W poprzednim artykule z cyklu Prosty budżet domowy w Excelu (artykuł możesz przeczytać tutaj: Prosty budżet domowy w Excelu – tabela danych) pokazywałam, w jaki sposób stworzyć arkusz z tabelą danych. W arkuszu tym będziemy gromadzić informacje o naszych przychodach i wydatkach, aby dalej na ich podstawie dokonać przeróżnych analiz.

Dziś będziemy kontynuować temat wprowadzania danych, a konkretnie zajmiemy się tworzeniem słowników i list. Stworzymy je po to, by usprawnić proces wpisywania danych do tabeli danych.

Czym są słowniki? Słowniki to stałe zestawy danych, do których często się odwołujemy. Przykładowo słownikiem możemy nazwać cennik w sklepie. Wyobraźmy sobie sytuację, że mamy listę produktów i chcemy przypisać do nich ceny. Szukamy więc ceny danego produktu w cenniku (mamy tam informację o nazwie produktu i jego cenie) i na tej podstawie odczytujemy jego cenę. Cennik pełni więc funkcję słownika – są tam zawsze opisy produktów i ich ceny.

A oto przykład słownika:

Prosty budżet domowy w Excelu – słowniki i listy: przykład słownika

Listy (tak właściwie to zbiory, ale ja wolę określenie listy) zaś to definicje wartości, jakie mogą przybierać konkretne pola, jedno pod drugim ułożone w tabelkę (listę). Oto przykład listy:

Przykład listy

W naszym budżecie domowym będziemy mieć jeden słownik i kilka list. Będą one zawierać wartości, które najczęściej będziemy wpisywać do tabeli danych, czyli:

• in/out – informacja przychód/ wydatek (lista),
• kategoria (lista),
• rodzaj (lista),
• osoba (lista),
• sposób płatności (lista) i
• nazwy wydatków (słownik).

Oczywiście dla Excela będą to miejsca, z których funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO będzie pobierać dane.

Tworzenie list

Ok. Zabieramy się więc do tworzenia list. Wszystkie listy będziemy robić dokładnie tak samo. Po prostu stworzymy minitabelki, w których wypiszemy interesujące nas wartości, a następnie nazwiemy te zakresy i je sformatujemy. Na wstępie zaznaczę, że możesz oczywiście umieszczać listy w innych komórkach niż ja. Nie ma to znaczenia, ponieważ później i tak będziemy się do nich odwoływać po nazwach, a nie – adresach. Istotne tylko, abyś miał je wszystkie w jednym miejscu, np. w arkuszu Słowniki. Polecam od razu go stworzyć – najszybciej przez wybranie skrótu klawiszowego Shift + F11 i zmianę jego nazwy na Słowniki).

Lista In/Out

Pierwsza lista to lista In/Out, z której będziemy wybierać, czy wpisywany rekord w tabeli danych to przychód czy wydatek.

1. W komórce A1 wpisz nagłówek listy, czyli In/Out.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli: Przychód, Wydatek, Oszczędności, Inwestycje. Kolejność oczywiście nie ma znaczenia.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki A2:A5, (2) ustaw się w polu nazwy (w lewym górnym rogu obok paska formuły: wyświetla się tam adres zaznaczonej komórki) i (3) wpisz ręcznie Sl_InOut. Jest to nazwa oznaczająca w skrócie: słownik in/out (ponieważ jednak w nazwach nie możemy używać ani znaków specjalnych takich jak „/” (ukośnik), ani spacji, zastosowałam więc „_” (podkreślenie) i zaczęłam każde słowo wielką literą). (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę, aby odróżniała się od reszty arkusza (nie jest to niezbędne, jednak polecam to zrobić:) ).

I tyle! Zrobione. Jedziemy dalej.

Lista Rodzaj

1. W komórce C1 wpisz nagłówek listy, czyli Rodzaj.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli: Stały, Dorywczy, Cel, Awaria (możesz tutaj dorzucić oczywiście inne rodzaje, np. Inwestycje).
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki C2:C5, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Rodzaj. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista rodzajów

Lista Osoba

1. W komórce E1 wpisz nagłówek listy, czyli Osoba.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: Mama, Tata, Dziecko, Mieszkanie, Samochód, Wspólny.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki E2:E7, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Osoba. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista osób

Pole Osoba nie jest jakoś specjalnie istotne. Jeśli interesuje cię kto, na co i ile wydał – skorzystaj z niego. jesli nie chcesz zbierać takich informacji – pomiń je.

Lista Sposób płatności

1. W komórce G1 wpisz nagłówek listy, czyli Sposób płatności.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: karta kredytowa, gotówka, ROR.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki G2:G4, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_SposobPlatnosci. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista sposobów płatności

Lista Kategorie

1. W komórce G11 wpisz nagłówek listy, czyli Kategorie.
2. W komórki poniżej wpisz wartości listy, czyli np.: Kredyt, Zakupy, Transport, Rozrywka, Czynsz, AGD, Zdrowie, TV+internet, Ubrania, Uroda, Dziecko, Lunch. Oczywiście ta lista jest przykładowa – polecam ustalić własne kategorie.
3. Nazywanie zakresu: (1) zaznacz wartości listy, czyli komórki G12:G23, (2) ustaw się w polu nazwy i (3) wpisz ręcznie Sl_Kategorie. (4) Wpis zatwierdź enterem.
4. Sformatuj listę.

Lista kategorii

Tworzenie słownika

Przyszedł czas na stworzenie słownika. Będą w nim zawarte informacje o najczęstszych wpisach do tabeli danych. Te dane to Nazwa, In/out, Kategoria, Rodzaj i Osoba. To właśnie te informacje są zawsze takie same dla określonej pozycji, np. „apteka” zawsze jest  (In/Out) wydatkiem, z kategorii zdrowie, (Rodzaj) stałym i (Osoba) wspólnym. Już np. informacja o sposobie płatności może być różna (możemy raz za jedzenie zapłacić gotówką a raz kartą kredytową). W słowniku tym proponuję więc umieścić takie pozycje (zarówno przychodów, jak i wydatków), które wpisujemy najczęściej. Przykładowo w swoim słowniku umieściłam: jedzenie, pensję i czynsz. Słownik może mieć tyle pozycji ile wierszy w arkuszu. Można zatem przyjąć, że nieograniczoną liczbę 😉 Oczywiście, aby utrzymać porządek, polecam wpisywać tam takich pozycji, których faktycznie często używamy. Warto więc, by były to przychody/ wydatki stałe lub w miesiącu. Dorywcze polecam wpisywać bezpośrednio do tabeli.

Ok. Robimy.

Słownik z nazwami będzie tabelą:

1. Ustaw się w komórce A11 i wpisz nagłówki pól: Nazwa, In/Out, Kategoria, Rodzaj, Osoba.
2. Z menu Narzędzia główne/ Style wybierz opcję Formatuj jako tabelę.
3. W oknie Formatowanie jako tabelę zaznacz opcję Moja tabela ma nagłówki.
4. Naciśnij OK i gotowe.

Teraz już zostaje tylko wpisanie danych. Oto przykładowe dane, które mogą znaleźć się w słowniku nazw:

Prosty budżet domowy w Excelu – słowniki i listy: słownik nazw

Dzięki temu, że nasz słownik jest tabelą, możemy do niego dopisywać nowe dane, a oparta na nim funkcja WYSZUKAJ.PIONOWO (o niej w kolejnym artykule) weźmie pod uwagę te wpisy. Cudowne, prawda? :>

Na dzisiaj to tyle. Niby taki prosty temat, a ile pisaniny 🙂

W następnym artykule pokażę wam, jak do tabeli danych:

• wpisać formuły (między innymi wspomnianą funkcję WYSZUKAJ.PIONOWO) i
• wstawić listy, z których można wybrać dane do wpisania w komórkę.

Naszym celem będzie maksymalne uproszczenie i usprawnienie wpisywania danych do tabeli.

Zachęcam do śledzenia cyklu artykułów o budżecie domowym. Najłatwiej wam będzie to zrobić, jeśli zasubskrybujecie mój blog (na prawym pasku bocznym). A jeśli znasz kogoś, kogo ten temat mógłby zainteresować – wyślij mu, proszę, mejl z linkiem do tego artykułu. Będzie mi niezmiernie miło, jeśli będę mogła pomóc kolejnym osobom:) Dziękuję!

Redakcja językowa: Aleksandra Wasiak