Jeden z czytelników często napotyka w swojej codziennej pracy z Excelem następujący problem:

W firmie, w której pracuję, korzystam głównie z Excela. Często zdarza się, że przeklejam dane z plików PDF, gdzie liczba w tysiącach wyraża się następująco: 1.234.23 Nie mam pojęcia, jak zamienić pierwszą kropkę na przecinek, a drugą pozostawić lub też sformatować tę liczbę przez skasowanie tylko jednej kropki (pierwszej od lewej) tak, by liczba miała postać: 1234.23. Jest to dla mnie bardzo istotne, ponieważ pracuję na dużych tabelach i bardzo utrudnia mi to liczenie!

W tym poście odpowiem na powyższe pytanie i dodatkowo zasugeruję inny wynik końcowy – moim zdaniem użyteczniejszy.

Mamy do czynienia z liczbami w następującej formie (kolumna A):

Są to liczby wyglądające tak, jak zaciągnięte z pliku PDF, o których pisze Czytelnik, czyli:

• separatorem tysięcy jest kropka,
• separatorem dziesiątek też jest kropka.

Warto zwrócić uwagę na fakt, że – ze względu na typ separatora (kropka zamiast przecinka) dla Excela każda liczba z przykładu jest tekstem. W związku z tym na tych danych nie da się wykonywać żadnych obliczeń.

Opiszę teraz:

1. w jaki sposób pozbyć się pierwszej kropki i dodatkowo…
2. w jaki sposób zamienić powstałą wartość (dla Excela – powstały tekst) na taką, która dla Excela będzie liczbą (będzie można na niej wykonywać obliczenia).

Polecam wykonać szczególnie drugi krok. Warto jednak zdać sobie sprawę z tego, że zaprezentowany  sposób usunięcia pierwszej kropki (separatora tysięcy) dotyczy tylko liczb mniejszych niż milion. Milion bowiem ma już dwa separatory tysięcy (1.000.000 -> 1 000 000).

A więc…

1. Aby usunąć pierwszą kropkę (separator tysięcy), należy w komórkę B2 wpisać następującą formułę:

=ZASTĄP(A2;SZUKAJ.TEKST(".";A2);1;"")

i skopiować ja do pozostałych komórek w kolumnie B.

2. Aby zamienić drugą kropkę (separator dziesiętny) na przecinek, należy w komórkę C2 wpisać następującą formułę:

=JEŻELI.BŁĄD(ZASTĄP(B2;SZUKAJ.TEKST(".";B2);1;",");B2)*1

i skopiować ją do pozostałych komórek w kolumnie C. Formuła ta pozwoli dodatkowo wyeliminować błąd #ARG! w przypadku, gdy nie ma drugiej kropki – separatora dziesiętnego.

3. Ostatnim krokiem jest zmiana formatowania na takie, które ułatwi odczytanie liczby. W moim przykładzie wstawiłam dodatkową kolumnę (kolumna Liczba sformatowana), aby pokazać tylko wynik formatowania. Polecam format liczbowy – z separatorem tysięcy i dwoma miejscami po przecinku:

Oto wynik:

Oczywiście gdy mamy już liczbę tylko z jedną kropką (separatorem dziesiętnym), można zamienić ją na przecinek również w inny sposób. Należy:

1. Zaznaczyć liczby w zakresie B2:B6
2. Skopiować je
3. Ustawić się w komórce B2
4. Skopiowane liczby wkleić specjalnie jako wartości (przeczytasz o tym tutaj)
5. Za pomocą narzędzia Znajdowanie i zamienianie zamienić kropkę na przecinek (przeczytasz o tym tutaj lub – jeśli interesuje cię rozwiązanie używające makra – tutaj)

Gotowe!