Artykuły o czasie pracy zaczęłam pisać od najważniejszego, czyli Obliczanie czasu pracy (proste). Stwierdziłam, że jest to temat ważny i jednocześnie taki, którego wyliczenie często sprawia dużo problemów. Nie planowałam pisać o tym czegoś więcej. Okazało się jednak, że temat jest dla was megaprzydatny 🙂 Zaczęliście pytać jak wyliczyć przerwy niewliczane do czasu pracy, jak oznaczyć czas pracy w nocy i inne (pełna lista artykułów na temat czasu pracy znajduje się poniżej). Ostatnio kilkoro z Was pytało, jak obliczać spóźnienia do pracy. W tym artykule dokładnie to opiszę. Dowiesz się jak obliczyć:

1. czas spóźnienia,
2. czas przepracowany,
3. czas do odpracowania.

Tak wygląda uzupełniona tabela danych, do której będziemy wpisywać formuły w kolumnach Czas pracy, Spóźnienie, Odpracować:

Tabela danych

Najpierw ustalmy godzinę początku pracy dla wszystkich pracowników oraz liczbę godzin, która powinna zostać przez każdego przepracowana danego dnia. Jeśli te dwie wartości są różne dla różnych pracowników – należy je umieścić w kolumnie obok nazwiska, aby odwoływać się do wartości określonych indywidualnie dla danej osoby.

W komórce D1 wpisz godzinę początku pracy, a w D2 – liczbę godzin do przepracowania. Wszystko w formacie czasu. Ja podałam w obu przypadkach 8:00: pracownicy zaczynają pracę o 8:00 i pracują 8 godzin.

Teraz nazwiemy te komórki, aby odwoływać się do nich w formułach w elegancki i czytelny sposób. Nazywanie komórek jest bardzo proste – wystarczy:

1. zaznaczyć komórkę, którą chcemy nazwać,
2. kliknąć w polu nazwy (białe pole po lewej stronie obok paska formuły),
3. wpisać wybraną nazwę (pamiętając, by nie miała ona żadnych spacji ani znaków specjalnych takich jak np. +) i
4. zatwierdzić Enterem.

I voilà!

Komórkę D1 nazwałam start, a komórkę D2 – etat. Jak już nazwiecie komórkę, to za każdym razem, jak ją zaznaczycie – w polu nazwy pojawi się jej nazwa. A gdy będziecie w innej komórce (nawet w innym arkuszu!) i w pole nazwy wpiszecie wybraną nazwę (np. start) – przejdziecie do nazwanej komórki. Fajne 🙂

Czas pracy

Ok, obliczmy więc szybko czas, jaki przepracowała dana osoba. W tym celu wpisz następującą formułę do komórki E5:

=D5-C5

Następnie skopiuj ją do pozostałych komórek kolumny Czas pracy. Moją ulubioną metodą na kopiowanie z zachowaniem formatowania jest skorzystanie z kombinacji klawiszy Ctrl + Enter. Dokładny opis znajdziesz tutaj: Szybkie wprowadzanie formuł z zachowaniem formatowania.

Efekt jest następujący:

Czas pracy

 Czas spóźnienia

Następna kolumna – Spóźnienie – to najważniejsza kolumna z punktu widzenia tego artykułu 🙂 Obliczymy w niej ile czasu pracownik się spóźnił. Nie jest to jednak jeszcze informacja o tym, ile czasu powinien odpracować. Mógł bowiem się spóźnić, jednak zostać dłużej tego dnia przez co odpracować spóźnienie. Tak było w przypadku Kamila Mazura (wiersz 7) czy Urszuli Wójcik (wiersz 12) z mojego przykładu. Z kolei Paweł Wieczorek (wiersz 11) spóźnił się i nie odpracował danego dnia – będzie miał więc godzinę do odpracowania w innym terminie.

Ok. Do rzeczy. W komórce F5 wpisz taką formułę:

=JEŻELI(C5>start;C5-start;0)

Zauważ, że w powyższej formule wykorzystałam nazwaną komórkę start. Dzięki temu, że jest nazwana formuła jest bardzo czytelna i dodatkowo nie muszę już blokować komórki D1. Nazwa bowiem gwarantuje mi odwołanie dokładnie do tej komórki z dowolnego miejsca w pliku.

Funkcja JEŻELI sprawdza, czy godzina rozpoczęcia pracy przez pracownika (C5) jest większa niż godzina, o której powinien zacząć pracę (start). Jeśli tak – sprawdza o ile większa (i to jest nasze szukane spóźnienie), jeśli nie – wyświetla zero.

Tak wygląda tabela po wpisaniu tej formuły:

Czas spóźnienia

Czas do odpracowania

Tak, jak wcześniej wspomniałam: to, że pracownik się spóźnił, nie oznacza jeszcze, że na koniec dnia będzie miał zaległe godziny do odpracowania (mógł np. dłużej zostać w pracy tego dnia). Będzie musiał odpracować, jeśli danego dnia pracował krócej niż powinien (w moim przykładzie: 8 godzin, komórka etat). Niezależnie co było przyczyną krótszej pracy: późniejsze przyjście (spóźnienie) czy wcześniejsze wyjście.

Sprawdzimy więc ile czasu przepracował: jeśli mniej niż 8 godzin – powinien odpracować różnicę między 8 godzinami, a czasem, który pracował. Jeśli więcej lub równo 8 godzin – nie ma czego odpracowywać. Oto formuła:

=JEŻELI(E5<=etat;etat-E5;0)

Formułę tę wpisz do komórki G5 i skopiuj do pozostałych komórek kolumny Odpracować.

Uzupełniona tabelka wygląda tak:

Uzupełniona tabelka

Jak widać tylko jeden pracownik (Paweł Wieczorek – wiersz 11) w ostatecznym rozrachunku ma do odpracowania 1 godzinę, a spóźniły się 4 osoby.

A ja mam nadzieję, że wyczerpałam temat i pomogłam osobom, które tego potrzebowały. Jeśli tak – napiszcie w komentarzach. Jeśli nie – też napiszcie i koniecznie dajcie znać, co jeszcze warto tutaj dodać. Będę również wdzięczna, jeśli wyślecie link do tego artykułu znajomym osobom, którym może się on przydać. Im też warto ułatwić im pracę 🙂