mamy plik w Excelu, np. ofertę dla klienta, i chcemy ją zapisać na dysku jako plik PDF. Jest to bardzo prosta czynność, którą spokojnie możemy wykonać ręcznie kilkoma kliknięciami myszki. Natomiast, gdy takich ofert generujemy sporo – zaoszczędzenie nawet tych kilku kliknięć może się okazać zbawienne.
I my właśnie te kilka kliknięć zaoszczędzimy dzięki prostemu makru: po kliknięciu przycisku drukowania, Excel stworzy plik PDF, który zapisze w tym samym katalogu, co sam jest i nazwie go tak, jak nazwa klienta.
Formatka będzie prosta i tak na prawdę nie ma ona kompletnie żadnego znaczenia. I tak będziemy zapisywać do PDF arkusz, czyli ważniejsze będą tutaj Twoje ustawienia wydruku danego arkusza. Ja drukuję obszar wydruku, który mieści się na jednej stronie, jest logo, data wydruku i wyśrodkowanie w poziomie:
Formatka
To, co jest istotne, to nazwanie komórki D3 jako Klient. Po tej nazwie bowiem będziemy przywoływali klienta w kodzie VBA.
… no, pewnie prawie każdy :). Ja bym się nie obraziła!
Chodzi o coś takiego:
Czyli gdziekolwiek w zakresie klikniemy – ta komórka ma się podświetlać na żółto (albo oczywiście jakikolwiek inny kolor). Tylko tyle i aż tyle, ponieważ, jak zobaczycie, to wcale nie będzie takie banalne… Do stworzenia tej magii użyję nazewnictwa komórek (choć da się bez), zdarzeń w VBA (makra) i oczywiście mojego kochanego formatowania warunkowego, do którego napiszę formułę…
Niedawno opisywałam już podobny przypadek, natomiast dotyczył on trochę łatwiejszej sytuacji. Chodziło bowiem o to, żeby dać użytkownikowi możliwość wpisania do jednej komórki wartości z palca, lub skorzystania z wpisanej tam formuły. Taki switch: chcę wartość, to ją wpiszę, a jak ją skasuję, to na jej miejscu pojawi się formuła. Cudo!
Wtedy jednak opisywałam sytuację, gdy w komórce ma się pojawić tylko jedna, określona formuła. Teraz natomiast chodzi o to, żeby mogły się tam pojawiać różne formuły, w zależności od komórki, którą będę edytowała. Brzmi strasznie, ale jest bardzo proste. Wymaga tylko kolumny pomocniczej i leciutkiej edycji kodu VBA, który napisałam dla poprzedniej sytuacji.
Formatkę i całą magię pokazuje ten rysunek:
Formatka
Let’s go!
Mam na imię Malina. Jestem trenerką i zagorzałą fanką Excela. Wierzę, że każdy może się nauczyć tego fantastycznego programu. Jak? Od tego własnie jestem :). Więcej o mnie ->
