Czyli coś, czego nie wiesz o SUMIE.WARUNKÓW

Tę funkcję wszyscy znają. Należy ona do TOP10, no może TOP20 najczęściej używanych funkcji w Excelu. SUMA.WARUNKÓW, bo o niej mowa, jest bardzo prosta i niesamowicie użyteczna. Problem pojawia się jednak, gdy za jej pomocą chcemy podsumować wartości na podstawie komórek, które… nie mają wartości, są PUSTE.

Jakie wtedy zastosować kryterium?

Odpowiem na to pytanie na przykładzie określania sumy przeterminowanych należności. Oto formatka:

Formatka

Do dzieła!

Najpierw określmy sobie, jakie należności będziemy traktowali jako przeterminowane. Na przykładzie powyższej formatki, ja widzę 2 warunki:

1. Termin płatności już minął
2. Faktura nie została zapłacona

Przekładając to na język Excela mamy odpowiednio:

1. Data w kolumnie Termin płatności jest mniejsza od daty dzisiejszej (jeśli jest równa – dajemy klientowi szansę ;))
2. Nie wpisano wartości w kolumnie Data zapłaty

W obu „językach”, ludzkim i excelowym, mamy 2 warunki. Czyli będziemy chcieli sumować wartości z kolumny Należność, jeśli oba powyższe warunki będą spełnione. Jest to idealny case do użycia funkcji SUMA.WARUNKÓW (gdyby był tylko jeden warunek – wystarczyłaby SUMA.JEŻELI).

Argumenty tej funkcji będą następujące:

1. Należność – jako sumowana kolumna
2. Termin płatności – jako kolumna dla pierwszego kryterium
3. kryterium mówiące o tym, że termin płatności ma być mniejszy od dzisiejszej daty
4. Data zapłaty -jako kolumna dla drugiego kryterium
5. kryterium mówiące o tym, że ma być wpisana data zapłaty (zakładamy, że tutaj będą wpisywane tylko daty)

A formuła, która to wszystko robi wygląda tak:

=SUMA.WARUNKÓW(D7:D17;B7:B17;"<"&C3;C7:C17;"=")

Zwróć uwagę na ostatni argument: „=”, ponieważ to o niego tutaj się rozchodzi!

Dokładnie tak: jeśli w argumencie Kryterium wpiszesz „=” w jednej z tych funkcji: SUMA.WARUNKÓW, SUMA.JEŻELI, LICZ.WARUNKI, LICZ.JEŻELI, funkcje te zinterpretują to jako szukaj pustych komórek. Przyznam, że dość nieintuicyjne, ale cóż – that’s the way it is 🙂

Po wpisaniu formuły, otrzymamy taki wynik:

Wynik: suma przeterminowanych należności

Rozwiązania alternatywne

Tę sytuację można rozwiązać oczywiście również za pomocą kolumny pośredniczącej, w której można umieścić funkcje JEŻELI i ORAZ i wyświetlić albo tę należność albo zero. Wyniki wtedy podsumujemy po prostu funkcją SUMA. To rozwiązanie byłoby przydatne, gdybyśmy potrzebowali mieć dodatkową informację, która należność jest przeterminowana (i ile).

Alternatywa wykorzystująca JEŻELI i ORAZ

Użyta w tym rozwiązaniu funkcja to:

=JEŻELI(ORAZ(B7<$C$3;C7="");D7;0)

Można też oczywiście zrobić tak, jak w tym wpisie – będziemy mieli wtedy informację o tym, która FV jest przeterminowana i to jeszcze zaznaczymy ją kolorem. Tutaj wystarczy SUMA.JEŻELI według statusu Przeterminowana (lekko zmodyfikowałam formatkę, żeby pasowała do case’a):

Alternatywa z SUMA.JEŻELI

Formuła użyta we wskazanej komórce to po prostu:

=SUMA.JEŻELI(D6:D16;"przeterminowana";E6:E16)

Co kto lubi i potrzebuje :). Enjoy!

A oto wersja z gotowcem do pobrania:
MalinowyExcel_Przeterminowane faktury suma należności dw.xlsx

I wersja wideo: