• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Ograniczanie rozmiaru arkusza

Ostatnio opublikowałam artykuł opisujący kalkulator przewalutowania kredytu we frankach szwajcarskich na złotówki. Jednym z arkuszy tego kalkulatora jest arkusz Nowa rata, w którym można wyliczyć wysokość raty w złotówkach. Tak wygląda formatka:

MalinowyExcel-ograniczanie-rozmiaru-arkusza-brak-ograniczenia

Formatka pływająca w arkuszu

Zauważcie, że zajmuje ona tylko kilka komórek w arkuszu, który jest przecież ogromny – ma 1 048 576 wierszy i 16 384 kolumn. Ktoś mógłby pomyśleć, że poza widocznymi polami do uzupełnienia, są jeszcze inne. Mógłby więc niepotrzebnie stracić czas na szukaniu. Aby temu zapobiec, można ograniczyć rozmiar arkusza:

MalinowyExcel-ograniczanie-rozmiaru-arkusza-po

Przykład ograniczenia rozmiaru arkusza

Która formatka według was wygląda lepiej? Pierwsza (PRZED) czy druga (PO)? No jasne, że druga! Tu arkusz ograniczony jest do 10 wierszy i 6 kolumn (ostatnia kolumna to F). Wygląda ładniej i profesjonalnie.

Jak to zrobić? Jak ograniczyć arkusz do określonego obszaru? Takie pytanie zadał mi Karol (pozdrawiam Cię!). Odpowiedziałam mu szybko, ale potem pomyślałam, że lepiej pokazać ten sposób szczegółowo. Postanowiłam więc napisać artykuł, a dodatkowo – żeby wszystko na pewno było jasne – nagrałam filmik instruktażowy, który znajdziecie na dole strony.

Czytaj dalej

Szybkie blokowanie komórek

Zapewne w wielu plikach, na których pracujesz spotkałeś się z tajemniczymi znakami $, np. w zapisie: A$1.

Albo tak: $A1

Albo jeszcze tak: $A$1 (to z pewnością najczęściej).

Co to znaczy? Po co to?

Zapewne zapis $A$1 jest Ci bliski – blokuje on komórkę. Ale te dwa poprzednie?

Wszystkie powyższe zapisy to różne rodzaje adresowania komórek. Stosujemy je wbrew pozorom po to, aby ułatwić sobie życie. Można wyróżnić dwa zastosowania, w którym adresowanie komórek jest szczególnie przydatne:

  1. Powtarzalność pojedynczej wartości – masz dane, pozornie stałe, ale mogące się zmieniać, np. kurs CHF czy EUR. Na tych wartościach opierasz swoje obliczenia.
  2. Powtarzalność formuł – tworzysz formuły niemal identyczne, np. plan handlowców na poszczególne miesiące.

Powtarzalność wartości, to np. sytuacja, gdy chcemy ustalić ceny cennikowe produktów. Potrzebujemy do tego cenę zakupu i narzut. Cena zakupu jest wyrażona w EUR, a potrzebujemy przeliczyć ją na PLN. Narzut jest procentem – my chcemy dodać konkretną wartość złotówkową do ceny zakupu, aby powstała nam cena cennikowa. Zarówno kurs EUR jak i narzut są u nas wspólne, czyli takie same dla wszystkich produktów.

Tak wygląda ta sytuacja:

Ustalanie ceny cennikowej

Ustalanie ceny cennikowej

Zauważ, że zarówno kurs EUR, jak i narzut to wartości używane przez inne formuły (takie samych dla nich wszystkich!). Na tę chwilę wynoszą 4,50 zł i 25%, jednak jutro ta sytuacja może się zmienić. Jeśli się zmieni – nie ma problemu – po prostu podmienimy wartości w żółtych komórkach i już! Oparte na nich formuły same się przeliczą :).

Powtarzalność formuł, to np. sytuacja, gdy planujemy sprzedaż miesięczną dla przedstawicieli handlowych. Znamy plan roczny dla każdego przedstawiciela, znamy sezonowość sprzedaży (mówi nam o tym współczynnik) – ustalamy plan miesięczny, o tak:

Ustalanie planu sprzedaży miesięcznej

Ustalanie planu sprzedaży miesięcznej

Można sobie pomyśleć, że w powyższym przykładzie, dla każdego handlowca, w styczniu stałą wartością jest współczynnik – 1%, dla lutego – 2%, dla marca – 4% itd. Daje nam to łącznie 12 oddzielnych, prawie identycznych formuł (plan roczny * miesięczny_współczynnik%), obliczających plan handlowców dla każdego miesiąca. Wygląda na to, że potrzebujemy oddzielnych 12 formuł, ponieważ współczynniki miesięczne są różne. Podobnie, jakbyśmy spojrzeli na tę macierz w drugą stronę: każdy plan roczny handlowca jest różny.

Nie ma jednej wspólnej stałej wartości, ale jest wspólny wzór/schemat obliczania. Czyli formuła. Wzór jest taki: plan_roczny * współczynnik_miesięczny. Korzystając z odpowiedniego adresowania komórek napiszemy jedną formułę w komórce D8 i skopiujemy ją do pozostałych komórek. (Oczywiście nad taką tabelą trzeba będzie jeszcze popracować z zaokrągleniami, ale podstawę już mamy).

Teraz zastanowimy się, którego adresowania komórek użyć w każdej z tych sytuacji i wreszcie: wytłumaczę Ci na czym ono polega.

Czytaj dalej

Łączenie tekstów z kilku kolumn w jeden wpis w komórce

W tym artykule pokażę wam jak w łatwy i szybki sposób połączyć tekst z kilku kolumn w jeden wpis w komórce. Jest to zagadnienie, którego Szafran – jeden z czytelników mojego bloga – użył ostatnio w pracy.

W moim przykładzie dane wyglądają tak:

Chciałabym wszystkie dane z kolumny Produkt i Jednostka umieścić w jednej komórce tak, by jednostki były umieszczone w nawiasach kwadratowych “[]”, a produkty oddzielone przecinkami. Chcę móc to “zdanie” wkleić np. w treść maila czy pliku tekstowego.

Czytaj dalej

Jak się pozbyć odstępów, które nie są spacjami?

Jeden z czytelników mojego bloga – Szafran, napotkał następujący problem: zaimportował do Excela dane liczbowe, które Excel potraktował jak tekst. Zamiast separatora tysięcy został wstawiony odstęp. Odstęp ten ma kod ASCII 160, a nie 32 tak, jak spacja. Dodatkowo standardowo separatorem dziesiętnym jest kropka, a nie przecinek, a liczby ujemne są ujęte w nawiasy. Tak oto wyglądają zaimportowane dane:

Jak się pozbyć odstępów, które nie są spacjami-dane

W tym artykule pokażę  jak:

  1. pozbyć się odstępów, które wyglądają jak spacje,
  2. zamienić kropki na przecinki oraz
  3. pozbyć się nawiasów i zastąpić je znakiem minus “-“.

Wszystko to, aby zamienić zaimportowane liczby, które są dla Excela jedynie tekstem, na prawdziwe liczby. O tym, dlaczego warto tak zrobić piszę tutaj: Zamiana liczb z plików PDF na liczby zrozumiałe dla Excela.

Czytaj dalej

Jak zapisać pierwiastek?

Zastanawialiście się kiedyś jak zapisać pierwiastek w Excelu? Zarówno kwadratowy jak i dowolnego stopnia? Jest na to jak zwykle kilka sposobów. Ja pokażę dwa z nich. Pierwszy to użycie funkcji wbudowanej, a drugi to potęgowanie. Pierwszy z nich – funkcja, pozwala na wyliczenie pierwiastka kwadratowego, drugi zaś – potęgowanie – nie ma ograniczeń.

Teraz pokażę jako obliczyć pierwiastek na oba te sposoby.
Czytaj dalej

Jak wyświetlić baaardzo długi wpis w komórce?

Gdy mamy do czynienia z długimi wpisami w komórce, np. adres strony internetowej czy długie zdanie (!), nie zawsze chcemy widzieć co tam dokładnie jest napisane. Adres strony www i tak skopiujemy do przeglądarki, a zdanie – przeczytamy w pasku formuły. Takie długie wpisy, gdy są na końcu tabeli – wystają za komórkę i brzydko to wygląda (jak na rysunku poniżej). Często bywa i tak, że jak zwiększymy szerokość kolumny, to nie mieszczą się na stronie (co jest bardzo denerwujące!) i  nie można przeczytać zawartości inaczej niż w pasku formuły. Jest na to na szczęście sposób łatwiejszy niż ręczne zmniejszanie wielkości czcionki.

Jak wyświetlić baaardzo długi wpis w komórce - przykład długiego wpisu

Czytaj dalej

Szybkie wprowadzanie formuł z zachowaniem formatowania

Mając sformatowaną ładnie tabelkę chcesz wprowadzić do niej formułę i skopiować do całej kolumny. Dwuklikasz lub przeciągasz, aby skopiować tę formułę i co się dzieje z pięknym formatowaniem twojej tabeli? Psuje się ;(. Na przykład tak:

Szybkie wprowadzanie formuł/wartości z zachowaniem formatowania - przykład

Można tego w prosty sposób uniknąć, korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl + Enter. Metoda ta pozwala na szybkie wprowadzanie wartości/formuł do komórek w zakresie, niekoniecznie ciągłym (mogą to być komórki nieprzylegające do siebie).
Czytaj dalej