• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Wyodrębnianie daty urodzenia z nowego PESELu

Czyli jak działa funkcja LET?

Nowa funkcja w Excelu, dostępna w subskrypcji (Microsoft365), świetnie nadaje się gdy w jednej formule potrzebujemy wielokrotnie użyć tego samego (albo tych samych, kilku)  fragmentu formuły. Funkcja ta nazywa ów fragment i pozwala użyć już samej nazwy, a nie wciąż pisać w kółko to samo.

Jej użycie omówię na przykładzie wyodrębniania daty urodzenia z PESELu. Zarówno “nowego” (2000-2099) jak i “starego” (1900-1999).

Tak wygląda formatka z wynikiem:

MalinowyExcel Wyodrębniania daty urodzenia z PESELu funkcja LET - Wynik

Czytaj dalej

Jak zachować formatowanie liczb w formule? 3 sposoby.

Czyli kilka słów o funkcjach ZAOKR.DO.TEKST i KWOTA

Zadanie na dziś to stworzenie wykresu sprzedaży po miesiącach, z dodatkowymi informacjami o średniej, najwyższej najniższej sprzedaży miesięcznej. Natomiast te dodatkowe informacje chcemy przedstawić pod wykresem, w polach tekstowych. O tak:

Cel

Mało tego. Te dane mają się automatycznie wyliczać i pobierać z danych źródłowych do wykresu. No powiedzmy, że na podstawie nich :). Chodzi o to, by jak najmniej się narobić i aby ta formatka posłużyła nam do kolejnych analiz, np. na kolejny rok czy miesiąc (jeśli dane dochodziłyby miesięcznie).

Czytaj dalej

Metoda ze schowkiem

Czyli szybka metoda na konwersję tekstów na liczby

Na ostatnim webinarze o konwersji liczb przechowywanych jako tekst na liczby, Bill Szysz wspomniał o metodzie konwersji, o której nie miałam zielonego pojęcia. Metoda ta wykorzystuje schowek pakietu Office i jest mega-szybka! Postanowiłam się nią z Wami podzielić – zależy mi, abyście ją znali – jest super!

Schemat działania

Schemat działania

Czytaj dalej

Pobierz wagę produktu z jego nazwy

Czyli wyodrębnianie liczby w nawiasie

Naszym zadaniem będzie wyodrębnienie liczby, będącej wagą produktów, z tekstu – czyli z nazwy produktu. O tak:

Wynik

Wynik

Problem polega na tym, że owe wagi są w różnych miejscach: czasem na końcu, czasem w środku nazwy. No i dodatkowo same liczby są różnej długości: raz mają 2 znaki, innym 3 lub 4!

Na szczęście liczba do wyodrębnienia (waga) zawsze jest ujęta w nawias. Dzięki temu łatwo znaleźć regułę, dzięki której namierzymy miejsce występowania liczby w tekście.

Nie możemy tutaj zastosować funkcji FRAGMENT.TEKSTU w najprostszym wydaniu (czyli wpisać argumentów z palca). Trzeba ją trochę ztiuningować…

Czytaj dalej

Jak wyświetlić cudzysłów w wyniku formuły?

Czyli sposób na oszukanie Excela

Niby taka prosta sprawa: w tytule wykresu chcemy wyświetlić nazwę produktu, którego sprzedaż prezentujemy. Tytuł opiera się na wartości komórki, w której jest formuła, uzależniona od wyboru produktu przez użytkownika. Wszystko byłoby proste, gdybyśmy chcieli wyświetlić TYLKO nazwę produktu, ale my chcemy tak: Sprzedaż dla “Batonik”. Szef się uparł… i ma być tak:

Cały problem z cudzysłowem polega na tym, że umieszczamy w nim tekst w formułach. Jeśli więc go użyjemy – Excel pomyśli, że chcemy wyświetlić w formule tekst. A my chcemy wyświetlić ten znak (“). Jak więc “oszukać” Excela?

Jest na to wieeeele sposobów: można wstawić znak cudzysłowu do oddzielnej komórki, a następnie odwołać się w do niej w formule; można dokleić cudzysłów bezpośrednio do tekstu w komórce. Jeśli jednak nie chcemy odwoływać się do zewnętrznej komórki ani ingerować w wartości – warto sięgnąć po inne metody. Opiszę dalej dwie. Jedna mi się bardziej podoba, druga – trochę mniej. Zobaczymy jak Tobie 🙂

Czytaj dalej

Tajemnicze dwa minusy w formułach…

Dwa minusy to sposób na konwersję wartości na liczbę. Konkretnie, oznaczają one po prostu podwójne mnożenie przez -1. Jeśli liczbę pomnożymy przez -1, to otrzymamy liczbę przeciwną. Jeśli natomiast tę przeciwną liczbę pomnożymy przez -1, otrzymamy tę liczbę, co na początku. I o to właśnie tutaj chodzi. O konwersję wartości, która nie jest liczbą, np. teksty czy wartość logiczna, na liczbę. Omówię to na 2 przykładach:

  1. będę szukać daty urodzenia pracownika, na podstawie jego ID (WYSZUKAJ.PIONOWO)
  2. a potem policzę ile pracowników urodziło się w październiku (SUMA.ILOCZYNÓW)

Formatka wygląda następująco:

Formatka

Formatka

Jedziemy z formułami!

Czytaj dalej

Funkcja SUMA źle liczy!

… i co zrobić, żeby ją naprawić?

Trochę dziwnie brzmi tytuł tego wpisu, ponieważ oczywiście funkcja SUMA dobrze liczy :). Natomiast nam użytkownikom czasem może się wydawać, że jednak SUMA liczy źle. Nic dziwnego, jak widzimy coś takiego:

Suma liczb w ramce jest zdecydowanie większa niż 61, mimo tego, co twierdzi funkcja SUMA. Co więc jest z nią nie tak? Rozwiązanie tej zagadki jest bardzo proste i ma związek z postawami Excela, a mianowicie z typem danych, jakie przechowujemy w komórce. Te podstawy warto znać 😉

Czytaj dalej

Niestandardowe zmniejszanie sumy w zależności od wpisu w kolumnie obok

Czyli kolejne wykorzystanie genialnej LICZ.JEŻELI

Dzisiaj króciutko o tym jak os dumy wartości w komórkach odjąć 1, za każdym razem, jak w komórce wystąpi określone słowo, np. “brak”. Artykuł ten jest odpowiedzią na pytanie Pawła, który właśnie miał taki case do rozwiązania. Jedyne co zmieniłam, to słowo: u Pawła było “b/ś”, a ja dałam “brak”, bo tak mi bardziej pasuje. Oczywiście słowo może być dowolne – trzeba je tylko wpisać do formuły 🙂

Oto formatka:

Formatka

Formatka

Do dzieła! Czytaj dalej

Numer FV staje się datą i jak to naprawić?

Czyli jak sobie radzić z niechcianą “pomocą” Excela?

Może być kilka sytuacji, w których się tak dzieje. Przychodzą mi do głowy dwie, a mianowicie:

  1. wpisujemy do Excela nr FV taki: 2017/10
  2. importujemy do Excela dane z zewnętrznych systemów, typu SAP, Optima czy inne

W pierwszym przypadku Excel próbuje “ułatwić nam życie” i domyśla się, że chcemy wpisać datę 1.10.2017 i na taką datę zmienia nam numer FV. Dotyczy to oczywiście numerów FV do 12, bo tyle mamy miesięcy. Jak wpiszemy 2017/25 to nic się nie stanie.

I to jest ok, po prostu trzeba mieć świadomość tego, że tak się dzieje. Rozwiązaniem będzie tutaj wpisanie apostrofu przed takim numerem, czyli coś takiego:

'2017/10

Excel potraktuje ten wpis jak tekst i nie ruszy go.

Gorzej jest w drugiej sytuacji, gdy już mamy w Excelu dany, co gorsza jak mamy ich bardzo dużo. Co wtedy?

Tutaj już trzeba z tej daty odzyskać numer FV za pomocą funkcji. I o tym będzie w tym wpisie.

Czytaj dalej

SUMA.JEŻELI i LICZ.JEŻELI z kryterium liczbowym w innej komórce

Czyli co zrobić, aby to działało?

Załóżmy, że chcemy obliczyć sumę wynagrodzeń wyższych niż 4 300 zł i dodatkowo liczbę osób, które takie wynagrodzenie posiadają. Chcemy mieć również możliwość modyfikacji wartości 4 300 zł, aby szybko obliczać też inne warunki. Dlatego wartość 4 300 zł wpisujemy do oddzielnej komórki (jest to nasze kryterium). Tak, jak na obrazku:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej