Czyli jak sobie radzić z niechcianą “pomocą” Excela?
Może być kilka sytuacji, w których się tak dzieje. Przychodzą mi do głowy dwie, a mianowicie:
- wpisujemy do Excela nr FV taki: 2017/10
- importujemy do Excela dane z zewnętrznych systemów, typu SAP, Optima czy inne
W pierwszym przypadku Excel próbuje “ułatwić nam życie” i domyśla się, że chcemy wpisać datę 1.10.2017 i na taką datę zmienia nam numer FV. Dotyczy to oczywiście numerów FV do 12, bo tyle mamy miesięcy. Jak wpiszemy 2017/25 to nic się nie stanie.
I to jest ok, po prostu trzeba mieć świadomość tego, że tak się dzieje. Rozwiązaniem będzie tutaj wpisanie apostrofu przed takim numerem, czyli coś takiego:
'2017/10
Excel potraktuje ten wpis jak tekst i nie ruszy go.
Gorzej jest w drugiej sytuacji, gdy już mamy w Excelu dany, co gorsza jak mamy ich bardzo dużo. Co wtedy?
Tutaj już trzeba z tej daty odzyskać numer FV za pomocą funkcji. I o tym będzie w tym wpisie.
Odzyskiwanie numeru FV z daty
Oczywiście założenie jest takie, że wszystkie numery FV mają taką samą strukturę, czyli zostały identycznie potraktowane przez Excela. Tak, jak opisałam wyżej.
W takiej sytuacji mamy 2 opcje: albo Excela zamienił numer FV na datę (np. 2017/10), albo zostawił w spokoju i wyświetlił jak tekst (np. 2017/28). Nasza formuła musi więc się zabezpieczyć na obie te ewentualności, czyli:
- jeśli dostanie liczbę (data jest liczbą) – tworzy z niej numer FV,
- jeśli dostanie tekst – zostawia go w spokoju.
Czyli nasze dane wyglądają tak:
I to właśnie załatwi taka formuła:
=JEŻELI(CZY.LICZBA(B4);ROK(B4)&"/"&TEKST(MIESIĄC(B4);"00");B4)
Tak to wygląda po skopiowaniu formuły w dół:
Funkcja JEŻELI decyduje co robić. Jest to najbardziej zewnętrza część naszej formuły.
W środku niej mamy funkcję CZY.LICZBA. która sprawdza, czy nasz “Nr FV” jest datą (czyli liczbą), czy nie. Jeśli jest – tworzymy porządny numer FV, który jest tekstem. I robimy to następująco: wyciągamy z daty rok (funkcja ROK), i za pomocą operatorów & doklejamy do tego znak ukośnika. A potem jeszcze tylko doklejamy do tego miesiąc, wyciągnięty z daty za pomocą funkcji MIESIĄC.
I tyle. Cały trik :). Często nie ma innej rady na poradzenie sobie z takimi kwiatkami i excelową wyobraźnią niż właśnie za pomocą funkcji. Ale najważniejsze, że można sobie z tym poradzić.
Po skopiowaniu formuły do wszystkich numerów FV – warto jeszcze skopiować tę formułę i wkleić ją specjalnie jako wartości do kolumny z pierwotnymi numerami FV. Nie ma bowiem potrzeby trzymać dwóch wersji, zwłaszcza formuł, które swoje ważą i spowalniają działanie pliku.
Żeby wkleić specjalnie, najpierw te formuły trzeba skopiować, a następnie kliknąć prawym przyciskiem myszy tam, gdzie chcemy je wkleić i z menu kontekstowego wybrać przycisk “123”:
I wszystko do kupy wygląda tak (po usunięciu kolumny roboczej):
I wszystko. Na koniec jeszcze wersja wideo tego rozwiązania i plik z formułą do pobrania:
Powiązane produkty:
- WEBINAR: Konwersja tekstu na liczbę odpowiadający na pytanie dlaczego w ogóle Excel czasem traktuje liczby/ daty jako tekst oraz prezentujący szereg metod na radzenie sobie z takimi sytuacjami. Dodatkowo pokazana jest też metoda na sytuację odwrotną: gdy chcemy z liczby stworzyć tekst.
Poniżej plik do pobrania:
MalinowyExcel_Numer FV staje się datą dw.xlsx
0 Comments