Czyli tylko osoby znające hasło mogą edytować zakres

Załóżmy, że akceptacja sprzedaży w naszej firmie odbywa się trójetapowy: najpierw sprzedaż akceptuje kierownik Działu Obsługi Klienta (DOK), następnie Dyrektor Sprzedaży (DS), a na końcu kierownik Działu Kontroli Kredytowej (KKK). I ten ostatni ma decydujące zdanie: w końcu zależy nam na sprzedaży a nie dobroczynności tutaj.

Formatka z zamówieniami wygląda następująco:

Formatka

W ostatnich trzech kolumnach decydenci wpisują Tak lub Nie. I tylko decydenci mogą to zrobić.

Do rozwiązania tego problemu potrzebujemy listy rozwijanej i dodatkowo ochrony zakresów w arkuszu i oczywiście ochronę arkusza.

Do dzieła!

Założenia

Przyjęłam następujące założenia (zarówno „miękkie”, jak i „twarde”):

• dane wpisywane są do obiektu tabela nazwanego jako tbAkceptacje
• nazwane zakresy (ułatwią później odwoływanie się do nich):
  • kolumna Akcept DOK → AkceptDOK
  • kolumna Akcept DS → AkceptDS
  • kolumna Akcept KKK → AkceptKKK
  • zakres np. J6:J7 jako TakNie (ja go umieściłam w tym samym arkuszu dla ułatwienia, Ty możesz umieścić go np. w jakimś ukrytym arkuszu)
• tylko osoby znające hasło mogą uzupełniać powyższe zakresy
• do tej tabeli nie będą już dopisywane/edytowane żadne dane, poza akceptacjami.

Tworzenie list rozwijanych

Lista rozwijane mają się wyświetlać zawsze i ma na nich być wybór między Tak i Nie. Zastosujemy więc najprostsze sprawdzanie poprawności typu lista.

1. Zaznacz kolumny AKCEPT DOK, AKCEPT DS i AKCEPT DKK w tabeli
2. Wybierz menu Dane/ Poprawność danych
3. Dozwolone ma być Lista
4. Źródło to odwołanie do zakresu TakNie:

Tworzenie list rozwijanych

Po zatwierdzeniu dostajemy najzwyczajniejszą listę rozwijaną.

Ochrona zakresów komórek

Teraz jak już listy rozwijane działają, możemy zająć się ochroną.

Chcemy, aby tylko osoby znające hasło mogły edytować zakresy akceptacji (które dla „zwykłego śmiertelnika” są nieedytowalne). Zwykła ochrona arkusza działa zerojedynkowo: komórkę można edytować, albo nie. My tutaj chcemy pójść krok dalej, więc oprócz zwyczajnej ochrony arkusza, dorzucimy ochronę zakresów: domyślnie zakresy będą chronione, chyba że użytkownik zna hasło.

Dla każdego zakresu akceptacji (DOK, DS i DKK) wykonamy takie same operacje, jednak dla każdego zakresu oddzielnie. Pokażę to na przykładzie DOK.

1. (Najlepiej) zaznacz zakres, który ma być edytowalny po podaniu hasła
2. Wejdź do menu Recenzja. Zezwalaj na edycję zakresów, kliknij przycisk Nowy:
   

   Określanie hasła edytowania zakresu krok 1

3. Nazwij ochronę, określ zakres (po zaznaczeniu jego adres sam wskoczy do tego pola), określ hasło i naciśnij OK.
   

   Określanie hasła edytowania zakresu krok 2

4. Dodaj kolejny zakres, jeśli potrzeba.

Jeśli chcesz, możesz określić którzy użytkownicy w Twojej firmie mają mieć dostęp do danego zakresu bez podania hasła. Określasz ich lokalizację i nazwę użytkownika (tutaj najlepiej skontaktować się z „informatykami”).

W tym celu należy użyć przycisku Uprawnienia, a następnie wybrać szukanego użytkownika:

Określanie użytkowników, którzy nie muszą podawać hasła do zakresu

Ten użytkownik po prostu nie będzie musiał podawać hasła, aby edytować zakres. Jeśli jednak nie określisz użytkowników – wystarczy, że podasz konkretnym osobom hasło do zakresu.

Zakładanie ochrony arkusza

Wszystko to pięknie wygląda, jednak koniecznie trzeba pamiętać, aby po tych wszystkich operacjach ochronić arkusz. W przeciwnym razie i tak wszyscy będą mogli edytować każdy zakres).

Aby to zrobić wejdź do menu Recenzja/Chroń arkusz i podaj hasło ochrony. To już najprostszy etap :). Zapisz plik i ciesz się wynikiem!

W kolejnym wpisie pokażę Ci jak zrobić, aby zablokować możliwość zmiany zdania dla DOK i Dyrektora Sprzedaży. Jeśli Kontrola Kredytowa zatwierdzi zamówienie – DOK i DS nie będą już mogli zmienić swojej decyzji. Użyję do tego makra (VBA), które będzie miało za zadanie to kontrolować. Ale to w kolejnym tygodniu :).

Powiązane produkty

• O obiekcie tabela słów kilka – podczas tej lekcji pokazuję czym jest obiekt tabela w Excelu i dlaczego warto z niego korzystać. Daje nam on ogromne możliwości dynamizowania naszych arkuszy, a wiele nowych funkcjonalności Excela wręcz wymaga przechowywanie danych w tymże obiekcie (np. Power Query). Must have każdego użytkownika Excela!
• Listy rozwijane – podczas tej lekcji pokazuję jak zrobić listę rozwijaną zarówno taką, jak we wpisie (czyli sprawdzanie poprawności), jak i formant formularza, oraz jak je wykorzystać np. na wykresach.
• Walidacja danych – triki – podczas tej lekcji opowiadam o ciekawych zastosowaniach sprawdzania poprawności, którego lista rozwijana w komórce (użyta w tym wpisie) jest opcją. Ale narzędzie to potrafi dużo, duuuużo więcej!
• Kurs Excel w codziennej pracy – mający na celu uporządkować Twoją wiedzę na temat Excela. Jest świetny zarówno dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę, zdobywaną do tej pory „po omacku”, jak i takich, które dopiero zaczynają swoją przygodę z Excelem.

Plik do pobrania:

MalinowyExcel Lista rozwijana z uprawnieniami cz1 dw.xlsx

I film na Youtubie, gdzie pokazuję powyższe rozwiązanie: