• Zapisz się na newsletter i odbierz DARMOWY EBOOK: 10 najprzydatniejszych porad excelowych

Obliczanie czasu pracy: spóźnienia do pracy

Artykuły o czasie pracy zaczęłam pisać od najważniejszego, czyli Obliczanie czasu pracy (proste). Stwierdziłam, że jest to temat ważny i jednocześnie taki, którego wyliczenie często sprawia dużo problemów. Nie planowałam pisać o tym czegoś więcej. Okazało się jednak, że temat jest dla was megaprzydatny :) Zaczęliście pytać jak wyliczyć przerwy niewliczane do czasu pracy, jak oznaczyć czas pracy w nocy i inne (pełna lista artykułów na temat czasu pracy znajduje się poniżej). Ostatnio kilkoro z Was pytało, jak obliczać spóźnienia do pracy. W tym artykule dokładnie to opiszę. Dowiesz się jak obliczyć:

  1. czas spóźnienia,
  2. czas przepracowany,
  3. czas do odpracowania.



Tak wygląda uzupełniona tabela danych, do której będziemy wpisywać formuły w kolumnach Czas pracy, Spóźnienie, Odpracować:

Spóźnienia do pracy-tabela danych

Tabela danych

Najpierw ustalmy godzinę początku pracy dla wszystkich pracowników oraz liczbę godzin, która powinna zostać przez każdego przepracowana danego dnia. Jeśli te dwie wartości są różne dla różnych pracowników – należy je umieścić w kolumnie obok nazwiska, aby odwoływać się do wartości określonych indywidualnie dla danej osoby.

W komórce D1 wpisz godzinę początku pracy, a w D2 – liczbę godzin do przepracowania. Wszystko w formacie czasu. Ja podałam w obu przypadkach 8:00: pracownicy zaczynają pracę o 8:00 i pracują 8 godzin.

Teraz nazwiemy te komórki, aby odwoływać się do nich w formułach w elegancki i czytelny sposób. Nazywanie komórek jest bardzo proste – wystarczy:

  1. zaznaczyć komórkę, którą chcemy nazwać,
  2. kliknąć w polu nazwy (białe pole po lewej stronie obok paska formuły),
  3. wpisać wybraną nazwę (pamiętając, by nie miała ona żadnych spacji ani znaków specjalnych takich jak np. +) i
  4. zatwierdzić Enterem.

I voilà!

Komórkę D1 nazwałam start, a komórkę D2 – etat. Jak już nazwiecie komórkę, to za każdym razem, jak ją zaznaczycie – w polu nazwy pojawi się jej nazwa. A gdy będziecie w innej komórce (nawet w innym arkuszu!) i w pole nazwy wpiszecie wybraną nazwę (np. start) – przejdziecie do nazwanej komórki. Fajne :)

Czas pracy

Ok, obliczmy więc szybko czas, jaki przepracowała dana osoba. W tym celu wpisz następującą formułę do komórki E5:

=D5-C5

Następnie skopiuj ją do pozostałych komórek kolumny Czas pracy. Moją ulubioną metodą na kopiowanie z zachowaniem formatowania jest skorzystanie z kombinacji klawiszy Ctrl + Enter. Dokładny opis znajdziesz tutaj: Szybkie wprowadzanie formuł z zachowaniem formatowania.

Efekt jest następujący:

Spóźnienia do pracy - Czas pracy

Czas pracy

 Czas spóźnienia

Następna kolumna – Spóźnienie – to najważniejsza kolumna z punktu widzenia tego artykułu :) Obliczymy w niej ile czasu pracownik się spóźnił. Nie jest to jednak jeszcze informacja o tym, ile czasu powinien odpracować. Mógł bowiem się spóźnić, jednak zostać dłużej tego dnia przez co odpracować spóźnienie. Tak było w przypadku Kamila Mazura (wiersz 7) czy Urszuli Wójcik (wiersz 12) z mojego przykładu. Z kolei Paweł Wieczorek (wiersz 11) spóźnił się i nie odpracował danego dnia – będzie miał więc godzinę do odpracowania w innym terminie.

Ok. Do rzeczy. W komórce F5 wpisz taką formułę:

=JEŻELI(C5>start;C5-start;0)

Zauważ, że w powyższej formule wykorzystałam nazwaną komórkę start. Dzięki temu, że jest nazwana formuła jest bardzo czytelna i dodatkowo nie muszę już blokować komórki D1. Nazwa bowiem gwarantuje mi odwołanie dokładnie do tej komórki z dowolnego miejsca w pliku.

Funkcja JEŻELI sprawdza, czy godzina rozpoczęcia pracy przez pracownika (C5) jest większa niż godzina, o której powinien zacząć pracę (start). Jeśli tak – sprawdza o ile większa (i to jest nasze szukane spóźnienie), jeśli nie – wyświetla zero.

Tak wygląda tabela po wpisaniu tej formuły:

Spóźnienia do pracy-czas spóźnienia

Czas spóźnienia

Czas do odpracowania

Tak, jak wcześniej wspomniałam: to, że pracownik się spóźnił, nie oznacza jeszcze, że na koniec dnia będzie miał zaległe godziny do odpracowania (mógł np. dłużej zostać w pracy tego dnia). Będzie musiał odpracować, jeśli danego dnia pracował krócej niż powinien (w moim przykładzie: 8 godzin, komórka etat). Niezależnie co było przyczyną krótszej pracy: późniejsze przyjście (spóźnienie) czy wcześniejsze wyjście.

Sprawdzimy więc ile czasu przepracował: jeśli mniej niż 8 godzin – powinien odpracować różnicę między 8 godzinami, a czasem, który pracował. Jeśli więcej lub równo 8 godzin – nie ma czego odpracowywać. Oto formuła:

=JEŻELI(E5<=etat;etat-E5;0)

Formułę tę wpisz do komórki G5 i skopiuj do pozostałych komórek kolumny Odpracować.

Uzupełniona tabelka wygląda tak:

Spóźnienia do pracy-uzupełniona tabelka

Uzupełniona tabelka

Jak widać tylko jeden pracownik (Paweł Wieczorek – wiersz 11) w ostatecznym rozrachunku ma do odpracowania 1 godzinę, a spóźniły się 4 osoby.

A ja mam nadzieję, że wyczerpałam temat i pomogłam osobom, które tego potrzebowały. Jeśli tak – napiszcie w komentarzach. Jeśli nie – też napiszcie i koniecznie dajcie znać, co jeszcze warto tutaj dodać. Będę również wdzięczna, jeśli wyślecie link do tego artykułu znajomym osobom, którym może się on przydać. Im też warto ułatwić im pracę :)


Spodobał Ci się ten artykuł?

Jeśli TAK, zapisz się na newsletter, aby otrzymywać powiadomienia
o najnowszych wpisach (i tylko powiadomienia: zero spamu).
Dodatkowo otrzymasz DARMOWY EBOOK pt.:

10 najprzydatniejszych porad excelowych





Otagowany , , .Dodaj do zakładek permalink.

Jedna odpowiedź na „Obliczanie czasu pracy: spóźnienia do pracy

  1. Przemek mówi:

    witam mam problem z ta formułą czas do odpracowania niechce mi to liczyc moge wyslac plik z godzinami

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *