• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Pokaż miesiące, w których nie ma sprzedaży w tabeli przestawnej

Czyli jedna prosta opcja, którą będziesz wychwalać pod niebiosa 🙂

Jak dowiedziałam się o tej opcji – cieszyłam się jak małe dziecko! Ileż razy wstawiałam do danych sztuczne dane tylko po to, aby w tabeli przestawnej wyświetlić każdy miesiąc – nawet taki, w którym nie było sprzedaży… Jak się okazuje – wcale nie trzeba tak robić :). Wystarczy włączyć prostą opcję w tabeli przestawnej.

Jeśli tej opcji nie włączymy, wynik zarówno tabeli przestawnej i wykresu przestawnego może być taki:

Wyświetlanie miesiący bez sprzedaży tabela przestawna - przedstawienie problemu

Miesiące bez sprzedaży nie są wyświetlane…

A tak nie chcemy – łatwiej będzie nam analizować sprzedaż klientów po miesiącach, kiedy będziemy widzieli wszystkie 12 miesięcy, a nie tylko te, w których była sprzedaż. Brak sprzedaży w danych miesiącach jest ważną informacją!!!

A jak jeszcze dorzucimy sobie np. fragmentator, aby łatwo filtrować dane – wykres będzie brzydko “skakał”…

Ok, zobacz więc co to za opcja 🙂

Czytaj dalej

Lista rozwijana z uprawnieniami cz. 2 (VBA)

Czyli jeśli góra zatwierdziła – nie można edytować!

W poprzednim wpisie pokazywałam jak zahasłować wybrane zakresy komórek w arkuszu tak, aby mogły je edytować jedynie osoby, które znają hasło. Dzisiaj pokażę kod VBA, który nie pozwoli edytować komórek, jeśli konkretna komórka została już uzupełniona.

W naszej sytuacji akceptowania warunków zamówień będzie to działać tak, że jeśli Kierownik Kontroli Kredytowej (KKK) zaakceptuje umowę (zaakceptuje = Tak), osoby wcześniej akceptujące (Dział Obsługi Klienta (DOK) i Dyrektor Sprzedaży (DS)) nie będą mogli już zmieniać swoich decyzji. Czyli, krótko mówiąc, zamówienie zostanie finalnie zaakceptowane.

Ma to działać tak:

MalinowyExcel Listy rozwijane z uprawnieniami cd VBA Wynik

Zabierzmy się więc za stworzenie takiego rozwiązania.

Czytaj dalej

Lista rozwijana z uprawnieniami cz.1.

Czyli tylko osoby znające hasło mogą edytować zakres

Załóżmy, że akceptacja sprzedaży w naszej firmie odbywa się trójetapowy: najpierw sprzedaż akceptuje kierownik Działu Obsługi Klienta (DOK), następnie Dyrektor Sprzedaży (DS), a na końcu kierownik Działu Kontroli Kredytowej (KKK). I ten ostatni ma decydujące zdanie: w końcu zależy nam na sprzedaży a nie dobroczynności tutaj.

Formatka z zamówieniami wygląda następująco:

Zależna Lista rozwijana z uprawnieniami1-Formatka

Formatka

W ostatnich trzech kolumnach decydenci wpisują Tak lub Nie. I tylko decydenci mogą to zrobić.

Do rozwiązania tego problemu potrzebujemy listy rozwijanej i dodatkowo ochrony zakresów w arkuszu i oczywiście ochronę arkusza.

Do dzieła!

Czytaj dalej

Kiedy pracownik może przejść na emeryturę? Określanie daty

Czyli dwie ciekawe funkcje daty

Załóżmy, że mamy określić daty, kiedy nasi pracownicy mogą przejść na emeryturę. Jedynym naszym kryterium w tym wypadku jest wiek i płeć pracownika. Czyli kobieta może przejść na emeryturę w wieku 60 lat, mężczyzna natomiast – w wieku 65 lat.

Dostajemy z systemu następujące informacje:

  • imię i nazwisko pracownika
  • płeć,
  • rok, miesiąc i dzień urodzenia.

Na tej podstawie mamy określić kiedy pracownik może przejść na emeryturę. Chcemy dostać coś takiego:

Kiedy pracownik na emeryturę - Cel

Do tego obliczymy sobie jeszcze ile pełnych lat pracy zostało każdemu pracownikowi oraz zaznaczymy kolorem tych, którzy już osiągnęli wiek emerytalny.

Czytaj dalej

Przeszukiwalna lista wyboru z podpowiedziami (formularz VBA)

Czyli sposób na łatwe szukanie klienta z VBA

Temat, o który już dawno mnie pytaliście, ale przyznaję szczerze: nie chciało mi się za niego zabierać :). W końcu jednak nadszedł czas! Obecnie, z nowym mechanizmem przeliczania w Excelu 365, zrobienie czegoś takiego za pomocą formuł nie jest już wielkim wyzwaniem. Natomiast wyzwaniem jest to, że nadal nie wszyscy mają Excela w tej wersji. I szybko to się nie zmieni… Dlatego chciałabym, aby rozwiązanie było możliwe w każdej wersji Excela.

Ok, ale o co w ogóle chodzi?

O przeszukiwalną listę. Chciałabym napisać rozwijaną, ale to za bardzo ograniczyłoby mi możliwości rozwiązania, choć na pewno byłoby najbardziej użyteczne.

Chodzi o zrobienie takiej listy wyboru np. klientów, aby po wpisaniu kilku liter (niekoniecznie początkowych), Excel wylistował klientów, zawierających wpisane litery. Z nich użytkownik wybiera klienta, który ma być wpisany do komórki.

Chodzi o coś takiego:

VBA Przeszukiwalna lista klientów

 

Czyli po dwukrotnym kliknięciu w kolumnie z klientami pojawia się formularz, na którym możemy wpisać szukaną frazę. Nasz wybór zostanie wpisany do aktywnej komórki arkusza.

Zadanie do najłatwiejszych nie należy, rozwiązanie będzie złożone i długie (dlatego tak długo zwlekałam ;)). Ale damy radę! Do dzieła!

Czytaj dalej

Jak zaokrąglić czas pracy w górę do 15 minut?

Czyli czas pracy tłumacza

Jakiś czas temu napisał do mnie czytelnik z prośbą o napisanie formuły, która będzie liczyła czas pracy tłumacza na takich zasadach:

  • czas pracy zaokrąglany w górę do pełnych 15 minut,
  • minimalny czas rozliczenia: 1 godzina

Pracujemy na takich danych, jak na obrazku i chcemy określić jakie wynagrodzenie należy się tłumaczowi za konkretne tłumaczenie:

Formatka

W tym wpisie pokażę Ci 2 sposoby na obliczenie wynagrodzenia. Pierwszy będzie zaokrąglał czas pracy. Drugi – będzie zaokrąglał wynagrodzenie.

Czytaj dalej

Tabela do gromadzenia danych o przedpłatach na usługi

Czyli excelowe wsparcie dla biznesu w czasie kwarantanny koronawirusa

Moi drodzy, mamy nietypową sytuację, dlatego publikuję nietypowy wpis. Chciałabym wesprzeć tych, którzy nie mogą wykonywać swojej pracy ze względu na pandemię wirusa COVID-19. Mam tutaj na myśli salony fryzjerskie, kosmetyczne, tatuażu, paznokci, … . Oczywiście, jeśli moja pomoc przyda się również innym – będzie mi bardzo miło!

Zaproponowałam swojej fryzjerce, że już dziś kupię od niej usługi fryzjerskie dla mojej rodziny. Zapłacę teraz – skorzystam z usługi później, kiedy będzie już taka możliwość. Jak będzie więcej takich jak ja – pomożemy im przetrwać ten trudny dla wszystkich czas.

Wczoraj zrobiliśmy z mężem przelew.

Pomyślałam wtedy, że warto byłoby, aby Magda miała jakieś miejsce, gdzie będzie gromadziła dane o takich przelewach – za chwilę (mam nadzieję!) zrobi jej się tego dużo. Każdy klient to inna usługa, ja wczoraj kupiłam już 4. Będzie tego sporo przez kto-we-ile-czasu? Trzeba to poukładać. A na tym to akurat się znam, więc postanowiłam też tak pomóc :).

Jeśli znasz salon kosmetyczny/fryzjerski/… – śmiało udostępnij plik z tabelą. Pomóżmy biznesom przetrwać epidemię!

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Tabela dla salonów kosmetycznych1 dw.xlsx

Zobacz film z instrukcją do pliku (a poniżej we wpisie instrukcja pisana):

Czytaj dalej

Przekreślenie całej komórki, a nie tylko jej wartości

Czyli formatowanie warunkowe i niestandardowe w akcji

Załóżmy, że robimy checklistę z zadaniami. May na niej informację o zadaniu, osobie odpowiedzialnej, przewidywanej kwocie przychodu z danego zadania i komentarz. Jak to na checkliście – będziemy zadania oznaczać jako gotowe. Do tego też jest oddzielna kolumna Wykonane, w której zadania gotowe oznaczamy jako “TAK”.

I wtedy też chcemy, aby zadanie zostało przekreślone. Czyli ustawiamy formatowanie warunkowe, uzależnione od wartości komórki w kolumnie Wykonane. Natomiast po zastosowaniu zwykłego przekreślenia wartości komórki otrzymujemy dokładnie taki efekt: przekreślenie wartości.

Mi się to przekreślenie nie za bardzo podoba, ponieważ przekreśla tylko wartość, a nie całą komórkę od początku do końca. Zobacz o co mi chodzi na poniższym obrazku (dolna tabela zawiera przekreślenie, które chcę uzyskać):

Przekreślenie całej komórki - porównanie

Wystarczy trochę pobawić się z formatowaniem niestandardowym i da się taki efekt uzyskać :). Do dzieła więc!

Czytaj dalej

Oddziel dane od analizy!

Czyli dlaczego warto korzystać z prawidłowego zakresu danych i co dalej z nim robić?

Jakiś czas temu opublikowałam na blogu TEN WPIS, a raczej film na Youtoubie, w którym pokazywałam formułę tablicową obliczającą czas pracy w projektach. Jak to formuła tablicowa – skomplikowana sama w sobie. Ale dało radę.

Natomiast pojawiła się potrzeba rozszerzenia funkcjonalności tabeli gromadzącej dane, a co za tym idzie – formuły. Chodziło o to, że jedne pracownik może pracować jednego dnia w kilku projektach. Czyli w jednej rubryce (dziennej), trzeba było jakoś umieścić dane o kilku projektach.

“O rety!” – pomyślałam. “Co to za monstrum wyjdzie! Funkcje VBA mi najłatwiej stworzyć do tego, albo megaskomplikowaną formułę tablicową…”

“O nie! Nie będę się tak męczyć. To przerost formy nad treścią!” myślałam dalej :).

Zobacz, była taka tabelka:

Pierwotna tabelka

Pierwotna tabelka

Gdzie A1, A2 itp. to nazwy projektów, a liczba przed nimi – czas pracy. A chodzi o to, żeby było np.: 4A1; 3A2; 1A3.

Da się prościej. Tylko trzeba przerobić koncepcję.

Czytaj dalej

Zapisz PDF z taką samą nazwą co plik Excela (VBA)

Czyli wystarczy mała podmianka w kodzie

Prawie dwa lata temu napisałam artykuł, gdzie pokazywałam jak z pliku Excela wygenerować plik PDF i zapisać go pod taką nazwą, jak wartość wybranej komórki w arkuszu. Wszystko to za pomocą przycisku. Napisałam w tym celu makro, które szczegółowo omówiłam w tym artykule.

Niedawno zapytaliście mnie jednak, jak zrobić, aby wygenerowany plik nazywał się dokładnie tak samo, jak plik Excela, z którego powstał. Brzmi strasznie, ale w rzeczywistości jest prościutkie. Wymaga bowiem jednej małej modyfikacji w kodzie i ją właśnie opiszę w tym artykule.

Formatka wygląda identycznie, jak w poprzednim artykule:

Formatka

Formatka

Do dzieła!

Czytaj dalej