Do wpisania przychodów i wydatków (częściej wydatków…) biorę się przynajmniej raz w tygodniu. Staram się robić to na bieżąco, ale wiadomo jak jest. 😉 Zawsze kilka paragonów mam do wpisania. Gdy mam zaległości, to potrafi się tego zebrać sporo – oj potrafi! Aby więc jak najlepiej przyspieszyć to jakże pasjonujące zajęcie (mam nadzieję, że ironia dała się słyszeć;)), do tabeli danych wpisałam formuły, które uzupełniają za mnie większość pól w tabeli. Wystarczy, że wpiszę datę, cenę, sposób płatności i nazwę wydatku, a reszta wypełni się sama. Ta reszta to pola In/Out, Kategoria, Rodzaj, Osoba, Rok, Mc i Rok-mc. Dużo. 🙂

W tym artykule pokażę ci te formuły. Jednocześnie będzie to ostatni artykuł dotyczący wpisywania przychodów/ wydatków. W kolejnym będziemy już działać, wykorzystując wpisane dane.

Aby przychód/ wydatek mógł zostać rozpoznany, trzeba go najpierw umieścić w słowniku Sl_Nazwy w arkuszu Słowniki. Poniższy obrazek prezentuje przykładową listę przychodów/ wydatków w tym słowniku.

Przykładowa lista przychodów i wydatków w słowniku

Zauważmy, że do każdej nazwy (Kolumna A – Nazwa) przypisane są dane w kolumnach In/out, Kategoria, Rodzaj, Osoba. Po wpisaniu nazwy przychodu/ wydatku do tabeli danych, na podstawie słownika Excel uzupełni kolejne pola w wierszu.Cudowne, czyż nie? Oprócz tego, po wpisaniu daty uzupełnią się pola Rok, Rc i Rok-mc. Te ostatnie przydadzą się do późniejszych analiz.

Formuły uzupełniające In/Out, Kategoria, Rodzaj, Osoba

Wszystkie te formuły wyglądają praktycznie tak samo: korzystają z funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Różnią się jedynie numerem kolumny, którą zwraca ta funkcja. Rozłóżmy więc funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO na czynniki pierwsze:)

Zauważ, że za każdym razem szukamy jednej i tej samej wartości: nazwy przychodu/ wydatku. Zawsze szukamy jej w tabeli Sl_Nazwy i chcemy otrzymać wartości przyporządkowane dokładnie do szukanej wartości. Są to trzy z czterech argumentów WYSZUKAJ.PIONOWO:

WYSZUKAJ.PIONOWO(czego_szukasz; gdzie_szukasz; nr_kolumny_do_wyświetlenia; sposób_szukania)

To moje nazwy argumentów tej funkcji – oryginalne niekoniecznie są… hmmm… jakby to określić… intuicyjne 😉

Trzecim agrumentem (nr_kolumny_do_wyświetlenia) będą liczby oznaczające poszczególne kolumny w przeszukiwanej tabeli Sl_Nazwy. Czyli:

• In/Out: 2,
• Kategoria: 3,
• Rodzaj: 4,
• Osoba: 5.

Zanim przejdę do opisywania formuł, przypomnę szybko wygląd tabeli (zmieniłam tylko kolejność kolumn: Sposób płatności przeniosłam za PLN – tak będzie nam wygodniej wpisywać):

Aby zatem w kolumnie In/out wyświetlała się słownikowa pozycja, wpisz w komórce E2 taką formułę:

=WYSZUKAJ.PIONOWO([@Nazwa];Sl_Nazwy;2;0)

Aby uzyskać ten sam efekt w kolumnie Kategoria, wpisz w komórce F2:

=WYSZUKAJ.PIONOWO([@Nazwa];Sl_Nazwy;3;0)

Rodzaj – w G2:

=WYSZUKAJ.PIONOWO([@Nazwa];Sl_Nazwy;4;0)

Osoba – w H2:

=WYSZUKAJ.PIONOWO([@Nazwa];Sl_Nazwy;5;0)

Zauważ, że funkcja jest prawie taka sama dla każdej kolumny. Różni się tylko trzecim argumentem, czyli numerem kolumny, z której wybierana jest wartość będąca wynikiem funkcji (zwracana jest wartość).

Wpisanie do tabeli formuł mających odwołania do konkretnych kolumn tabeli ([@Nazwa]) jeszcze bardziej ułatwi nam uzupełnianie danych. Formuły te będą się bowiem automatycznie kopiowały do nowych wierszy. Genialne!

Formuły związane z datą

Teraz jeszcze wpiszemy formuły dat, czyli uzupełnimy kolumny Rok, Mc i Rok-mc.

Formuła dla roku w komórce J2 to:

=ROK([@Data])

Formuła miesiąca w komórce K2:

=MIESIĄC([@Data])

Formuła łącząca rok i miesiąc w komórce L2:

=[@Rok]&"-"&TEKST([@Mc];"00")

I tyle 🙂 Teraz za każdym razem, gdy wpiszesz przychód/ wydatek, który widnieje w arkuszu Słowniki, reszta danych uzupełni się sama. A jeśli nazwy przychodu/ wydatku nie będzie w słowniku, formuły wyszukiwania zwrócą błąd i trzeba będzie wypełnić pola ręcznie. Sugeruję zostawić formuły w takiej postaci, aby ten błąd zwracały – będzie on wtedy widoczny, co zachęci, aby go zlikwidować, czyli poprawnie uzupełnić dane. 🙂

A tak wygląda tabela z wpisanymi formułami: jeden wiersz pusty, a drugi – uzupełniony danymi.

Tak jak napisałam na początku artykułu, to już ostatni wpis związany z tabelą danych. W kolejnym będę już omawiała ciekawsze kwestie 🙂

Redakcja językowa: Aleksandra Wasiak