• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Progi przeterminowanych faktur

Czyli grupowanie liczby dni przeterminowania

Prowadzimy listę faktur, na której kontrolujemy oczywiście ich terminy płatności. O tym, jak sprawdzić, czy faktura jest przeterminowana i zaznaczyć ją pięknym kolorkiem, już wcześniej pisałam. Dzisiaj natomiast będzie o tym, jak pogrupować przeterminowane faktury według liczby dni o jaką są przeterminowane. Konkretnie zastanowimy się nad formułą, ktą przy każdej fakturze określi jej status czy grupę przeterminowania, do której taka faktura należy. Otrzymane dane będzie można potem filtrować, sortować i oczywiście analizować formułami czy tabelą przestawną. Chcę otrzymać coś takiego:

Formatka z wynikiem

Formatka z wynikiem

Najpierw określimy liczbę dni, o jakie faktury są przeterminowane, a następnie owe grupy. Celowo wprowadziłam tutaj 2 kolumny, gdyż uważam, że informacja o liczbie dni przeterminowania jest istotna i użytkownik może chcieć ją znać. Oczywiście, jeśli tego nie będziecie potrzebować- wszystko można skompresować do jednej formuły i wyświetlić od razu grupę przeterminowania.

Czytaj dalej

Nadgodziny w tygodniu i w weekendy

Czyli trochę o wykorzystaniu funkcji DZIEŃ.TYG

Załóżmy, że pracownik pracuje na cały etat, czyli codziennie ma do przepracowania 8 godzin. My chcemy obliczyć liczbę nadgodzin, które zrobił. Nadgodziny rozumiem tutaj tak, że jeśli pracował w tygodniu dłużej niż 8 godzin, to każda nadwyżka to już są nadgodziny. Natomiast jeśli przyszedł do pracy w weekend, to każdy przepracowany czas traktuję jako nadgodziny.

Sytuację tę pokazuje poniższy obrazek, który równocześnie jest tym, co chcemy uzyskać.

Wynik

Czytaj dalej

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w “normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej

Zero zamiast ujemnego podatku – alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny – chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni – chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Alternatywa dla JEŻELI - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Jak obliczyć średnią bez skrajnych wartości?

Ostatnio jeden z wiernych czytelników bloga (pozdrawiam cię Piotrek:)) potrzebował obliczyć wartość średnią, jednak bez skrajnych wartości. Wymyślił, że można to zrobić funkcją ŚREDNIA.WARUNKÓW. Oczywiście można, jednak nie jest to takie oczywiste, jak może się wydawać. Pomyślałam, że jest to temat warty wspomnienia na blogu: komuś z was też może się przydać. Jak nie ten konkretny przykład, to choćby ciekawy/nie do końca intuicyjny sposób podawania kryteriów tej funkcji. Tej i innych z grupy COŚTAM.JEŻELI, COŚTAM.WARUNKÓW. Oczywiście mam tutaj na myśli np. SUMĘ.JEŻELI CZY SUMĘ.WARUNKÓW 🙂 W nich wszystkich kryteria wpisujemy dokładnie tak samo, czyli… tekstowo.

A żeby temat urozmaicić, kolorem zaznaczę jeszcze wartości skrajne.

Mój przykład będzie liczył średnią ocenę zawodników. Jest 6 sędziów, każdy daje swoją notę, 2 skrajne się odrzuca, resztę uśrednia i wychodzi wynik końcowy. Formatka wygląda tak:

Średnia bez skrajnych - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Plan sprzedaży – ujęcie dzienne

Jeden z czytelników mojego bloga tworzy tabelę raportującą sprzedaż w danym miesiącu. Zwrócił się do mnie z następującym problemem:

(…) planuję zrobić tabelę targetową do swojego sklepu. Mam wszystko, ale brakuje mi formuły, która zwracałaby wartość średniego braku do wykonania planu na dzień bez zbędnych tabelek gdzie wpisywałoby się dni do przepracowania itd. Chodzi mi o to, że pracownik wpisuje kwotę utargu 10 dnia miesiąca i otrzymuję w innej komórce odpowiedź: ile przez następne 20 dni musi średnio zrobić dziennie, aby wyrobić plan. W drugiej komórce pokazuje się na ile procent targetu pracownik idzie w danym dniu.

W tym artykule pokażę wam jak obliczyć:
1. dzienny plan sprzedaży tworzony na podstawie dotychczasowej sprzedaży i
2. estymację wykonania planu na podstawie dotychczasowej sprzedaży

Formatka wygląda następująco:

Plan sprzedaży - ujęcie dzienne - formatka

Czytaj dalej