Czyli jak Excel może pomóc nam zmienić zachowania

Ten artykuł jest nietypowy – opisuje bowiem tworzenie praktycznego rozwiązania (a nie wybraną opcję, jak dotychczasowe na moim blogu).

Pokazuje, jak można wykorzystać Excela do (próby) zmian zachowań/działań. Opisywane rozwiązanie jest z życia wzięte. Zastosowałam je u jednego ze swoich klientów, który ma spore problemy ze ściągalnością płatności od swoich klientów. Klienci ci przyzwyczajeni są do tego, że otrzymują towar, a zapłacić mają później. I jakoś tak o tym drugim im się często zapomina, a podatki płacić trzeba.

Aby się z tym uporać, mój Klient wprowadził zasadę sprzedawania na przedpłaty. Wszystko byłoby fajnie, gdyby jeszcze handlowcy się do niej stosowali.

Niestety, zbyt często tego nie robią.

Próbowaliśmy wszystkiego: tłumaczenie problemu, nagrody, premie – nic nie działa. Nadal umawiają się z klientami na przelewy…

Pomyślałam więc, że dorzucę swoją – raportową – cegiełkę do tej układanki. Handlowcy kilka razy w tygodniu korzystają z Excela, w którym to postanowiłam umieścić… biofeedback. Ta nazwa bardzo ładnie mi tutaj pasuje. 😉 Jednym słowem: unaocznić skalę problemu.

Chodziło mi o to, aby handlowcy zobaczyli: sprzedajecie tyle, a za tyle nie mamy kasy. Przekaz miał być jak najprostszy i najbardziej zrozumiały – na pierwszy rzut oka miało być wiadomo, o co chodzi. Postanowiłam więc skorzystać z najbardziej powszechnych technik (niekoniecznie najlepszych).

I tak – wiem, spece od wizualizacji danych by mnie za to zlinczowali – zrobiłam wykres kołowy (jest powszechnie używany i zrozumiały) i posłużyłam się czerwonym i zielonym kolorem. Dorzuciłam miniraport dla bardziej dociekliwych. Wyszło tak:

Aby Cię, Czytelniku, nie zanudzić (rozwiązanie jest długie) – w tym artykule wymieniam kluczowe fragmenty tego rozwiązania. Natomiast całość możesz obejrzeć na filmie, który też znajdziesz poniżej.

Dane źródłowe

Dane te znajdują się w tabeli, którą nazwałam tbFaktury. Oto screen:

Dane źródłowe

Faktura jest w całości opłacona, gdy w kolumnie zostało ma zero (0).

W tych danych zakładam również, że wszystkim fakturom minął termin płatności. Jeśli potrzebujesz to dodatkowo precyzować – przyda się np. kolumna pomocnicza, która to określi, lub dodatkowy warunek już bezpośrednio w formułach.

Raport wszystkich faktur

…czyli ta część raportu:

Raport wszystkich faktur

Liczbę wszystkich faktur o określonym sposobie zapłaty policzymy następującą formułą:

=LICZ.JEŻELI(tbFaktury[sp. zapłaty];$L26)

A wartość tych faktur poniższą formułą:

=SUMA.JEŻELI(tbFaktury[sp. zapłaty];$L26;tbFaktury[wart.brutto])

Raport niezapłaconych faktur

Stworzymy teraz tę część raportu:

Raport niezapłaconych faktur

A formuły dla poszczególnych kolumn wyglądają tak:

Liczba FV, czyli liczba niezapłaconych faktur:

=LICZ.WARUNKI(tbFaktury[zostało];">0";tbFaktury[sp. zapłaty];$L26)

PLN, czyli kwota niezapłaconych faktur:

=SUMA.WARUNKÓW(tbFaktury[zostało];tbFaktury[zostało];">0";tbFaktury[sp. zapłaty];$L26)

Procent niezapłaconych faktur danego rodzaju (odwołuję się tutaj do raportu wszystkich faktur):

=N26/S26

Pasek danych, pokazujący udział niezapłaconych faktur danego rodzaju we wszystkich fakturach:

=N26/$S$34

Pamiętaj, aby ustawić odpowiednie formatowanie warunkowe dla tych danych:

Ustawienia paska danych

Tworzenie wykresu kołowego

Najpierw dane do wykresu umieszczę gdzieś z boku – nie powinny być one widoczne dla użytkownika. U mnie to zakres V27:X28:

Dane do wykresu

Formuła w W27 jest taka:

=N34

A w W28 taka:

=S34-W27

I jeszcze zakres X27:X28:

=W27/$S$34

Możesz ewentualnie wrzucić to w TEKST:

=TEKST(W27/$S$34;"0%")

Wykres kołowy tworzymy bez udziwnień (Wstawianie/Wykres kołowy 2D), odpowiednio formatujemy.

Następnie powiększamy etykiety – ja skorzystałam z pól tekstowych, zaciągających dane z komórek (metodę tę opisywałam TUTAJ na przykładzie tytułu wykresu).

Odpowiednio sformatowane pola tekstowe możesz kopiować. Niestety gdy podmieniamy łącza komórek, z których te pola czerpią dane, psuje się format. Trzeba więc ustawiać go od początku. Pamiętaj jednak, że format tych etykiet możesz kopiować za pomocą malarza formatów – mniej roboty. 😉

A oto wynik wszystkiego:

I film na YouTubie, gdzie pokazuję powyższe rozwiązanie:

Na koniec mam do Ciebie prośbę: pomóż mi dotrzeć z tym artykułem do szerszego grona. Jeśli zechcesz udostępnić ten artykuł na Facebooku, będę Ci bardzo wdzięczna! Bardzo się starałam, aby ten artykuł był dla Ciebie na tyle wartościowy, by wart był wzmianki. 😉 Oczywiście śmiało podeślij go innym osobom mailem lub Messengerem. Będzie mi bardzo miło! 🙂

Powiązane produkty

• Formatowanie niestandardowe – to lekcja o tworzeniu własnych formatów liczbowych, których twórcy Excela nie dali nam w pakiecie, a warto by było. 🙂
• O obiekcie tabela słów kilka – podczas tej lekcji pokazuję, czym jest obiekt tabela w Excelu i dlaczego warto z niego korzystać. Daje nam on ogromne możliwości dynamizowania naszych arkuszy, a wiele nowych funkcjonalności Excela wręcz wymaga przechowywanie danych w tymże obiekcie (np. Power Query). Must have każdego użytkownika Excela!
• Kurs Excel w codziennej pracy – ma na celu uporządkować Twoją wiedzę o Excelu. Jest świetny zarówno dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę, zdobywaną do tej pory po omacku, jak i dla tych, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z Excelem.

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Wykres kołowy czasem się nadaje dw.xlsx

Redakcja językowa: Aleksandra Wasiak
kulturajezyka.pl