Czyli excelowy sposób na Worda

Kiedy chcemy napisać pismo do wielu osób, różniące się tylko pojedynczymi wartościami – sięgamy po korespondencję seryjną w Wordzie.
I bardzo dobrze, do tego służy to narzędzie :). Te pojedyncze wartości z kolei przechowujemy w Excelu. Potem łączymy jedno z drugim w bardzo prosty sposób – nawet średnio-ogarnięty użytkownik Worda umie to zrobić – i mamy gotowy wynik.

Schody jednak zaczynają się, gdy do Worda mając trafić wartości takie jak procenty, daty czy duże liczby. Czyli takie, które powinny być sformatowane. Wtedy Word już tak pięknie nie współpracuje… Tak to może wyglądać:

Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej

Formatowanie oczywiście da się ustawić w Wordzie, ale tego już średnio-ogarnięty użytkownik Worda nie zrobi (jest to mega-dziwne). W Excelu zaś wystarczy użyć jednej prostej funkcji…

Operacje w Excelu

Funkcją tą jest funkcja TEKST, która umie „przerobić: format komórki na jej wartość.

Excelowa formatka z danymi, które są potem pobierane do Worda, wygląda tak:

Formatka

Ważne jest to, że znajduje się w arkuszu Dane. Będzie to istotne później w Wordzie.

I, już wiemy, dwie ostatnie kolumny – z datą i kwotą podwyżki – zostaną błędnie wyświetlone w Wordzie. Dostawimy więc do tej formatki 2 dodatkowe kolumny.

1. Kwota WD (kolumna G)
   Tutaj wpiszemy następującą formułę (G2):

   =TEKST(E2;"# ##0 zł")

   Czyli wyświetlimy kwotę z separatorem tysięcy i symbolem zł (więcej o formatowaniu niestandardowym komórek znajdziesz tutaj).

2. Data WD (kolumna H)
   I tutaj podobnie, tylko chcemy formatować datę tak, jak lubimy w Polsce, czyli zaczynając od dnia i oddzielając kropkami. Do komórki H2 wpisujemy więc taką formułę:

   =TEKST(F2;"dd.mm.e")

Po skopiowaniu obu formuł do końca danych mamy już wszystko co potrzeba. Wszystko wygląda teraz tak:

Po dodaniu kolumn

Koniecznie zapisujemy plik, a następnie zamykamy go.

Operacje w Wordzie

Tutaj przede wszystkim musimy mieć już gotową formatkę pisma, które chcemy wystosować. U mnie jest to informacja o podwyżce :). Do Worda przekażę więc pola: Zwrot, Osoba, Kwota WD i Data WD.

Jak to już jest – powiedzieć Wordowi skąd ma zaciągać dane odbiorców pisma. Jest to oczywiście nasz plik Excela. W tym celu, w Wordzie idziemy do menu Korespondencja/ Wybierz adresatów/ Wybierz istniejącej listy. I w okienku wybierania źródła danych wskazujemy nas excelowy plik.

Następnie Word zapyta nas, z jakiego arkusza chcemy pobierać dane. Wskazujemy arkusz Dane:

Wskazywanie arkusza z danymi

Dalej, w dokumencie Worda ustawiamy się w miejscu, gdzie chcemy wstawić już poszczególne pola, czyli np. naszą datę i wybieramy z menu Korespondencja/ Wstaw pola koresp. ser.  i wybieramy z listy interesujące nas pole:

Wstawianie pól

Word wstawi kod tego pola na charakterystycznym szarym tle:

Pole w dokumencie na szarym tle

Tak trzeba zrobić ze wszystkimi polami, które chcemy wstawić, czyli u nas to będzie jeszcze kwota podwyżki, zwrot grzecznościowy i osoba (te dwa ostatnie to były zwykłe teksty – nic dodatkowego nie trzeba było z nimi robić).

Na koniec wystarczy już tylko zakończyć korespondencję, czyli Korespondencja/ Zakończ i scal/ Edytuj poszczególne dokumenty. Ja zawsze wybieram tę opcję i następnie zapisuję oddzielny plik wynikowy.

Efekt przykładowego dokumentu jest taki:

Wynik

Oczywiście ta metoda jest dobra do prostych zastosowań, zdecydowanie też wtedy, kiedy lepiej znamy Excela niż Worda ;). Na pewno Wordowcy by tutaj protestowali, natomiast ja jestem za prostymi rozwiązaniami, a funkcja TEKST zdecydowanie tutaj takim jest, więc korzystam i Wam też polecam!

Na koniec jeszcze plik Excela do pobrania:

MalinowyExcel Jak przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie dw.xlsx

I opis całej procedury krok po kroku w formie wideo:

Enjoy!