Czyli najprostszy z możliwych sposobów na łączenie danych z plików

Jeśli masz w jednym folderze wiele plików o tej samej strukturze – możesz szybko połączyć dane z tych plików w jeden zbiorczy plik. Potrzebujesz tylko Power Query i dosłownie kilka kliknięć myszką. W moim przykładzie są dane sprzedażowe poszczególnych przedstawicieli handlowych – każdy ma swój plik nazwany jego imieniem. W każdym z tych plików znajduje się jeden arkusz, nazwany Sales, gdzie jest zakres z danymi do połączenia. Zobacz dalej, jakie to proste…

Założenia

Zanim pokażę Ci tę prościutką i przyjemną metodę łączenia danych z plików – sprecyzuję w jakich okolicznościach można w ogóle tej metody użyć. Od razu mówię: w najprostszych z możliwych :).

• pliki znajdują się w jednym folderze (znajdują się tam TYLKO pliki do scalenia!),
• arkusz z danymi do połączenia nazywa się tak samo we wszystkich plikach źródłowych,
• jednakowe nazwy kolumn w łączonych zakresach,
• zakresy do połączenia zaczynają się od początku arkusza,
• połączone zostaną kolumny, takie jak w przykładowym pliku (można go wybrać w kreatorze łączenia), pozostałe zostaną pominięte.

Założenia te obrazuje poniższy obrazek:

Założenia łączenia plików

Jak widać – najprostsza sytuacja z możliwych: pliki w jednym miejscu, o identycznej strukturze. Ale często taką własnie sytuację mamy :). Pamiętaj tylko, że do wykonania tego zadania potrzebne jest Power Query: od wersji 2016 w górę jest to wbudowana funkcjonalność; w 2010 i 2013 – należy doinstalować dodatek.

Kolejne czynności

1. Najpierw mówimy Power Query skąd chcemy zaimportować dane, a jest to folder z naszymi plikami źródłowymi, czyli (nawigacja Excela 2016 i wyższych): Dane/ Pobierz dane/ Z pliku/ Z folderu:

Nawigacja

2. Następnie, w okienku z obrazka poniżej wskazujemy folder, w którym znajdują się nasze pliki źródłowe (ze sprzedażą handlowców). Po wybraniu folderu – klikamy OK:

Okienko Wskaż folder

3. Pojawi się podgląd plików z wybranego folderu. Klikamy dalej Połącz/ Połącz i edytuj (dla starszych wersji Excela) lub Połącz/ Łączenie i przekształcanie danych (dla 365)

Łączenie (wygląd okienka dla starszych wersji Excela)

Łączenie (wygląd okienka dla Office 365)

4. Kolejny krok to wybór szablonowego arkusza. Na jego podstawie Power Query stwierdzi z jakimi danymi ma do czynienia – klikamy w nazwę arkusza, u mnie to Sales. Krok ten zatwierdzamy OK. Uwaga! Pozostałe pliki muszą mieć arkusz o takiej samej nazwie. Te arkusze bowiem zostaną połączone.

Wybór arkusza szablonowego

5. Ostatni krok to już tylko załadowanie danych do Excela, czyli Plik/ Zamknij i załaduj. Przy tej instrukcji dane zostaną załadowane do nowego arkusza. Jeśli zaś chcesz, aby zostały załadowane do już istniejącego arkusza, polecam Ci opcję: Plik/ Zamknij i załaduj ▼ /Zamknij i załaduj do… i tam możesz wybrać gdzie dokładnie chcesz umieścić wynikowe dane:

Wybór miejsca umieszczenia danych

Oczywiście połączone dane możesz załadować od razu do tabeli przestawnej, czy też możesz stworzyć z nich wykres przestawny (który np. pięknie pofiltrujesz za pomocą fragmentatorów). Hulaj dusza, piekła nie ma z Power Query! 😉

Gotowe, połączone dane wyglądają tak:

Wynik

Jak widać dostaliśmy bardzo ładną informację o nazwach plików źródłowych, z których pochodzą dane. W naszym przypadku akurat informacja ta nie jest potrzebna, ponieważ mamy już kolumnę z przedstawicielami handlowymi, natomiast nie zawsze tak musi być. Jeśli chcielibyśmy jedną z tych kolumn usunąć – trzeba byłoby to zrobić w edytorze Power Query, którego celowo w tym wpisie nie dotykam bardziej. Rozwiązanie to jest mega proste, co czyni je cudownym! Każdy może je wykonać. Jest niestety mało eleganckie, ponieważ tworzy „śmietnik” w zapytaniach. Zobacz, ile ich zostało wygenerowanych (Dane/ Zapytania i połączenia):

Bardzo dużo zapytań…

Ale coś za coś… Sami oceńcie na ile to rozwiązanie Wam się przyda i na ile jesteście w stanie zaakceptować to „niedociągnięcie” ;).   A na koniec wersja wideo tego rozwiązania:

Powiązane produkty

• Power Query – wstęp dla laików – Celem tego webinaru jest wprowadzenie w magiczny świat Power Query wszystkich tych, którzy jeszcze nie mieli do czynienia z tym cudownym narzędziem. Coś tam kiedyś słyszeli, coś widzieli, ale jeszcze nic samodzielnie nie robili.
• Tabele przestawne z kilku arkuszy (a nawet plików), czyli Power Query w praktyce! – Podczas tego webinaru tworzymy tabele przestawne, ale już nie takie najprostsze. Źródłem tych tabel są bowiem dane zawarte w kilku arkuszach tego samego pliku, a także dane z wielu różnych plików Excela! Używamy do tego Power Query, a jakże. Dzięki temu webinarowi zobaczysz, że nie taki wilk straszny i że Power Query jest naprawdę przyjaznym narzędziem!