Jak przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie?

Czyli excelowy sposób na Worda

Kiedy chcemy napisać pismo do wielu osób, różniące się tylko pojedynczymi wartościami – sięgamy po korespondencję seryjną w Wordzie.
I bardzo dobrze, do tego służy to narzędzie :). Te pojedyncze wartości z kolei przechowujemy w Excelu. Potem łączymy jedno z drugim w bardzo prosty sposób – nawet średnio-ogarnięty użytkownik Worda umie to zrobić – i mamy gotowy wynik.

Schody jednak zaczynają się, gdy do Worda mając trafić wartości takie jak procenty, daty czy duże liczby. Czyli takie, które powinny być sformatowane. Wtedy Word już tak pięknie nie współpracuje… Tak to może wyglądać:

Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej

Błędny format daty i liczby w korespondencji seryjnej

 

Formatowanie oczywiście da się ustawić w Wordzie, ale tego już średnio-ogarnięty użytkownik Worda nie zrobi (jest to mega-dziwne). W Excelu zaś wystarczy użyć jednej prostej funkcji…

Operacje w Excelu

Funkcją tą jest funkcja TEKST, która umie “przerobić: format komórki na jej wartość.

Excelowa formatka z danymi, które są potem pobierane do Worda, wygląda tak:

Formatka

Formatka

Ważne jest to, że znajduje się w arkuszu Dane. Będzie to istotne później w Wordzie.

I, już wiemy, dwie ostatnie kolumny – z datą i kwotą podwyżki – zostaną błędnie wyświetlone w Wordzie. Dostawimy więc do tej formatki 2 dodatkowe kolumny.

  1. Kwota WD (kolumna G)
    Tutaj wpiszemy następującą formułę (G2):

    =TEKST(E2;"# ##0 zł")

    Czyli wyświetlimy kwotę z separatorem tysięcy i symbolem  (więcej o formatowaniu niestandardowym komórek znajdziesz tutaj).

  2. Data WD (kolumna H)
    I tutaj podobnie, tylko chcemy formatować datę tak, jak lubimy w Polsce, czyli zaczynając od dnia i oddzielając kropkami. Do komórki H2 wpisujemy więc taką formułę:

    =TEKST(F2;"dd.mm.e")

Po skopiowaniu obu formuł do końca danych mamy już wszystko co potrzeba. Wszystko wygląda teraz tak:

Po dodaniu kolumn

Po dodaniu kolumn

Koniecznie zapisujemy plik, a następnie zamykamy go.

Operacje w Wordzie

Tutaj przede wszystkim musimy mieć już gotową formatkę pisma, które chcemy wystosować. U mnie jest to informacja o podwyżce :). Do Worda przekażę więc pola: Zwrot, Osoba, Kwota WD i Data WD.

Jak to już jest – powiedzieć Wordowi skąd ma zaciągać dane odbiorców pisma. Jest to oczywiście nasz plik Excela. W tym celu, w Wordzie idziemy do menu Korespondencja/ Wybierz adresatów/ Wybierz istniejącej listy. I w okienku wybierania źródła danych wskazujemy nas excelowy plik.

Następnie Word zapyta nas, z jakiego arkusza chcemy pobierać dane. Wskazujemy arkusz Dane:

Wskazywanie arkusza z danymi

Wskazywanie arkusza z danymi

Dalej, w dokumencie Worda ustawiamy się w miejscu, gdzie chcemy wstawić już poszczególne pola, czyli np. naszą datę i wybieramy z menu Korespondencja/ Wstaw pola koresp. ser.  i wybieramy z listy interesujące nas pole:

Wstawianie pól

Wstawianie pól

Word wstawi kod tego pola na charakterystycznym szarym tle:

Pole w dokumencie na szarym tle

Pole w dokumencie na szarym tle

Tak trzeba zrobić ze wszystkimi polami, które chcemy wstawić, czyli u nas to będzie jeszcze kwota podwyżki, zwrot grzecznościowy i osoba (te dwa ostatnie to były zwykłe teksty – nic dodatkowego nie trzeba było z nimi robić).

Na koniec wystarczy już tylko zakończyć korespondencję, czyli Korespondencja/ Zakończ i scal/ Edytuj poszczególne dokumenty. Ja zawsze wybieram tę opcję i następnie zapisuję oddzielny plik wynikowy.

Efekt przykładowego dokumentu jest taki:

Wynik

Wynik

Oczywiście ta metoda jest dobra do prostych zastosowań, zdecydowanie też wtedy, kiedy lepiej znamy Excela niż Worda ;). Na pewno Wordowcy by tutaj protestowali, natomiast ja jestem za prostymi rozwiązaniami, a funkcja TEKST zdecydowanie tutaj takim jest, więc korzystam i Wam też polecam!

Na koniec jeszcze plik Excela do pobrania:

MalinowyExcel Jak przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie dw.xlsx

I opis całej procedury krok po kroku w formie wideo:

Enjoy!

 

Tagi , , , , , , , , , , , , .Dodaj do zakładek Link.

10 odpowiedzi na „Jak przenieść formatowanie do korespondencji seryjnej w Wordzie?

  1. Zbyszek N. mówi:

    Genialnie proste rozwiązanie!
    Szkoda, że nie wiedziałem o tym na początku lutego. Ile to się namęczyłem przy deklaracjach na podatek transportowy. Po każdej edycji wstawionego pola, format daty musiałem od nowa ustawiać.

    • Malina mówi:

      Zbyszek, cieszę się, że Ci się podoba i przyda! Kurcze, faktycznie szkoda, bo zaoszczędziłoby Ci to mnóstwo pracy!!!

      • Zbyszek N. mówi:

        Jeden dokument zawiera dwie strony i dane z trzech rekordów, w każdym m.in. dwie lub trzy daty, kwotę podatku i masę pojazdu zawsze z jednym miejscem po przecinku. Te pola sprawiły mi najwięcej kłopotu, ale jak już ustawiłem szablon dokumentu to potem poszło jak należy.
        Dla masy pojazdu w tabeli źródłowej zmieniłem format na tekstowy i zaskoczyło, a o dacie nie pomyślałem, ale zamiana formatu i tak nic by nie pomogła.
        Mam nadzieję, że za rok będę pamiętał o wykorzystaniu funkcji TEKST.

        • Malina mówi:

          Zbyszek, super, że sobie poradziłeś! Też mam nadzieję, ze będziesz pamiętał o TEKST – postaram się Ci pomóc – będę jeszcze o niej pisać 😉

  2. Janusz mówi:

    Witam, pracuję na korespondencji seryjnej od jakiegoś czasu i wszystko było ok. Niestety musiałem zrobić reinstalkę systemu a co za tym idzie wgrać ponownie MS Office. Teraz po wskazaniu arkusza z danymi nie rozpoczyna się proces zaciągania danych tylko wyskakuje mi okno wyboru tabeli czego dotychczas nie było. Prawdopodobnie utraciłem gdzieś formatowanie worda lub exela. Byłbym wdzięczny za pomoc lub wskazówkę co z tym zrobić.

    Pozdrawiam

    • Malina mówi:

      Hmmm… ciężko mi powiedzieć co się stało. Może po prostu wskazać mu raz tę tabelę? Zakładam, że potem nie będzie już o to ciągle pytał…

  3. Kinga mówi:

    Cześć!
    Świetny wpis. Takich rzeczowych wyjaśnień i dobrych rozwiązań trzeba nam więcej 😀 Widziałam wpis związany z publikowaniem z excela osobnych dokumentów pdf, jednak potrzebowałabym czegoś takiego z worda do pdf przy użyciu korespondencji seryjnej.

    Czy jest szansa zrobienia czegoś takiego, aby korespondencja seryjna robiona w wordzie była zapisywana do osobnych plików pdf? Chodzi o to, że mam dokument kilkustronicowy i trzeba w nim uzupełnić kilka informacji na jednej stronie, a rekordów jest ponad 180…
    Jeśli jest możliwość wspólnego opracowania takiego uniwersalnego rozwiązania (również odpłatnie) to daj mi proszę znać – bardzo usprawniłoby mi to pracę, a jestem fanką efektywności 🙂

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *