Sposób, który opisuję w tym artykule to genialny pomysł członka mojej grupy na Facebooku – Marcina. Chodzi o to, aby z zakresu danych usunąć co drugą kolumnę. Można to wykonać w kilku bardzo prostych krokach…
Załóżmy, że robimy checklistę z zadaniami. May na niej informację o zadaniu, osobie odpowiedzialnej, przewidywanej kwocie przychodu z danego zadania i komentarz. Jak to na checkliście – będziemy zadania oznaczać jako gotowe. Do tego też jest oddzielna kolumna Wykonane, w której zadania gotowe oznaczamy jako “TAK”.
I wtedy też chcemy, aby zadanie zostało przekreślone. Czyli ustawiamy formatowanie warunkowe, uzależnione od wartości komórki w kolumnie Wykonane. Natomiast po zastosowaniu zwykłego przekreślenia wartości komórki otrzymujemy dokładnie taki efekt: przekreślenie wartości.
Mi się to przekreślenie nie za bardzo podoba, ponieważ przekreśla tylko wartość, a nie całą komórkę od początku do końca. Zobacz o co mi chodzi na poniższym obrazku (dolna tabela zawiera przekreślenie, które chcę uzyskać):
Wystarczy trochę pobawić się z formatowaniem niestandardowym i da się taki efekt uzyskać :). Do dzieła więc!
Załóżmy, że chcemy przedstawić dużo danych, np. sprzedaż produktów w pewnym okresie. Produktów mamy dużo, jedne się sprzedają lepiej, inne gorzej, inne w ogóle. Co pewien czas mamy stworzyć wykres (słupkowy) sprzedających się produktów. Zerowa sprzedaż nas nie interesuje.
Gdyby zrobić wykres ze wszystkich danych – te zerowe też byłyby widoczne. Nam natomiast chodzi o proste rozwiązanie, bez specjalnego kombinowania, które pokaże jedynie wartości większe od zera. Czyli coś takiego:
Rozwiązanie tego problemu jest bardzo proste – wystarczy posłużyć się obiektem tabela… Rozwiązanie będzie wtedy dynamiczne, a dzięki autofiltrom dostaniem jeszcze za darmo mechanizm odświeżania wykresu.
Zwłaszcza w dużych, tj. długich i/lub szerokich arkuszach często korzystamy z autofiltru albo grupowania danych. Oba te sposoby w szybki i łatwy sposób umożliwiają ukrycie niepotrzebnych w danej chwili danych, a potem szybkie ich pokazanie (o grupowaniu mówiłam dużo podczas webinaru Przydatne narzędzia). Oto przykłady użycia tych narzędzi:
Gdy kopiujemy dane przefiltrowane – wszystko pięknie działa, ponieważ kopiujemy tylko widoczne komórki. Domyślnie. Gdy jednak to samo chcemy zrobić na danych zgrupowanych – Excel kopiuje wszystko: zarówno widoczne, jak i ukryte komórki…
W tym wpisie pokażę Wam 3 sposoby na to, aby przechytrzyć Excela i skopiować tylko to, co widać, gdy dane są zgrupowane..
Ostatnio prowadziłam szkolenie Wizualizacja danych HR w MS Excel. W sumie jedno z pierwszych pytań, które padło brzmiało: “a będziemy robić wykres rozpiętości wynagrodzeń?”. Pomyślałam: No nie, ze wszystkich wykresów, które zaplanowałam, tego jednego nie mam. I akurat o to jest pytanie :). W tym wpisie nadrobię to i pokażę jak zrobić właśnie taki wykres – będzie na nim widoczna rozpiętość wynagrodzeń w działach naszej firmy. Dorzucimy do tego jeszcze medianę, czyli środkowe wynagrodzenie w danym dziale. Wszystko wygląda tak:
I wbrew pozorom w kilku prostych krokach można takie cudo zrobić. Tym się teraz zajmiemy.
Makra możemy wywoływać na wiele sposobów. Z części z tych sposobów korzystamy na etapie tworzenia kodu, niektóre dzieją się same (zdarzenia), a inne – mają być wygodne dla użytkownika. Do tych z pewnością należą skróty klawiszowe i… przyciski. Zazwyczaj korzystamy z formantów formularza (pisałam o tym tutaj). Metody super, bo działają.
Jeśli jednak chcesz pójść o krok dalej (a zakładam, że skoro czytasz ten artykuł, to chcesz ;)), warto zamiast zwykłego przycisku z napisem (np.: Drukuj), użyć przycisku graficznego. Jest to o tyle fajna metoda, że użytkownik nie musi się wczytywać w tekst na przycisku (a takie wczytywanie jest to szczególnie uciążliwe, gdzie przycisków jest kilka!), tylko rzuca okiem na grafikę i od razu wie co robi dany przycisk.
Przykład:
Najlepsze jest to, że takie graficzny przycisk zrobimy od początku do końca sami, bez jakichś specjalnych umiejętności – cały czas będziemy korzystać z wbudowanych możliwości Excela. Nie musimy angażować grafika komputerowego :).
Niby taka prosta sprawa: w tytule wykresu chcemy wyświetlić nazwę produktu, którego sprzedaż prezentujemy. Tytuł opiera się na wartości komórki, w której jest formuła, uzależniona od wyboru produktu przez użytkownika. Wszystko byłoby proste, gdybyśmy chcieli wyświetlić TYLKO nazwę produktu, ale my chcemy tak: Sprzedaż dla “Batonik”. Szef się uparł… i ma być tak:
Cały problem z cudzysłowem polega na tym, że umieszczamy w nim tekst w formułach. Jeśli więc go użyjemy – Excel pomyśli, że chcemy wyświetlić w formule tekst. A my chcemy wyświetlić ten znak (“). Jak więc “oszukać” Excela?
Jest na to wieeeele sposobów: można wstawić znak cudzysłowu do oddzielnej komórki, a następnie odwołać się w do niej w formule; można dokleić cudzysłów bezpośrednio do tekstu w komórce. Jeśli jednak nie chcemy odwoływać się do zewnętrznej komórki ani ingerować w wartości – warto sięgnąć po inne metody. Opiszę dalej dwie. Jedna mi się bardziej podoba, druga – trochę mniej. Zobaczymy jak Tobie 🙂
Na podstawie wyboru z listy rozwijanej do formatki mają się wpisać określone dane. Jedni użyją tego mechanizmu do pomocy przy tworzeniu świadectw pracy, inni do pracy z umowami, jeszcze inni – do tworzenia ofert dla klientów.
Najlepsze jest to, że niezależnie od zastosowania – potrzebujemy tego samego mechanizmu, aby osiągnąć ten sam efekt:
A tym mechanizmem jest nic innego, jak ukochana przez wszystkich (no… prawie wszystkich) funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO! I o niej dzisiaj 🙂
Niby prosta rzecz: mamy chroniony arkusz, w nim obiekt tabela. Chcemy ją oczywiście uzupełniać i oczekujemy, że, jak to ma w zwyczaju tabela, powiększy się ona o dopisane poniżej niej dane.
A tu ZONK! Dane może i się dopisują (zakładając, że te komórki są odblokowane), ale tabela nie powiększa się w chronionym arkuszu!!!
Tak niestety się dzieje…
W tym artykule pospieszę na ratunek (koślawy co prawda – wolałabym, żeby tabele po prosu DZIAŁAŁY w chronionym arkuszu!). Pokażę makro, które spowoduje, że gdy user dopisze nowe dane bezpośrednio pod tabelą – powiększy się ona o ten dopisany rekord.
Dodatkowo, dzięki sprytnemu wykorzystaniu stylów sprawię też, że kopiowane formuły z kolumn obliczeniowych będą chronione, natomiast użytkownik nadal będzie mógł korzystać z list rozwijanych i wpisywać dane w odpowiednie kolumny tabeli.
Efekt będzie następujący:
Jedziemy!
Kiedy chcemy napisać pismo do wielu osób, różniące się tylko pojedynczymi wartościami – sięgamy po korespondencję seryjną w Wordzie.
I bardzo dobrze, do tego służy to narzędzie :). Te pojedyncze wartości z kolei przechowujemy w Excelu. Potem łączymy jedno z drugim w bardzo prosty sposób – nawet średnio-ogarnięty użytkownik Worda umie to zrobić – i mamy gotowy wynik.
Schody jednak zaczynają się, gdy do Worda mając trafić wartości takie jak procenty, daty czy duże liczby. Czyli takie, które powinny być sformatowane. Wtedy Word już tak pięknie nie współpracuje… Tak to może wyglądać:
Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej
Formatowanie oczywiście da się ustawić w Wordzie, ale tego już średnio-ogarnięty użytkownik Worda nie zrobi (jest to mega-dziwne). W Excelu zaś wystarczy użyć jednej prostej funkcji…
Mam na imię Malina. Jestem trenerką i zagorzałą fanką Excela. Wierzę, że każdy może się nauczyć tego fantastycznego programu. Jak? Od tego własnie jestem :). Więcej o mnie ->
