• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Zawiadomienie pracowników o zmianie wynagrodzenia

Czyli korespondencja seryjna w Excelu

Wyobraźmy sobie sytuację, że chcemy wszystkim pracownikom dać 10% podwyżki (lubię sobie wyobrażać takie sytuacje:)). Wszystko cudownie, ale wymaga to od nas stworzenia całej masy papierków, między innymi pisemną informację dla pracownika o tym fakcie. Chcemy mieć taką informację wydrukowaną na papierze, no więc nic prostszego – idealna sytuacja dla korespondencji seryjnej w Wordzie. Ale… dostaliśmy od przełożonej jedyną słuszną formatkę, tylko, że… w Excelu. Ma być taka i koniec.

No i zonk: jak zrobić korespondencję seryjną w Excelu???

Na szczęście jest rozwiązanie, tylko wymaga napisania makra.

Wynik

Czytaj dalej

Pracownicy urodzeniu w styczniu

W zależności od tego, do czego dążysz, czasem potrzebujesz  szczegółowych informacji o swoich danych, a czasem tylko jakiejś ogólnej informacji. Dobrym tego przykładem jest sytuacja pokazana w dzisiejszym filmie.

Chodzi bowiem o to, żeby poznać liczbę pracowników, które urodziły się w styczniu. Jeśli potrzebujesz tej informacji np. dlatego, że z okazji urodzin szef kupuje im prezenty, chcesz wiedzieć jaki budżet przeznaczyć na ten cel. I podczas procesu budżetowania ta informacja Ci wystarczy. Natomiast jak już przychodzi co do czego – chcesz wiedzieć komu ten prezent trzeba dać 🙂 W tej sytuacji przydadzą się bardziej szczegółowe informacje.

W tym filmie pokażę jak ustalić ile pracowników ma urodziny w styczniu (lub dowolnym innym miesiącu oczywiście). Pokażę zarówno metodę wykorzystującą kolumnę pośredniczącą – gdy interesują nas szczegóły: kto ma urodziny), jak i metodę “jednokomórkową” (rety, jak jakiś robak). Ta druga będzie formułą tablicową i to niepotrzebującą Ctrl + Shift + Enter…

Czytaj dalej

Który pracownik ma wkrótce pójść na badania lekarskie?

We wpisie tym przedstawiam metodę na wyróżnienie pracowników, którym zbliża się termin badania lekarskiego. Na swoich szkoleniach z Excela dla działu HR pokazuję zastosowanie formatowania warunkowego do wyróżnienia takich pracowników. Ponieważ ostatnio często mnie pytacie w mailach dokładnie o tę sytuację, postanowiłam ją opisać na blogu.

Sprawa jest prosta: mamy dane imię i nazwisko pracownika oraz maksymalną datę następnego badania kontrolnego. Chciałabym wyróżnić kolorem te daty badań, które będą np. za 2 tygodnie (14 dni). Dzięki temu będę wiedziała, który pracownik musi wkrótce wykonać badania kontrolne. Tak wygląda przykładowa tabelka:

Formatka

Formatka

W komórce D2 wpisana jest dzisiejsza data (funkcja DZIŚ()), aby od razu wiadomo było na jaki dzień stworzone jest zestawienie. Wpisywanie tam daty nie jest konieczne, jednak moim zdaniem powoduje, że zestawienie jest jednoznaczne.

Komórka D3 informuje na ile dni przed badaniem daty mają być podświetlone. Czyli jeśli data badania kontrolnego wypadnie w ciągu 14 dni od dziś – komórkę należy wyróżnić.

Do dzieła!

Czytaj dalej

Film: Suma czasu pracy w projektach wyodrębniana formułą tablicową

Niedawno pomagałam Leszkowi w zsumowaniu czasu pracy w grafiku, w którym notował przepracowane godziny łącznie z nazwą projektu. Były wiec tam wpisy typu 8A1, gdzie 8 to przepracowane godziny, a A1 to symbol projektu, w którym pracował pracownik. Zaproponowana przeze mnie formuła liczyła łączny czas pracy, a jak się później okazało, Leszek chciał również czas pracy w podziale na projekty. Zmodyfikowałam więc trochę tabelkę wynikową i formuły i udało się to osiągnąć. Jak – o tym jest najnowszy film.

Czytaj dalej

Film: Obliczanie premii handlowców w zależności od wykonania planu sprzedaży

Z problemem, który rozwiążę dzisiaj zgłosił się do mnie Artur. Potrzebował on rozliczyć premię handlowcom, w zależności od wykonania przez nich planu sprzedaży. Założenie było takie, że pensja handlowców składa się z 2 części:

  1. stałej podstawy wynagrodzenia i
  2. ruchomej premii, zależnej od wykonania planu.

Premia przyznawana jest na podstawie poniższej tabeli:

Tabela premiowa

Tabela premiowa

Czyli za określone wykonanie planu, handlowcowi należy się odpowiedni procent (z tabeli) realizacji tego planu. Potem obliczenie wynagrodzenia to już tylko zsumowanie podstawy z wyliczoną premią.

To rozwiązanie jest uniwersalne dla tego typu zagadnień, więc możesz w ten sposób też np. nadawać klientom rabaty, przeprowadzać segmentację klientów, czy wpasowywać pracowników w odpowiednie grupy wynagrodzeniowe w waszej firmie.

Ok, dość gadania, poniżej film:

Czytaj dalej

Film: suma czasu pracy wyodrębniana formułą tablicową

Z problemem zaprezentowanym w dzisiejszym filmie przyszedł do mnie Leszek, który potrzebował obliczyć sumę przepracowanych godzin, które to musiał wyodrębnić z tekstu, np: z tekstu 8A1 potrzebował zsumować 8. W zaprezentowanym w filmie rozwiązaniu używam do tego formuły tablicowej oraz funkcji tekstowych: LEWY, SZUKAJ.TEKST i DŁ, oraz SUMA i JEŻELI.

Jeśli chcesz poznać sposób na obliczenie czasu pracy w poszczególnych projektach, to znajdziesz go tutaj. Nagrałam o tym kolejny film.

Oto film:

Czytaj dalej

Wykres zatrudnienia: ile osób było zatrudnionych w danym miesiącu?

Dziś znów coś dla HR-owców. Z problemem, który opiszę przyszła do mnie moja własna siostra. Potrzebowała ona bowiem stworzyć wykres zatrudnienia pracowników w konkretnych miesiącach wybranego roku. Problem jednak polegał na dostępnych danych – znała jedynie datę zatrudnienia i, ewentualnie, zwolnienia. I dopiero z tych danych mogła cokolwiek dalej kombinować.

Ten wpis jest szczególny, ponieważ nagrałam do niego szczególny film. Postanowiłam, że w tym filmie po raz pierwszy w historii Malinowego Excela – pokażę siebie. Uznałam, że przyjemniej będzie Wam się oglądało film, jak zobaczycie KTO do Was mówi, a nie tylko usłyszycie mój głos. Jestem ciekawa Waszych wrażeń 🙂

A wracając do wykresu zatrudnienia, to dostępne dane wyglądają tak:

Wykres zatrudnienia - dane wejściowe

Dane wejściowe

A potrzebujemy tego:

Wykres zatrudnienia - wynik całość

Wynik: dane + wykres

Czytaj dalej

Film: Pula urlopu w godzinach

Z problemem zgłosiła się do mnie czytelniczka, która prowadziła tabelkę z informacją ile godzin pracowała w danym dniu, a ile spędziła na urlopie. godzinami pracy i urlopu. Chciała dokonać prostego podsumowania godzin urlopu: ile jeszcze może go wykorzystać?

A oto zaproponowane przeze mnie rozwiązanie:

 

Czytaj dalej

Mediana w tabeli przestawnej?

Ostatnio jedna z uczestniczek prowadzonego przeze mnie szkolenia Excel w dziale HR zadała mi pytanie, którego jeszcze nikt wcześniej mi nie zadał. Miałam więc bardzo dużą motywację, aby szybko jej odpowiedzieć. 😉 Pytanie brzmiało: Jak obliczyć medianę w tabeli przestawnej? Chodziło konkretnie o ustalenie przeciętnego wynagrodzenia na danym stanowisku w danym regionie firmy w Polsce.

Tabela przestawna oferuje nam wiele funkcji agregujących, taki jak oczywiście suma czy średnia, ale też maksimum czy odchylenie standardowe. Jest nawet wariancja, natomiast nie ma mediany. Szkoda – to by załatwiło sprawę 😉 Pola obliczeniowe też nie na wiele się zdadzą, ponieważ operują na zagregowanych danych, a my chcemy na pojedynczych wynagrodzeniach. Pozostaje więc tylko zabawa z danymi źródłowymi. Tak też zrobiłam.

Czyli z takich danych:

Mediana w tabeli przestawnej - dane źródłowe

Dane źródłowe (fragment)

Chcę takie:

Mediana w tabeli przestawnej - wynik

Wynik

Czytaj dalej

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w “normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej