• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Power Query: do jakich klientów przypisano więcej niż jeden numer?

Niedawno nagrałam film na YB, w którym pokazywałam metodę na wyodrębnienie klientów, którym zostało przypisanych kilka numerów, a powinien być tylko jeden. W filmie pokazywałam metodę bardzo prostą: najpierw formułami wyodrębniłam wszystkich poprawnych i niepoprawnych klientów, następnie filtrem wybrałam tylko tych błędnych, a na koniec za pomocą narzędzia usuń duplikaty wyciągnęłam unikalne wpisy tych błędnych. Metoda prosta jak budowa cepa i skuteczna 🙂 Zobaczcie sami:

Takie rozwiązanie przyszło mi na szybko i załatwiło problem, z którym zgłosiła się do mnie Agnieszka – uczestniczka jednego z moich szkoleń. Natomiast przyznam szczerze, że nie byłam z tego rozwiązania zadowolona. Miało ono zbyt dużo kroków. Ja lubię tworzyć rozwiązania, które w przyszłości da się łatwo wykorzystać ponownie z minimalnym, a najlepiej żadnym effortem. To zdecydowanie takie nie było, więc siedziało mi w głowie i nie dawało spokoju 🙂 Wiedziałam, że lepsze i łatwo-powtarzalne rozwiązanie istnieje. Nie chciałam zaraz pisać makra, bo to byłoby pójście trochę na łatwiznę 🙂 Pomyślałam więc o Power Query, którego kilka dni wcześniej zaczęłam się uczyć. I wymyśliłam 🙂 Tym właśnie rozwiązaniem chciałabym się dziś z Wami podzielić. Przyznam się, że bardzo to narzędzie polubiłam i widzę w nim ogromny potencjał. Dlatego na blogu sukcesywnie będę coraz więcej o nim pisać 🙂

Czytaj dalej

Jak zainstalować Power Query?

Bez zbędnych wstępów od razu przejdę do rzeczy. Power Query jest dodatkiem do Excela dla wersji 2010 i 2013. Jeśli masz wersję 2016 – jest już w nią wbudowane i nie ma konieczności instalowania niczego. Zajmę się więc wersjami 2010 i 2013.

Sprawdzenie wersji Excela: 32- czy 64-bit?

Sam dodatek Power Query należy pobrać ze strony Microsoftu, natomiast zanim się do tego zabierzemy -warto wiedzieć którą wersję Excela mamy:  32- czy 64-bit. Zapewne masz wersję 32-bitową, natomiast warto to sprawdzić.

Czytaj dalej

Film: Suma czasu pracy w projektach wyodrębniana formułą tablicową

Niedawno pomagałam Leszkowi w zsumowaniu czasu pracy w grafiku, w którym notował przepracowane godziny łącznie z nazwą projektu. Były wiec tam wpisy typu 8A1, gdzie 8 to przepracowane godziny, a A1 to symbol projektu, w którym pracował pracownik. Zaproponowana przeze mnie formuła liczyła łączny czas pracy, a jak się później okazało, Leszek chciał również czas pracy w podziale na projekty. Zmodyfikowałam więc trochę tabelkę wynikową i formuły i udało się to osiągnąć. Jak – o tym jest najnowszy film.

Użyte formuły to:

1. Formuła licząca czas pracy w projekcie:

=SUMA(JEŻELI.BŁĄD(--LEWY($B3:$AF3;SZUKAJ.TEKST(AG$2;$B3:$AF3)-1);0))

2. Łączny czas pracy w miesiącu:

=SUMA(AG3:AH3;B3:AF3)

Oraz plik do pobrania:

Plik do pobrania:

 

 

 

Film: Obliczanie premii handlowców w zależności od wykonania planu sprzedaży

Z problemem, który rozwiążę dzisiaj zgłosił się do mnie Artur. Potrzebował on rozliczyć premię handlowcom, w zależności od wykonania przez nich planu sprzedaży. Założenie było takie, że pensja handlowców składa się z 2 części:

  1. stałej podstawy wynagrodzenia i
  2. ruchomej premii, zależnej od wykonania planu.

Premia przyznawana jest na podstawie poniższej tabeli:

Tabela premiowa

Tabela premiowa

Czyli za określone wykonanie planu, handlowcowi należy się odpowiedni procent (z tabeli) realizacji tego planu. Potem obliczenie wynagrodzenia to już tylko zsumowanie podstawy z wyliczoną premią.

To rozwiązanie jest uniwersalne dla tego typu zagadnień, więc możesz w ten sposób też np. nadawać klientom rabaty, przeprowadzać segmentację klientów, czy wpasowywać pracowników w odpowiednie grupy wynagrodzeniowe w waszej firmie.

Ok, dość gadania, poniżej film:

A tutaj formuły zastosowane do rozwiązania:

1. Obliczenie procentowego wykonania planu:

=E4/D4

2. Premia %:

=WYSZUKAJ.PIONOWO(F4;$J$4:$K$7;2)

3. Premia PLN:

=C4+G4*E4
I plik z gotowym rozwiązaniem do pobrania: MalinowyExcel_Progi premiowe.xlsx

Miło mi będzie jak zostawisz komentarz tutaj na blogu czy na YB, a tym bardziej jak rozpowszechnisz ten film dalej, np. na Facebooku 🙂 W ten sposób więcej osób będzie mogło z niego skorzystać.

 

Film: suma czasu pracy wyodrębniana formułą tablicową

Z problemem zaprezentowanym w dzisiejszym filmie przyszedł do mnie Leszek, który potrzebował obliczyć sumę przepracowanych godzin, które to musiał wyodrębnić z tekstu, np: z tekstu 8A1 potrzebował zsumować 8. W zaprezentowanym w filmie rozwiązaniu używam do tego formuły tablicowej oraz funkcji tekstowych: LEWY, SZUKAJ.TEKST i DŁ, oraz SUMA i JEŻELI.

Jeśli chcesz poznać sposób na obliczenie czasu pracy w poszczególnych projektach, to znajdziesz go tutaj. Nagrałam o tym kolejny film.

Oto film:

Czytaj dalej

Wykres zatrudnienia: ile osób było zatrudnionych w danym miesiącu?

Dziś znów coś dla HR-owców. Z problemem, który opiszę przyszła do mnie moja własna siostra. Potrzebowała ona bowiem stworzyć wykres zatrudnienia pracowników w konkretnych miesiącach wybranego roku. Problem jednak polegał na dostępnych danych – znała jedynie datę zatrudnienia i, ewentualnie, zwolnienia. I dopiero z tych danych mogła cokolwiek dalej kombinować.

Ten wpis jest szczególny, ponieważ nagrałam do niego szczególny film. Postanowiłam, że w tym filmie po raz pierwszy w historii Malinowego Excela – pokażę siebie. Uznałam, że przyjemniej będzie Wam się oglądało film, jak zobaczycie KTO do Was mówi, a nie tylko usłyszycie mój głos. Jestem ciekawa Waszych wrażeń 🙂

A wracając do wykresu zatrudnienia, to dostępne dane wyglądają tak:

Wykres zatrudnienia - dane wejściowe

Dane wejściowe

A potrzebujemy tego:

Wykres zatrudnienia - wynik całość

Wynik: dane + wykres

Czytaj dalej

Film: Pula urlopu w godzinach

Z problemem zgłosiła się do mnie czytelniczka, która prowadziła tabelkę z informacją ile godzin pracowała w danym dniu, a ile spędziła na urlopie. godzinami pracy i urlopu. Chciała dokonać prostego podsumowania godzin urlopu: ile jeszcze może go wykorzystać?

A oto zaproponowane przeze mnie rozwiązanie:

 

Czytaj dalej

Film: Import liczb do systemu z użyciem funkcji TEKST

 

Film powstał w odpowiedzi na pytanie Piotra, które brzmiało tak:

Otrzymujemy listę ładunkową w formacie jak w załączniku , problem powoduje zapis ciężarów kontenerów (kolumna weight). Program ładunkowy przyjmuje do obliczeń tylko zapis  10 256.000 zamiast 10256 jak jest na listach.

Mimo, że w Excelu sformatujemy komórkę tak, jak nam się podoba, to wartość tej komórki nadal będzie taka, jak Excel tego chce (a my nie!). Na co dzień nie sprawia nam to problemu, jednak gdy chcemy takie dane zaimportować do systemu – często chce on od nas,aby liczby było odpowiednio zapisane. Właśnie tak, jak my sformatujemy komórkę. Problem w tym, że formatowanie komórki nie wystarcza… Tu z pomocą przychodzi nam funkcja TEKST, która umie wpisać do komórki dokładnie taką wartość, jaki nadaliśmy format. To właśnie pokazuję w tym filmie, posiłkując się dodatkowo funkcją PODSTAW.

Oto film, w którym pokazuję rozwiązanie problemu:

Czytaj dalej

Film: Przeliczanie walut z użyciem WYSZUKAJ.PIONOWO

Wysyłacie mi mnóstwo pytań z różnymi Waszymi problemami i zmaganiami w Excelu. Bardzo się z tego cieszę, oby tak dalej! 🙂 Każdemu z Was chciałabym odpowiedzieć poprzez opublikowanie wpisu na blogu, ponieważ wiem, że taki problem na pewno ma gro innych osób. Problem jednak mam mam taki, że po prostu nie nadążam! Więc wreszcie (po kilku latach!) wpadłam na pomysł, że w miarę swoich możliwości będę nagrywała filmiki z odpowiedziami na Wasze pytania, a tutaj na blogu będę umieszczać skrótowe opisy i oczywiście formuły do skopiowania i pliki do pobrania.

Nadal oczywiście będę prowadziła bloga tak, jak do tej pory, czyli nowe „całe” wpisy będą się pojawiać.

Zatem dziś pierwszy film z tego cyklu. Pytanie zadała mi Alicja, która potrzebowała przeliczyć kwoty wyrażone w walutach na złotówki. Oto dokładny opis sytuacji i jej rozwiązanie:

Czytaj dalej

Wklej specjalnie wartości – skrót klawiszowy???

Ile razy dziennie wklejacie specjalnie wartości w Excelu? Pewnie co najmniej kilkanaście 🙂 Może łatwiej byłoby skrótem klawiszowym? A znacie skrót klawiszowy, który by to robił? Na pewno by się przydał, jednak twórcy Excela go nie przewidzieli… Trzeba więc sobie poradzić w inny sposób.

Miałam ten problem jak jeszcze pracowałam na Excelu 2003, gdzie nie było cudownych podpowiedzi przy wklejaniu tak, jak jest teraz. Wkleić specjalnie wartości potrzebowałam bardzo często i brak tego skrótu mi niesamowicie przeszkadzał. Wkurzyłam się więc i stworzyłam makro, które robi jedną prostą rzecz: wkleja specjalnie wartości do zaznaczonej komórki. Tyle. Rozwiązanie okazało się dla mnie zbawienne i nie umiem bez niego żyć. Jestem od niego wręcz uzależniona 🙂

W tym wpisie pokażę wam jak taki skrót zrobić i, co najważniejsze, co zrobić, aby był on dostępny w każdym otwartym przez nas pliku Excela. W tym celu stworzę dodatek do Excela i pokażę jak go zainstalować.

Czytaj dalej