• Zapisz się do newslettera, aby otrzymywać powiadomienia o nowościach na blogu
    Zapisując się, wyrażasz zgodę na przesyłanie Ci informacji o nowościach na tym blogu. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać (szczegóły).

Jak dodać proste Formatowanie warunkowe w Excelu?

Czyli fragment malinowego kursu online MS Excel w codziennej pracy

Jestem w trakcie tworzenia kursu online “MS Excel w codziennej pracy“. Jest to kurs przeznaczony dla osób, które chcą uporządkować swoją wiedzę w Excelu, bo wiedzą, że Excel może więcej i że da się w nim pracować szybciej i sprawniej niż to robili dotychczas; jak również dla tych, którzy dopiero zaczynają pracę w Excelu. Obecnie prowadzę zapisy na listę osób zainteresowanych szkoleniem. Każdy, kto się na tę listę zapisze otrzyma ode mnie bezpłatny ebook o 10 najprzydatniejszych trikach excelowych.

A teraz Chciałabym pokazać Tobie lekcję wprowadzającą do formatowania warunkowego, gdyż często jest to narzędzie, które od zaraz może bardzo ułatwić pracę osobom, które np. tworzą różnego rodzaju zestawienia czy prowadzą listy kontrolne właśnie w Excelu.

Oto lekcja wprowadzająca do formatowania warunkowego:

Tutaj możesz zapisać się na listę osób zainteresowanych szkoleniem: http://bit.ly/excel-kurs-codziennie-me

A tutaj możesz pobierz plik, na którym pracuję podczas lekcji wprowadzającej do formatowania warunkowego:

MalinowyExcel Fragment kursu online Formatowanie warunkowe dw.xlsx

 

Zapisuj się śmiało, a jeśli znasz kogoś, o kim wiesz, że może mu się przydać takie szkolenie – przekaż mu proszę link do strony zapisów:

http://bit.ly/excel-kurs-codziennie-me

Na pewno będzie Ci wdzięczny! Pomóż mi szerzyć excelowe dobro! 🙂 Dziękuję!!!

 

Alternatywa dla funkcji JEŻELI – o MIN i MAX coś jeszcze…

Ostatnio opisywałam użycie funkcji MIN i MAX jako alternatywę dla funkcji JEŻELI. Funkcje te działają szybciutko i pozwalają uniknąć powtarzania formuły w funkcji JEŻELI. Aczkolwiek, w porównaniu do niej, mają pewne ograniczenie, które w “normalnym” ich użyciu jest zbawienne, natomiast w tym, które opisałam ostatnio – może powodować nieoczekiwane wyniki. Dlatego właśnie o tym dziś napiszę.

Kiedy używamy funkcji MIN i MAX do sprawdzenia pewnych granic czy limitów, np. limit roczny kosztów uzyskania przychodów czy wyświetlanie zera zamiast ujemnego podatku, sytuacja jest prosta: dla podatku wybieramy zawsze większą wartość (zero lub podatek) – funkcja MAX, a dla kosztów – zawsze mniejszą (poniesiony koszt lub limit kosztów) – funkcja MIN. Schemat formuł wygląda tak:

=MAX(0; Podatek)

=MIN(LimitKUP; KUP)

To jak najbardziej działa, jednak ma pewne ograniczenie: w takiej formie nie zadziała poprawnie, gdy zmienne podatek lub KUP będą puste. Kiedy to może wystąpić? Załóżmy, że będziemy liczyli koszty uzyskania przychodu (pusty podatek raczej nie wystąpi, eh). Przyjrzyjmy się sytuacji, gdy przygotowujemy do tego uniwersalną formatkę.  Oto przykład:

MIN i MAX ograniczenie - formatka

Formatka

W żółtych komórkach w kolumnie E mamy limity KUP – z definicji zawsze uzupełnione. W kolumnie K uzupełniamy poniesione koszty – nie wszystkie musimy ponieść, ale miejsce jest przygotowane. I w ramce w białych komórkach kolumny K chcemy uzyskać koszty, które możemy sobie odliczyć od przychodu, z uwzględnieniem limitów oczywiście.

Na powyższej formatce mamy sytuację, że człowiek pracował tylko na umowę o pracę z normalnymi kosztami. Po naszej formule spodziewamy się, że formuła wyświetli nam koszty do odliczenia tylko w przypadku tej umowy, a dla pozostałych – zero. No i tutaj jest zonk. Dotychczasowa formuła, wyświetli poprawną wartość tylko dla umowy o pracę z normalnymi kosztami, czyli dla tej pozycji, dla której użytkownik podał koszty. Dla pozostałych wyświetli… wartość limitu!!! Kompletnie nie tak, jak tego chcemy.Dlaczego? Excel pominie bowiem wartość z pustych żółtych komórek Poniesione koszty. Jest na szczęście prosty sposób, aby tego uniknąć. O nim w dalszej części wpisu oczywiście.

Czytaj dalej

Zero zamiast ujemnego podatku – alternatywa dla funkcji JEŻELI

Nowy rok nadszedł, a wraz z nim rozliczenia roczne podatków, wypełnianie PIT-ów itp. Pisałam już na blogu o funkcji, która może pomóc w rozliczeniu PIT-u, kiedy mamy wiele różnych PIT-ów 11, czyli uzyskujemy przychody z kilku źródeł/umów. Dziś napiszę o kolejnej takiej funkcji. Przy okazji poruszę techniczny temat, jakim jest zastępowanie liczby ujemnej zerem. W sytuacji podatkowej ma to zastosowanie, gdy z rozliczenia wyjdzie nam ujemny podatek. Takiego oczywiście nie płacimy, więc przy uzupełnianiu PIT-u będziemy wpisujemy zero. Pierwszym rozwiązaniem które się nasuwa jest funkcja JEŻELI. Oczywiście funkcja zadziała, jednak powiem Wam, że strasznie mnie ona denerwuje w tym zastosowaniu, ponieważ muszę dwa razy pisać to samo. W tym wpisie przedstawię więc alternatywne rozwiązanie: co zrobić, aby zamiast liczby ujemnej wpisać zero bez użycia funkcji JEŻELI.

Poniżej uproszczona tabelka przedstawiająca przychody, koszty, podstawę podatku oraz należny podatek. Wszędzie tam, gdzie podatek jest ujemny – chcę wyświetlić zero. Jeśli jest dodatni – chcę wyświetlić wartość tego podatku.

Alternatywa dla JEŻELI - formatka

Formatka

Czytaj dalej

Jak ustalić ostatni dzień miesiąca?

Hehe, no właśnie. Niedawno się nad tym głowiłam, a to taka prosta sprawa (choć nie na pierwszy rzut oka). Potrzebowałam tego w wielu sytuacjach: liczenie średnich kosztów z określonych miesięcy, uniwersalny grafik czasu pracy, w którym chciałam, aby na podstawie podania miesiąca, wyświetlały się wszystkie dni danego miesiąca i takie tam.

Pierwszy dzień miesiąca łatwo ustalić: zawsze dzień = 1. Z ostatnim dniem jest gorzej, ponieważ miesiące mają różną liczbę dni, a luty to już w ogóle (właśnie, ile dni ma w tym roku? Odpowiedź na końcu artykułu:))!

Dziś pokażę wam 2 sposoby na rozwiązanie tego problemu. Oczywiście jest ich więcej, jednak moje są dość łatwe. Zobaczycie 🙂

Będę chciała ustalić pierwsze dni następujących miesięcy (na formatce):

Ostatni dzień miesiąca formatka

Formatka

Czytaj dalej

Blokowanie okienek na wydruku

Na szkoleniach często pokazuję ten trik i zawsze uczestnicy są zachwyceni. Stwierdziłam więc, że z pewnością i wam się to przyda i spodoba. Zwłaszcza, jeśli zdarza się wam drukować w Excelu duże tabele, a wieeelu z nas się to zdarza nawet bardzo często 🙂

O co chodzi?

Chodzi o efekt blokowania okienek na wydruku. Jeśli w arkuszu zablokujecie okienka, to od tego momentu np. nagłówek tabeli będzie zawsze widoczny, niezależnie od miejsca, w którym stoicie (np. środek ogromniastej tabeli). Niestety jak zechcecie wydrukować tę cudną tabelę – nagłówek widoczny będzie tylko na pierwszej stronie wydruku. Kiszka trochę, zobaczcie:

Tak wygląda wydruk bez powtarzania nagłówków na każdej drukowanej stronie

Tak wygląda wydruk bez powtarzania nagłówków na każdej drukowanej stronie

A dalej dowiesz się, co zrobić, aby nagłówek widać było na wszystkich drukowanych stronach 🙂

Czytaj dalej

Początek zdania wielką literą

Mimo, że Excel to głównie maszynka do liczenia, to zdarza się (i to często!), że coś trzeba w nim napisać. Choćby opisy komórek, czy jakieś wyjaśnienie dla odbiorcy. Załóżmy, że te opisy zawierają w sobie kropkę, która nie oznacza końca zdania, np: odp. na maila. Po napisaniu tej kropki piszemy sobie dalej… ale… zaraz zaraz: co zrobił Excel z pierwszą literą słowa po kropce? Zamienił ją na wielką!!! O tak: odp. Na maila. No nie!!!! Trzeba teraz to skasować i napisać małą literą. Grrr!!! Gorzej, jak coś takiego musimy robić codziennie po kilka razy. Można się wkurzyć!

Co chcesz mieć, a co robi Excel to dwie różne sprawy...

Excel robi tak…

Macie tak? Na pewno jedno z was ma – Mycha – która zadała mi takie pytanie 😉

A wystarczy jedna mała opcja, by życie stało się łatwiejsze…

Czytaj dalej

Obliczanie czasu pracy: jak odliczyć przerwy od przepracowanego czasu?

Jak zapewne zauważyliście, na moim blogu znajduje się sekcja o nazwie Pytanie… Sekcję tę stworzyłam po to, abyście mogli zadawać mi za jej pośrednictwem excelowe pytania (nie zawsze dany temat jest już na blogu). I zadajecie ich dużo – super! Dzięki temu możemy pogłębiać swoją excelową wiedzę 😉

Ostatnio właśnie w tej sekcji napisał Woodberry. Chodziło o to w jaki sposób pracownikom, którzy pracują co najmniej 6 godzin w ciągu dnia odliczyć przerwę 30 min od łącznego czasu pracy danego dnia. Czyli: jeśli pracownik pracuje minimum 6 godzin – należy mu się bezpłatna przerwa. W takim wypadku chcemy poznać czas, jaki przepracował ten pracownik, bez wliczania przerwy do czasu pracy. A jeśli pracuje krócej niż 6 godzin – przerwa mu się nie należy, więc liczymy po prostu czas pracy, jaki przepracował.

W tym artykule pokażę sposób, w jaki to obliczyć.

Czytaj dalej

Obliczanie czasu pracy: spóźnienia do pracy

Artykuły o czasie pracy zaczęłam pisać od najważniejszego, czyli Obliczanie czasu pracy (proste). Stwierdziłam, że jest to temat ważny i jednocześnie taki, którego wyliczenie często sprawia dużo problemów. Nie planowałam pisać o tym czegoś więcej. Okazało się jednak, że temat jest dla was megaprzydatny 🙂 Zaczęliście pytać jak wyliczyć przerwy niewliczane do czasu pracy, jak oznaczyć czas pracy w nocy i inne (pełna lista artykułów na temat czasu pracy znajduje się poniżej). Ostatnio kilkoro z Was pytało, jak obliczać spóźnienia do pracy. W tym artykule dokładnie to opiszę. Dowiesz się jak obliczyć:

  1. czas spóźnienia,
  2. czas przepracowany,
  3. czas do odpracowania.

Czytaj dalej

Prosty budżet domowy – tabela danych

Cykl artykułów Prosty budżet domowy w Excelu rozpocznę od pokazania wam, jak stworzyć najważniejszy arkusz w pliku, czyli arkusz DANYCH.

Jest on najważniejszy, ponieważ jego funkcją jest gromadzenie danych o waszych wydatkach i przychodach. Na ich podstawie zaś możecie zorientować się co do stanu finansów w przeszłości. Tak, wiem – przeszłość to dopiero połowa sukcesu, ale za to niezbędna połowa 😉 Na tej podstawie możemy później zarówno stworzyć raporty przychodów i wydatków (wszelkie wykresy i tabele), jak i prognozować przyszłość. Z tymi prognozami różnie bywa, cały czas trzeba tworzyć tzw. forecasty (czyli ponowne prognozy), ponieważ nie jesteśmy w stanie przewidzieć przyszłości (jeszcze! ;)). Jednak zawsze możemy spróbować 🙂 Dla nas liczy się to, żeby zorientować się, czy np. stać nas na zakup (wynajem) mieszkania i jak duży możemy mieć wkład własny.

Tak, to wszystko będzie możliwe dzięki naszemu budżetowi domowemu, który w bardzo łatwo można stworzyć w Excelu. Najtrudniejsze będzie moim zdaniem konsekwentne uzupełnianie danych :), do czego jednak gorąco zachęcam! Polecam zbierać paragony – już sam fakt, że je gromadzimy pomaga zwrócić uwagę na to, na co wydajesz pieniądze 😉

Dodatkowo w cyklu artykułów o budżecie domowym pokażę, jak używać tabel przestawnych – narzędzia, którego boi się większość użytkowników Excela. Zobaczycie, że nie taki diabeł straszny, jakim go malują 🙂

Ok, dość gadania i do dzieła!
Czytaj dalej

Plan sprzedaży – ujęcie dzienne

Jeden z czytelników mojego bloga tworzy tabelę raportującą sprzedaż w danym miesiącu. Zwrócił się do mnie z następującym problemem:

(…) planuję zrobić tabelę targetową do swojego sklepu. Mam wszystko, ale brakuje mi formuły, która zwracałaby wartość średniego braku do wykonania planu na dzień bez zbędnych tabelek gdzie wpisywałoby się dni do przepracowania itd. Chodzi mi o to, że pracownik wpisuje kwotę utargu 10 dnia miesiąca i otrzymuję w innej komórce odpowiedź: ile przez następne 20 dni musi średnio zrobić dziennie, aby wyrobić plan. W drugiej komórce pokazuje się na ile procent targetu pracownik idzie w danym dniu.

W tym artykule pokażę wam jak obliczyć:
1. dzienny plan sprzedaży tworzony na podstawie dotychczasowej sprzedaży i
2. estymację wykonania planu na podstawie dotychczasowej sprzedaży

Formatka wygląda następująco:

Plan sprzedaży - ujęcie dzienne - formatka

Czytaj dalej