Jak zapewne zauważyliście, na moim blogu znajduje się sekcja o nazwie Pytanie… Sekcję tę stworzyłam po to, abyście mogli zadawać mi za jej pośrednictwem excelowe pytania (nie zawsze dany temat jest już na blogu). I zadajecie ich dużo – super! Dzięki temu możemy pogłębiać swoją excelową wiedzę 😉

Ostatnio właśnie w tej sekcji napisał Woodberry. Chodziło o to w jaki sposób pracownikom, którzy pracują co najmniej 6 godzin w ciągu dnia odliczyć przerwę 30 min od łącznego czasu pracy danego dnia. Czyli: jeśli pracownik pracuje minimum 6 godzin – należy mu się bezpłatna przerwa. W takim wypadku chcemy poznać czas, jaki przepracował ten pracownik, bez wliczania przerwy do czasu pracy. A jeśli pracuje krócej niż 6 godzin – przerwa mu się nie należy, więc liczymy po prostu czas pracy, jaki przepracował.

W tym artykule pokażę sposób, w jaki to obliczyć.

Już kiedyś pisałam o przerwach w czasie pracy, o tutaj: Przerwy niewliczane do czasu pracy. W tym artykule omawiam jak radzić sobie z przerwami w pracy.

A wracając do meritum: stwórzmy przykładową tabelę, w której będziemy liczyć czas pracy oraz czas płatny, czyli taki, za który należy się wynagrodzenie. Oto tabela danych:

Formatka

W kolumnie Od będziemy wpisywać godzinę rozpoczęcia pracy, a w kolumnie Do – godzinę jej zakończenia. Następnie w kolumnie Czas pracy policzymy ile czasu faktycznie pracownik przepracował – nieważne, czy mu się przerwa należy czy nie. A w ostatniej kolumnie – Czas płatny – policzymy, za jaki czas należy osobie zapłacić. Tutaj już weźmiemy pod uwagę przerwę, jeśli się należy.

Komórka D1 zawiera oczywiście czas przerwy, który będziemy odejmować od czasu pracy. U mnie jest to 30 minut.

Zauważcie, że w moim przykładzie 2 osobom powinno się odliczyć czas przerwy: wiersz 4. i 6. W obu tych przypadkach czas pracy przekroczył 6 godzin: w wierszu 4. mamy 8:30, a w wierszu 6. – 9:30 godzin. Pracowali oni zatem odpowiednio 6 i 9 godzin – 30 minut przerwy wydłużyło ich czas pracy, ale nie dostaną oni za nie wynagrodzenia. Powinniśmy zatem sprawdzać, który pracownik pracował co najmniej 6:30 minut (założenie jest takie, że na przerwę poszedł).

Do dzieła zatem!

Czas pracy

Obliczymy go prostą formułą, identyczną którą pokazywałam w artykule Obliczanie czasy pracy (proste). W komórce C4 wpisz:

=B4-A4

Następnie skopiuj dane do pozostałych komórek w kolumnie Czas pracy. Aby zachować formatowanie, polecam ci posłużyć się kombinacją klawiszy Ctrl + Enter. Dokładny opis, jak to zrobić znajdziesz tutaj: Szybkie wprowadzanie formuł z zachowaniem formatowania.

A oto efekt:

Obliczony łączny czas pracy

Jak widać dobrze policzyłam wcześniej czas pracy osób w wierszu 4. i 6: jest to odpowiednio 8:30 i 9:30.

Jedźmy więc dalej i obliczmy czas, za który pracownik faktycznie dostanie pieniądze.

Czas płatny

No właśnie. Czas płatny. Będzie to czas pracy pomniejszony o pół godziny, jeśli pracownik pracował przynajmniej 6:30 (przerwa jest uwzględniona w łącznym czasie pracy). Jeśli nie – dostanie pieniądze dokładnie za tyle czasu, ile przepracował. Aby to obliczyć użyję funkcji JEŻELI. W komórce D4 znajdzie się taka formuła:

=JEŻELI(C4>=6/24+$D$1;C4-$D$1;C4)

W komórce D1 znajduje się oczywiście czas przerwy (30 min). Ponieważ jest to stała wartość, do której odwołuje się każda formuła w kolumnie Czas płatny – należy ją zablokować ($). Wpisaną formułę kopiujemy do pozostałych komórek (oczywiście polecam kombinację klawiszy Ctrl + Enter).

I tyle! Tak wygląda tabela po uzupełnieniu wszystkich formuł:

WYNIK

Zauważcie, że przerwy zostały odliczone tym osobom, którym powinny – w wierszach 4. i 6. Odpowiednio mamy 8:00 i 9:00. Czyli działa 🙂

Jeśli jesteście ciekawi jak wygląda sytuacja, gdy czas przerwy jest różny w zależności od tego, ile czasu pracownik pracuje – zajrzyjcie tutaj: Odliczanie przerw od czasu pracy – różna długość przerw.