• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Excel w nieruchomościach: cena za m2 na podstawie piętra i metrażu

Niedawno Zbyszek zapisał się na newsletter i przy okazji zadał ciekawe pytanie: jak wyświetlić wartość z określonej kolumny, na podstawie jej nazwy? Myślę, że odpowiedź na to pytanie zaciekawi wieeelu z Was, dlatego postanowiłam napisać o tym post (i nagrać filmik – pod wpisem). Przykład z życia wzięty dopasowałam do tego taki:

Excel w nieruchomościach -formatka

Formatka

Jest to tabelka pokazująca ceny za m2 mieszkań, znajdujących się na określonym piętrze budynku oraz o określonym metrażu. Metraż mamy w kolumna, piętra – w wierszach. W żółtych polach obok każdego piętra chcemy wybrać metraż z listy rozwijanej, i na tej podstawie ma nam się wyświetlić cena za m2 (w kolumnie Wartość). To jest zadanie na dziś i jednocześnie klasyczny przykład wykorzystania funkcji INDEKS i PODAJ.POZYCJĘ. Można byłoby tutaj wykorzystać też WYSZUKAJ.POZIOMO z PODAJ.POZYCJĘ (pod koniec wpisu też ją pokazuję).

Czytaj dalej

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w „normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej

Zero zamiast ujemnego podatku – alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny – chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni – chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Alternatywa dla JEŻELI - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Pobieranie danych z arkusza wskazanego na liście rozwijanej

Dziś miało być o tabelach przestawnych, ale Arek zapytał mnie o to, jak napisać formułę, która będzie pobierała dane z arkusza wskazanego w jakiejś komórce. Temat ten chodził za mną już od dawna, więc postanowiłam przełożyć wpis o tabelach przestawnych (które lubię używać, ale nie lubię o nich mówić i pisać ;)) i zająć się tym właśnie przypadkiem. Dorzuciłam też coś od siebie, czyli wybór arkusza z listy rozwijanej – zawsze to jakiś dodatkowy bajerek 🙂

A więc dziś mamy podaną sprzedaż (ilość i wartość) handlowców w styczniu i lutym, a chcemy mieć raport, w którym zdecydujemy, z którego miesiąca dane chcemy oglądać i dodatkowo – jaka jest średnia cena sprzedanych przez handlowców produktów. W Excelu mamy więc 2 arkusze z danymi: sty i lut, oraz arkusz Raport, w którym chcemy wyświetlić dane z odpowiedniego arkusza dla wybranych osób. Tak wygląda ta sytuacja:

Struktura danych

Struktura danych

Do dzieła!

Czytaj dalej

Nawiasy zamiast minusów – formatowanie niestandardowe komórki

Dziś będzie odpoczynek od trudnych tematów formuł tablicowych czy makr. Nie będzie zupełnie banalnie, ponieważ poruszę temat formatowania niestandardowego w komórce. Temat rzeka, można za jego pomocą dokonać cudów. Uwielbiam 🙂 Na wstępie od razu zaznaczę, że w tym artykule piszę o polskim ustawieniu systemu operacyjnego i Excela.

Dzisiaj (albo: Dzisiej, jak to mówi pani w przedszkolu mojego dziecka) pokażę Wam jak wyświetlić liczby ujemne w nawiasach, a nie ze znakiem minus. Standardowo Excel wyświetla liczby ujemne właśnie ze znakiem minus:

Tak Excel wyświetla liczby ujemne

Tak Excel wyświetla liczby ujemne

A ja chcę tak:

A tak chcę - z nawiasami zamiast minusów

Liczby ujemne z nawiasami zamiast minusów

Czytaj dalej

Rozwiązanie mikołajkowego konkursu o makrach

W zeszłym tygodniu ruszył na blogu konkurs o makrach. Aby wziąć w nim udział wystarczyło odpowiedzieć na pytanie:

Po co chcesz się nauczyć pisać makra? Do czego będziesz ich używać?

Nagrodą były 2 wideokursy o pisaniu makr w Excelu.

Wasze odpowiedzi bardzo mi się podobały. Przyznam, że mego-trudno było mi wybrać zwycięzcę. Podawaliście zastosowania makr, w bardzo konkretny, a czasem nawet żartobliwy sposób 🙂 Myślę, że Wasze komentarze świetnie oddają ideę makr i obrazują, do czego można je wykorzystać. Cieszę, że wzięliście udział w konkursie i bardzo Wam za to dziękuję!!! Dla wszystkich zainteresowanych przypomnę, że mam kod rabatowy -15% na zakup kursów Videopoint do końca grudnia 2016 (obejmuje produkty z ceną powyżej 30 zł). Kod to MalinowyExcel.

Ok, a teraz czas na zwycięzcę!

Czytaj dalej

Mikołajkowy konkurs z nagrodami o makrach (VBA)!

malinowyexcel-mikolajkowy-konkurs-o-makrachW czerwcu, kiedy ruszył konkurs o tabelach przestawnych,  obiecałam, że będzie kolejny – tym razem o makrach. Makra… tak… temat gorący i jakże pożądany w dzisiejszych czasach, gdzie liczy się efektywność pracy i oszczędność czasu. Każdy chce robotę mieć zrobioną na już (albo na wczoraj) i to jak najmniejszym nakładem pracy. Zwłaszcza jeśli dotyczy to tematów powtarzalnych i… nudnych 😉 Makra właśnie po to są, aby tę pracę przyspieszać i ułatwiać, dzięki czemu pozwalają nam zająć się tematami naprawdę wymagającymi udziału człowieka. Brzmi pięknie, tylko jeszcze trzeba się tego nauczyć… Myślę, że dzisiejszy konkurs jest dla tych wszystkich, którzy własnie tego chcą (lub znają kogoś, kto by chciał – w końcu idą święta :)).

A teraz szczegóły konkursu…

Czytaj dalej

Ile jest aktywnych polis ubezpieczeniowych?

Jakiś czas temu jedna z czytelniczek bloga zapytała mnie, w jaki sposób obliczyć ile polis ubezpieczeniowych z jej listy jest aktywnych. O każdej polisie wiemy kiedy się zaczęła i jaka jest jej data ważności. Interesuje nas: ile polis na dany dzień (dziś) jest aktywnych? Pokazaną metodę możemy zastosować w milionie innych sytuacji: czy pracownik pracował w interesującym cię okresie, data ważności produktu/faktury (choć tutaj wystarczy tylko data do – zobacz tutaj), realizacja projektu w terminie itd…

Korci mnie, żeby od razu wyliczyć ile czasu zostało do przeterminowania polisy i żeby, jeśli termin jest bliski, na tej podstawie wyświetlać jakiś komunikat lub kolorować zbliżające się daty… Ale to w kolejnych wpisach 🙂

Oto formatka:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej

Data najbliższego przelewu

Dzisiaj będzie rozbudowanie tematu z poprzedniego wpisu, w którym opisywałam jak poznać datę np. pierwszego czwartku miesiąca. Wykorzystałam do tego dość skomplikowaną formułę (ale formułę! nie makro ;)), zawierającą aż 4 funkcje. Dziś sobie to rozszerzymy, ponieważ założenia są takie:

W naszej firmie przelewy wychodzą tylko w pierwszy albo trzeci czwartek miesiąca. Jeśli faktura się „nie załapie” na pierwszy czwartek – jest płacona w trzeci czwartek, jeśli na niego się „nie załapie: – dopiero w pierwszy czwartek następnego miesiąca. Itd…

Straszne 🙂

Czyli, z danych do zadania potrzebujemy na pewno termin płatności faktury i kilka komórek roboczych (można byłoby je wrzucić bezpośrednio do formuły – jak chcecie). Formatka do tego zadania wygląda tak:

Formatka

Formatka

Czytaj dalej