Czyli jak to jest z tymi datami?

Dzisiaj szczególny dzień. I to nie dlatego, że jest piątek. No… też, ale nie głównie dlatego 😉

DZISIAJ JEST DZIEŃ NUMER 43000 W EXCELU!

No ok, ale co to oznacza?

Dla Excela daty są liczbami naturalnymi. Pierwszą datą jaką Excel rozumie jest 1 stycznia 1900. Data ta odpowiada liczbie 1. Kolejny dzień to 2 stycznia 1900, i jest to liczba 2 itd. Dzisiaj, czyli 21 września 2017 mamy dzień numer 43000.

Taka sytuacja zdarza się raz na ok. 3 lata, więc jest co świętować 😉
Jeśli chcesz się samodzielnie o tym przekonać, to:

1. Wpisz do dowolnej komórki Excela dzisiejszą datę (polecam Ci do tego skrót klawiszowy Ctrl + ;),

Dzisiejsza data

2. Następnie zmień format wpisanej daty na Ogólny (skrót klawiszowy to Ctrl + Shift + `)

Zmiana formatu komórki na ogólny

Czyli oznacza to, że od dnia 1 stycznia 1900 minęło 43000 dni (no, w sumie jeszcze nie minęło;)).

Oczywiście dzieje się do przy domyślnych ustawieniach Excela. Można bowiem tak go ustawić, aby numerację zaczynał od 1 stycznia 1904 roku. Ale nie ma co mieszać :).

Daty to liczby? O co właściwie tutaj chodzi?

Wiele osób nienawidzi dat w Excelu. Wiecznie sprawiają problem. Tak, zgadzam się. Ale dzieje się tak dlatego, że nieumiejętnie do nich podchodzimy i nie rozumiemy ich. Kluczem do zrozumienia dat jest to, co napisałam wyżej odnośnie tego jakimi liczbami są daty. I to, że są LICZBAMI.

Zobaczcie jeszcze raz:

Jakimi datami są liczby

A to, że my widzimy te liczby jako daty, to jest nic innego niż FORMAT KOMÓRKI. Czyli każdą liczbę naturalną (całkowitą większą od zera) możemy sformatować jako data i wyjdzie nam data. PS ostatnią datą jest 9999-12-31.

Formatujemy, przypominam, np. skrótem klawiszowym Ctrl + 1 i wybieramy kategorię Data:

Formatuj komórki

Dobrodziejstwa: data = liczba

To, że Excela traktuje daty jako liczby ma szereg pozytywnych konsekwencji.

1. Najważniejsza jest taka, że można dodawać do siebie dni

W ogóle, powiedziałabym, że jakiekolwiek operacje na datach są dzięki temu możliwe. Za pomocą prostej formuły możemy sprawdzić np. jaka data będzie za tydzień, czyli za +7 dni. Excel po prostu doda 7 do liczby, która kryje się pod naszą datą. Wyjdzie mu kolejna liczba, która znowu będzie datą – tą za 7 dni. I tak to się kręci.

Na obrazku sprawdzam właśnie to: datę za tydzień:

Data za tydzień

Formuła oczywiście jest taka:

=B3+7

Na tekście tego nie zrobimy, ponieważ nie da się dodawać tekstów.

2. Sortowanie dat niezależnie od formatu.

Excel po prostu sortuje liczby, a to jak je wyświetla – czyli jako daty – ma już drugorzędne znaczenie.

3. Z daty możesz się łatwo dowiedzieć np. jaki to rok

Wystarczy użyć odpowiednich funkcji daty. Są one bardzo prościutkie i łatwo je zapamiętać :). Oto te najważniejsze:

=ROK(A1)

=MIESIĄC(A1)

=DZIEŃ(A1)

Jest jeszcze cała masa innych funkcji, np. taka, która potrafi obliczyć ile dni roboczych minęło między dwiema datami (przykład jej użycia zobacz tutaj). I nie są to bynajmniej funkcje tekstowe LEWY czy PRAWY, ponieważ te nie mają prawa poprawnie zadziałać na datach, gdyż wyodrębniają znaki z wartości komórki, a nie z jej formatu. Natomiast wspomniane funkcje dat zadziałają niezależnie od formatu, ponieważ działają na wartości komórki, czyli liczbie.

Disclaimer

Ale! Żeby wszystko poszło tak pięknie i gładko, jak to opisuję, data MUSI BYĆ POPRAWNIE WPISANA DO KOMÓRKI. Sposobem, który działa na większości komputerów, jest wpisanie daty w takim formacie:

rrrr-mm-dd

lub ewentualnie:

rrrr/mm/dd

Są oczywiście inne metody na wpisywanie dat, ale nie chcę tutaj mieszać. Jeśli mimo wszystko nadal nie jesteś pewna/y, jak poprawnie wpisać datę do Excela – skorzystaj ze skrótu Ctrl + ;. Excel wpisze wtedy dzisiejszą datę, ale – co najważniejsze – zawsze w dobrym formacie. Możesz go sobie stamtąd podpatrzeć :).

To, co warto tutaj jeszcze zapamiętać to: prawidłowo wpisana data powinna być wyrównana do prawej strony komórki. Tak, jak każda inna liczba. Oczywiście pomijam tutaj sytuacje, w których ręcznie zmienimy wyrównanie komórek.

Wyrównanie daty do prawej strony

I to tyle na dziś. Myślę, że reszta to kwestia praktyki, którą oczywiście będę też pokazywała w kolejnych artykułach.

PS W ramach ćwiczeń możesz sprawdzić jaka data to dzień 44000. Odpowiedź napisz w komentarzu 😉