Po długiej przerwie w publikowaniu artykułów z cyklu Prosty budżet domowy przedstawiam wam kolejny wpis! W całości będzie on poświęcony usprawnianiu wpisywania danych do tabeli danych. Mam nadzieję, że ten artykuł przekona Was o użyteczności list, których tworzenie opisałam w poprzednim artykule (Prosty budżet domowy – słowniki i listy), a tym samym wyjaśni wątpliwość jednego z czytelników, który ostatnio o tę użyteczność zapytał.

W tym artykule pokażę Wam, jak dodać listy wyboru do tabeli danych. Zadaniem tych list jest ułatwienie wprowadzania danych do tabeli. Dzięki nim nie trzeba będzie pamiętać wszystkich kategorii, aby przyporządkować do nich konkretny wydatek/ przychód, ponieważ kategorie będą widniały na liście. Ma to jeszcze jeden plus: nie trzeba będzie wpisywać ich ręcznie do tabeli, tylko będzie można wybrać z listy. Na listach będą się znajdować kategorie, typ pozycji (In/Out), rodzaje i osoby.

Następnym usprawnieniem wprowadzania danych będzie napisanie formuł wyszukujących najczęściej wpisywane wydatki/ przychody. Ale o tym w kolejnym artykule 🙂

Ok. Zaczynamy.

Na początek przypomnę, jak na tę chwilę wygląda nasza tabela danych. Przedstawia ją rysunek poniżej:

Tabela danych

Nie jest szczególnie skomplikowana 🙂 Zawiera na razie nagłówki pól i formatowanie. Teraz dodamy do niej listy wyboru. Listy wyboru to jedna z opcji narzędzia, które nazywa się Sprawdzanie poprawności. Zadaniem list jest pokazanie użytkownikowi, jakie wartości może wpisać w danej komórce. Wartości te wybiera właśnie z listy. Wybrana wartość zostaje automatycznie wstawiona do komórki.

Cudowne jest też to, że dzięki korzystaniu z narzędzia tabeli za każdym razem, gdy dodamy nowy rekord, listy same się nam do niego skopiują (nie trzeba ich tworzyć za każdym razem od nowa).

Zacznijmy od stworzenia listy w polu In/Out.

Lista w polu In/Out

1. Ustaw się w komórce D2.
2. Z menu Dane z sekcji Narzędzia danych wybierz Poprawność danych:
3. Pojawi się następujące okno, w którym w polu Dozwolone wybierz Lista, a w polu Źródło wpisz =Sl_InOut. Jest to odwołanie do listy o nazwie Sl_InOut (jak stworzyć to odwołanie, pokazywałam w poprzednim artykule, a szczegółowo o tworzeniu list rozwijanych możesz przeczytać tutaj). Patrz rysunek poniżej: 
4. Zatwierdź przyciskiem OK.

A oto wynik:

Kolejne listy będziemy tworzyć w taki sam sposób jak listę In/Out. Poniżej opisuję to szczegółowo.

 Lista w polu Kategoria

1. Ustaw się w komórce E2.
2. Z menu Dane z sekcji Narzędzia danych wybierz Poprawność danych.
   
3. Pojawi się okno Sprawdzanie poprawności. W tym oknie w polu Dozwolone wybierz Lista, a w polu Źródło wpisz =Sl_Kategorie. 
   
4. Zatwierdź przyciskiem OK.

Jeśli uważasz, że sama Kategoria to za mało, możesz dodać również pole Podkategoria. W takim przypadku dobrze będzie, gdy lista podkategorii będzie uzależniona od wyboru na liście kategorii. Tutaj opisałam jak to zrobić: Zależna lista rozwijana w komórce.

Lista w polu Rodzaj

1.  Ustaw się w komórce F2.
2. Z menu Dane z sekcji Narzędzia danych wybierz Poprawność danych.
3. Pojawi się okno Sprawdzanie poprawności. W tym oknie w polu Dozwolone wybierz Lista, a w polu Źródło wpisz =Sl_Rodzaj. 
   
4. Zatwierdź przyciskiem OK.

Lista w polu Osoba

1. Ustaw się w komórce G2.
2. Z menu Dane z sekcji Narzędzia danych wybierz Poprawność danych.
   
3. Pojawi się okno Sprawdzanie poprawności. W tym oknie w polu Dozwolone wybierz Lista, a w polu Źródło wpisz =Sl_Osoba. 
   
4. Zatwierdź przyciskiem OK.

Teraz, kiedy będziecie wpisywać dane do tabeli w polach: In/Out, Kategoria, Rodzaj i Osoba, możecie wybierać dane z list rozwijanych. Z pewnością usprawni wam to pracę.

A w następnym artykule związanym z budżetem domowym wprowadzimy dalsze usprawnienie – formuły. W końcu pracujemy z Excelem, a w nim formuły to podstawa 🙂 Aby więc być na bieżąco z najnowszymi artykułami o budżecie domowym (i innymi ciekawymi zagadnieniami excelowymi), możesz zapisać się na newsletter (formularz poniżej). Wysyłam w nim wyłącznie informacje o artykułach:)

Redakcja językowa: Aleksandra Wasiak