Czyli pokaż strony filtru raportu
Załóżmy, że analizujemy sprzedaż produktów w naszej firmie. Sprzedają oczywiście handlowcy i to właśnie analiza tego, jak i co sprzedają nas bardzo interesuje. Chcemy się dowiedzieć, jak każdy z tych handlowców sprzedaje produkty: ilościowo, wartościowo i jak to wygląda po miesiącach.
Żeby ułatwić sobie analizę – chcemy mieć identyczny raport dla każdego handlowca, ale każdy w innym arkuszu. I to najlepiej nazwanym tak, jak imię i nazwisko handlowca. Czyli coś takiego:
Wydaje się dużo pracy? A wcale nie! Wystarczy sprytnie ustawić tabelę przestawną i wykorzystać jedną jej opcję…
Tworzenie tabeli
Żeby w ogóle takie raport zrobić – potrzebujemy tabeli przestawnej. Ja stworzę ją z danych, które mam po prostu w arkuszu Dane, takie:
Dane źródłowe do tabeli przestanej
Jeśli planujesz dopisywać do nich kolejne dane i chcesz, aby tabele przestawne z raportami je uwzględniały – polecam Ci najpierw stworzyć obiekt tabela, a potem samą tabelę przestawną. Pisałam o tym tutaj.
Aby stworzyć tabelę przestawną – ustaw się w zakresie danych wybierz z menu: Wstawianie/Tabela przestawna. Ja stworzę ją w nowym arkuszu, więc po prostu zatwierdzę poniższą tabliczkę:
Tworzenie tabeli przestawnej
Tabela powstała, teraz ją ułożę tak, aby powstał mi ogólny raport, którego potrzebuję dla każdego handlowca. Ale najpierw stworzę niejako szablon.
Układ
Chciałam analizować sprzedaż po produktach i miesiącach, ilościowo i wartościowo. Proponuję więc taki układ tabeli:
Układ szablonowego raportu
Na pole filtrów wrzuciłam jeszcze Grupę produktową, na wypadek, gdyby odbiorca chciał filtrować raport według tego pola.
A teraz najważniejsza kwestia. Gdzieś jeszcze trzeba umieścić handlowca. W końcu to dla niego ma być tworzony raport! I tutaj zasada jest taka: wrzucamy go na pole filtrów. Kiedyś, w poprzednich wersjach Excela, pole to nazywało się polem stron. Właśnie dlatego, że jeśli tam umieścimy np. handlowca, będziemy mogli na poszczególnych stronach (i to dosłownie!) widzieć raporty dla każdego handlowca.
Zmodyfikujmy więc dotychczasowy układ tabeli:
Pole filtru zawiera handlowca
I voila! Prawie gotowe! Tabela z takim układem wygląda następująco (ja mam układ tabelaryczny, z wyczyszczonym stylem tabeli):
Moja propozycja szablonowego raportu
No to teraz już wisienka na torcie, a jednocześnie cały trik 🙂
Pokazywanie stron
Teraz powiemy Excelowi, że chcemy, aby raport dla każdego elementu pola Przedstawiciel, pokazał na oddzielnej stronie. A po ludzku: raport każdego handlowca w oddzielnym arkuszu, nazwanym tak, jak handlowiec.
Do tego służy opcja Pokaż strony filtru raportu w menu Analiza tabeli przestawnej, przycisk Opcje (uwaga! to menu pokazuje się wtedy, gdy stoimy w tabeli przestawnej):
Pokaż strony filtru raportu
Hehe, tylko jeszcze trzeba powiedzieć Excelowi którego filtru: w mojej tabeli są dwa: Przedstawiciel i grupa produktowa. Oczywiście chodzi mi o przedstawiciela, więc zaznaczę tak:
Wybór pola
No i po sprawie! Excel zrobi to:
Wynik
Tylko uwaga! Arkusz z szablonowym raportem zostanie zachowany, jeśli przed wybraniem opcji Pokaż strony filtru raportu żaden element nie będzie wybrany. Jeśli jednak wybierzesz któregoś handlowca, np. Aretasa Fornalskiego, arkusz z szablonowym raportem zostanie zamieniony na raport Aretasa. Niby drobnostka, ale może wkurzyć.
No i to w sumie tyle. Jak dla mnie – kolejny KISS 💋 🙂
A tutaj film:
Super 🙂 pierwszy raz o czyms takim słyszałam a bardzo praktyczna funkcja. Teraz czas na testy w excelu.
Bardzo się cieszę :). Powodzenia w testach i używaniu! 🙂
Bardzo przystępnie „podane” istotne informacje. szacuneczek wielki i dziękuję. Mam natomiast pytanie odnośnie kreowania samej tabeli przestawnej – mam z tym trudność- czy są jakieś odgórne zasady „wrzucania” pól tabeli, by łatwiej ja było „ułożyć. konkretnie chodzi mi o to,czy jest jakaś zasada: do pola „filtr” zazwyczaj wrzucamy : produkty, nazwiska itp.. ale NIGDY…
Może dlatego,że nie działam jeszcze sprawnie w tym polu, mam wrażenie,że tworzenie tabeli przestawnej jest łatwiejsze dla osób z duża wyobraźnią przestrzenna..mi tego brakuje:(
Cieszę się, że Ci się podoba :). Jeśli chodzi o reguły to tak na prawdę zależy od tego, co potrzebujesz zaraportować. Na pewno rzadko będziesz wrzucać na wiersze i kolumny wartości liczbowe, a na pole wartości teksty, natomiast zdarza się i tak :). Polecam Ci webinar „Tabele przestawne – wprowadzenie”, gdzie szczegółowo omawiam logikę tworzenia tabel przestawnych :). Znajdziesz go tutaj: https://www.sklep.malinowyexcel.pl/produkt/webinar-tabele-przestawne-od-poczatku/ Enjoy! 🙂
Przeczytałem, że ta opcja jest zawsze niedostępna dla modelu danych.
Niestety mam taki przypadek.
Dzień dobry,
mam pytanie o dalsze kroki opisanego tutaj rozwiązania. Załóżmy, że mam podzieloną tabelę przestawną z wykorzystaniem wspomnianego „pokaż strony filtru raportu”, w efekcie czego utworzonych zostało przykładowo 10 nowych arkuszy. Te 10 nowych arkuszy przenoszę ręcznie lub automatem do 10 nowych skoroszytów. W jaki sposób, nie tracąc formatu tabeli przestawnej i możliwości, jakie ona daje, pozbawić jednocześnie każdego docelowego użytkownika możliwości zmiany wyboru na poziomie filtra raportu?
Dzień dobry :). Obawiam się, że to już niestety „wyższa szkoła jazdy” niż zaprezentowana w artykule opcja ;(. To rozwiązanie kopiuje bowiem całą tabelę i tylko zmienia w niej filtr. Wszystkie dane jednak zostają. Aby osiągnąć efekt, o który pytasz, trzeba byłoby zmienić źródło danych tabeli. Obawiam się zatem, że to rozwiązanie w tym nie pomoże ;(.