Czyli omijanie niedociągnięć Excela

Zwłaszcza w dużych, tj. długich i/lub szerokich arkuszach często korzystamy z autofiltru albo grupowania danych. Oba te sposoby w szybki i łatwy sposób umożliwiają ukrycie niepotrzebnych w danej chwili danych, a potem szybkie ich pokazanie (o grupowaniu mówiłam dużo podczas webinaru Przydatne narzędzia). Oto przykłady użycia tych narzędzi:

Gdy kopiujemy dane przefiltrowane – wszystko pięknie działa, ponieważ kopiujemy tylko widoczne komórki. Domyślnie. Gdy jednak to samo chcemy zrobić na danych zgrupowanych – Excel kopiuje wszystko: zarówno widoczne, jak i ukryte komórki…

W tym wpisie pokażę Wam 3 sposoby na to, aby przechytrzyć Excela i skopiować tylko to, co widać, gdy dane są zgrupowane..

Wybór z menu

Zawsze, gdy chcemy zaznaczyć tylko widoczne komórki – najpierw zaznaczamy obszar, w którym te komórki chcemy zaznaczyć. Czyli po prostu nasz zakres z danymi. Dlaczego? Dlatego, że właśnie tam chcemy „przechodzić” do widocznych komórek. Jeśli byśmy go nie zaznaczyli – Excel by pomyślał, że chcemy działać w całym arkuszu (znów nieintuicyjnie!).

Najpierw zaznacz dane

Teraz wybierz z menu: Narzędzia główne/ Znajdź i zaznacz/ Przejdź do – specjalnie… (ewentualnie skrótami: Ctrl + g, Alt + s)

Wybór z menu

A potem, z okienka Przechodzenie do – specjalnie wybierz Tylko widoczne komórki (Alt +z):

Opcja Tylko widoczne komórki

I to tyle! Efekt jest taki:

Wynik

Teraz, jak już mamy zaznaczone co trzeba – można kopiować. Oczywiście skrótem klawiszowym Ctrl + c 😜.

Pasek Szybki dostęp

Jeśli lubisz klikać przyciski w menu, ale chcesz to zrobić szybciej niż poprzednio – możesz wyciągnąć sobie ikonkę zaznaczania tylko widocznych komórek na pasek szybkiego dostępu. W tym celu:

1. Kliknij prawym przyciskiem myszy na pasku Szybki dostęp (ten zielony pasek u góry – u mnie wygląda nieco inaczej, ponieważ ja już go sobie dostosowywałam) i wybierz Dostosuj pasek narzędzi Szybki dostęp:

Pasek Szybki dostęp

2. Teraz z okienka jak poniżej wybierz Wszystkie polecenia, odszukaj na liście Zaznacz widoczne komórki (tak dla zmyłki :). Ale uwaga! W zależności od wersji Excela t a opcja może się inaczej tutaj nazywać!).

Dostosowywanie paska Szybki dostęp

3, Kliknij Dodaj

4. Ewentualnie zmień pozycję dodanego przycisku na pasku Szybki dostęp

5. Zatwierdź OK.

Od tej pory na pasku Szybki dostęp będzie już ikonka zaznaczani tylko widocznych komórek, więc wystarczy ją kliknąć i gotowe :). Po zaznaczeniu danych, oczywiście!

Skrót klawiszowy

A teraz absolutny hit! Na te wszystkie operacje, które Wam pokazałam wcześniej – jest skrót klawiszowy! Po zaznaczeniu danych (Ctrl + a), wystarczy użyć lewy Alt + ; !!! I to tyle!!!

Zobaczcie:

Skrót klawiszowy

BTW: ten skrót poznałam na szkoleniu – powiedzieli mi o nim uczestnicy 😉

Powiązane produkty

• Webinar Przydatne narzędzia – omawiam podczas niego 3 ważne narzędzia, których wykorzystanie jest ogromne! Tworzenie spisu treści, schludne raportowanie, pozbywanie się duplikatów z danych i naprawianie tych danych, i wiele, wiele innych!

Pliku do pobrania nie załączam, bo w sumie nie ma czego :).

Ale film na YB jest jak najbardziej: